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1 INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR CENECISTA CURSO: CIÊNCIAS CONTÁBEIS CONTABILIDADE GERAL I - 1º Período PROFESSORA: Eva Nilce. UNIDADE III PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS BÁSICOS Para que o controle do Patrimônio seja eficaz, a Contabilidade precisa registrar todos os fatos que ocorrem na empresa. Esse registro é feito através da escrituração ESCRITURAÇÃO Escrituração é a técnica contábil utilizada para registro dos fatos administrativos (contábeis) ocorridos na entidade. O registro de cada fato administrativo chama-se lançamento, que é efetuado nos livros contábeis, através das contas. CONTA Conta é o nome técnico dado aos componentes patrimoniais (bens, direitos e obrigações) e aos elementos de resultado (despesas e receitas). É através das contas que a contabilidade consegue desempenhar seu papel. Todos os acontecimentos que ocorrem na empresa, responsáveis pela sua gestão, tais como compras, pagamentos e recebimentos, são registrados nos livros próprios através das Contas. Exemplos: • Todas as entradas e saídas de dinheiro em uma empresa são registradas na conta “caixa”. • O valor dos móveis comprados por uma empresa é registrado na conta “móveis e utensílios”. • Uma compra a prazo realizada pela empresa gera uma obrigação denominada “duplicatas a pagar”. • O valor que os proprietários de uma entidade têm aplicados na mesma deve ser registrado numa conta denominada “capital social”. • Uma venda realizada pela empresa é registrada numa conta denominada “receita de vendas”. ELEMENTOS DE UMA CONTA Título da Conta: Indica o elemento patrimonial ou de resultado. Lado Esquerdo: Indica o lado do Débito. Lado Direito: Indica o lado do Crédito. Um lançamento no lado direito de uma conta é denominado, crédito; um lançamento no lado esquerdo de uma conta é denominado, débito. Se o valor dos débitos for superior ao valor dos créditos a conta terá um saldo devedor. Caso contrário, saldo credor. SALDO DE UMA CONTA O saldo de uma conta representa a diferença entre o valor do débito e o valor do crédito, em determinado período. Os saldos podem ser: devedor, credor ou nulo. • Devedor: quando o valor do débito for superior ao do crédito; • Credor: quando o valor do crédito for superior ao do débito; • Nulo: quando o valor do débito for igual ao do crédito. CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS As contas são classificadas em: • Patrimoniais: compõem o Balanço Patrimonial e representam o Ativo, Passivo Exigível (PE) e Patrimônio Líquido (PL). • De Resultado: registram as variações patrimoniais e englobam receitas e despesas, servindo também para determinar o resultado do exercício. 2 As contas que representam Bens, Direitos, Despesas e Custos têm saldo devedor. As contas que representam Obrigações (PE), Patrimônio Líquido (PL) e Receitas, têm saldo credor. PLANO DE CONTAS Plano de Contas é o agrupamento ordenado de todas as contas que são utilizadas dentro de determinada empresa, considerado indispensável para o registro de todos os fatos contábeis. De acordo com sua atividade e seu tamanho, cada empresa deve ter seu próprio Plano de Contas, com um único título de conta para determinada operação, evitando que diversas pessoas ligadas ao setor contábil (lançadores) registrem um mesmo fato contábil ou uma mesma operação com nomenclaturas diferentes. Um Plano de Contas deve conter as contas que serão movimentadas pela Contabilidade em função das atividades da empresa e o grau de pormenores depende do volume e da natureza de seus negócios. Não há razão, por exemplo, que uma empresa prestadora de serviços relacione em seu Plano de Contas a conta “Estoque de Mercadorias” no seu Ativo Circulante, se ela não realiza operações com mercadorias. Igualmente, não há necessidade de constar no Realizável a Longo Prazo a conta “Empréstimos a Coligadas” se não existe nenhuma coligada. Entretanto, na estruturação do Plano de Contas devem ser considerados os interesses dos usuários (gerentes, proprietários da empresa, governo, bancos, etc.). Exemplo de um Plano de Contas: 1. ATIVO 1.1.Ativo Circulante 1.1.1. Disponível 1.1.1.1. Caixa 1.1.1.2. Bancos Conta Movimento 1.1.2. Direitos 1.1.2.1. Duplicatas a Receber 1.1.2.2. (-) Provisão para Devedores Duvidosos 1.1.2.3. (-) Duplicatas Descontadas 1.1.2.4. Títulos a Receber 1.1.2.5. Impostos a Recuperar 1.1.3. Estoques 1.1.3.1. Mercadorias 1.1.3.2. Materiais de Consumo 1.1.4. Despesas Pagas Antecipadas 1.1.4.1. Seguros a vencer 1.2.Ativo Não Circulante 1.2.1.Ativo Realizável a Longo Prazo 1.2.1.1. Duplicatas a Receber 1.2.1.2. (-) Provisão para Devedores Duvidosos 1.2.1.3. Empréstimos a coligadas e/ou controladas 1.2.1.4. Adiantamento a Sócios e/ou Diretores 1.2.2.Ativo Investimentos 1.2.2.1. Participações em Coligadas e/ou Controladas 1.2.2.2. Imóveis para Renda 1.2.3. Ativo Imobilizado 1.2.3.1. Terrenos 1.2.3.2. Edifícios 1.2.3.3. (-) Depreciação Acumulada 1.2.3.4. Máquinas e Equipamentos 1.2.3.5. (-) Depreciação Acumulada 1.2.3.6. Veículos 1.2.3.7. (-) Depreciação Acumulada 1.2.4. Ativo Intangível 1.2.4.1. Marcas e Patentes 1.2.4.2. (-) Amortização Acumulada 1.2.4.3. Concessões Obtidas 1.2.4.4. (-) Amortização Acumulada 3 2. PASSIVO 2.1.Passivo Circulante 2.1.1. Obrigações 2.1.1.1. Fornecedores (Duplicatas a Pagar) 2.1.1.2. Contas a Pagar 2.1.1.3. Salários a Pagar 2.1.1.4. FGTS a Recolher 2.1.1.5. INSS a Recolher 2.2.Passivo Exigível a Longo Prazo 2.2.1. Fornecedores 2.2.2. Títulos a Pagar 2.2.3. Financiamentos 2.4.Patrimônio Líquido 2.4.1. Capital 2.4.1.1. Capital Social 2.4.1.2. (-) Capital a Realizar 2.4.2. Reservas de Capital 3. RECEITAS 3.1.Receitas Operacionais 3.1.1. Vendas 3.1.1.1. Receita de Vendas 3.1.1.2. Receita de Serviços 3.1.2. Receitas Financeiras 3.1.2.1. Juros recebidos ou auferidos 3.1.2.2. Descontos Obtidos 3.1.2.3. Receitas de Aplicações Financeiras 3.2.Receitas não-Operacionais 3.2.1. Ganhos na alienação de investimentos 3.2.2. Ganhos na alienação ou baixa de Imobilizado 4. DESPESAS 4.1.Despesas Operacionais 4.1.1. Despesas Administrativas 4.1.1.1. Salários e Ordenados 4.1.1.2. 13º Salário 4.1.1.3. Honorários da Diretoria 4.1.1.4. INSS 4.1.1.5. FGTS 4.1.1.6. Energia 4.1.1.7. Telefone 4.1.1.8. Água 4.1.2. Despesas com Vendas 4.1.2.1. Viagens e estadias 4.1.2.2. Fretes 4.1.2.3. Comissão sobre Vendas 4.1.2.4. Propaganda e Publicidade 4.1.3. Despesas Financeiras 4.1.3.1. Juros Pagos 4.1.3.2. Despesas Bancárias 4.1.3.3. IOF 4.2.Despesas não-Operacionais 4.2.1. Perdas na alienação de investimentos 4.2.2. Perdas na alienação ou baixa de Imobilizado 4.3.Custos 4.3.1. Mercadorias 4 4.3.1.1. Compras 4.3.1.2. (-) Devolução de Compras 4.3.1.3. ICMS sobre compras 4.3.1.4. Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Todas as empresas estão obrigadas a manter uma série de livros de escrituração, levando-se em consideração as características de cada ramo de atividade. Dentre os diversos livros de escrituração, nos deteremos na apresentação de maiores detalhes sobre o livro Diário e sobre o livro Razão. DIÁRIO A escrituração deve ser feita em um livro instituído em lei e ao qual se dá o nome de DIÁRIO. O DIÁRIO é livro obrigatório para fins de escrituração contábil. E a escrituração nele mantida com observância das disposições legais faz prova, a favor da empresa, dos fatos nele registrados e comprovados por documentos hábeis. Para merecer fé, porém, deve o DIÁRIO atender a determinadas exigências e preencher certas formalidades. Formalidades Extrínsecas (externas): • Ser encadernado; • Ter suas folhas numeradas tipograficamente; • Ser registrado no Registro do Comércio ou Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas; • Conter termos de abertura e de encerramento devidamente preenchidos e autenticados. Formalidades Intrínsecas (internas): • Utilização do idioma nacional e da moeda nacional do país; • Individualização e clareza dos lançamentos; • Registro dos fatos em rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano; • Inexistência, na escrituração, de intervalos em branco, entrelinha, borrões, rasuras, emendas, ou transportes para as margens. RAZÃO Antigamente, as contas eram registradas nas páginas de um livro chamado Razão. Depois, passaram a ser registradas em folhas ou fichas soltas. Hoje, estão na memória do computador. No entanto, em seu conjunto, mantidas em um livro, ou arquivo, ou numa memória, continuam com a mesma denominação, Razão. O importante é que em cada conta se mantenha a memória, a história da movimentação do componente do ativo, do passivo ou do patrimônio líquido a que se refere. Utilizam-se contas separadas para representar cada tipo de elemento do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido. Cada uma dessas contas será distinta das demais por sua denominação. Por exemplo, o dinheiro em mãos será representado pela conta Caixa. Podemos, também, e é o que ocorre na prática, representar diversos elementos de características semelhantes em uma mesma conta, a qual receberá o nome que melhor represente os elementos agrupados. Exemplificando, podemos dizer que: • O conjunto formado por cadeiras, mesas, máquinas de escrever, máquinas de calcular etc. poderia ser registrado em uma única conta, que teria por nome Móveis e Utensílios; • O conjunto de pequenas despesas, sem necessidade de discriminação, receberia o nome de Despesas Diversas ou Despesas Gerais etc.; • Diversos valores a receber, sem necessidade de representação isolada, poderiam ser registrados na conta Valores a Receber ou Contas a Receber etc.; • Diversos valores a pagar, sem necessidade de representação isolada, poderiam ser registrados na conta Valores a Pagar ou Contas a Pagar, etc. 5 Não existe um modelo-padrão obrigatório para o razão. No entanto, algumas informações são obrigatórias em sua apresentação, tais como: • identificação das contas; • data da operação; • histórico; • coluna para lançamentos a débito; • coluna para lançamentos a crédito; • coluna para saldo (identificando se devedor ou credor). Para simplificar as ilustrações, explicações e resoluções de problemas, utilizaremos uma representação gráfica de conta bastante simples, que será denominada Conta em T ou Razonete em T ou, simplesmente, Razonete. LANÇAMENTO CONTÁBIL O lançamento é o meio pelo qual se processa a escrituração. Todos os fatos que ocorrem na empresa são registrados nos livros próprios, através de uma técnica chamada lançamento. O lançamento é composto de cinco elementos essenciais: • Local e data do registro • Conta a ser debitada • Conta a ser creditada • Histórico da operação • Valor da operação. FÓRMULAS DE LANÇAMENTOS 1ª Fórmula – Uma conta debitada e uma conta creditada 2ª Fórmula – Uma conta debitada e mais de uma conta creditada 3ª Fórmula – Mais de uma conta debitada e uma conta creditada 4ª Fórmula – Mais de uma conta debitada e mais de uma conta creditada QUADRO AUXILIAR DA ESCRITURAÇÃO As Contas de Despesas somente serão creditadas nos casos de estorno e na apuração do Resultado do Exercício. As Contas de Receitas somente serão debitadas nos casos de estorno e na apuração do Resultado do Exercício. Estorno é a inversão do lançamento, geralmente por motivo de erro. No estorno inverte-se a posição das contas, isto é, a conta debitada no lançamento errado será creditada no estorno, e a conta creditada no lançamento errado será debitada no estorno. I. Para elementos Patrimoniais: a. Toda vez que aumentar o Ativo, debitar a respectiva conta. b. Toda vez que diminuir o Ativo, creditar a respectiva conta. c. Toda vez que aumentar o Passivo, creditar a respectiva conta. d. Toda vez que diminuir o Passivo, debitar a respectiva conta. II. Para elementos de Resultados: e. Toda vez que ocorrer Despesas, debitar a respectiva conta. f. Toda vez que se realizar Receitas, creditar a respectiva conta. 6 MECANISMO DE DÉBITO E CRÉDITO A Contabilidade, para registrar suas operações, adota o Método das Partidas Dobradas, cuja essência do método determina que não há débito sem crédito correspondente, ou seja, débito = crédito e origens = aplicações. Exposto pela primeira vez em 1.494 pelo Frei Luca Paccioli, o método teve rápida difusão, sendo que presentemente seu uso é universal. Por esse método é possível conhecer, a cada momento, os elementos que formam o patrimônio, suas variações e os resultados decorrentes do exercício de qualquer atividade econômica. O sistema de partidas dobradas fundamenta-se no princípio de que NÃO HÁ DEVEDOR SEM CREDOR CORRESPONDENTE. Ou, em outras palavras, “A TODO DÉBITO CORRESPONDE UM CRÉDITO DE IGUAL VALOR”. Segundo o Método das Partidas Dobradas, todo fato administrativo implica alteração de pelo menos dois elementos do Patrimônio. Como corolários do método das partidas dobradas temos, portanto: a) A soma dos débitos é sempre igual à soma dos créditos; b) A soma dos saldos devedores é sempre igual à soma dos saldos credores; c) As aplicações de capital, registradas a débito das contas ativas, são sempre iguais à soma dos capitais fornecidos ao patrimônio, creditado nas contas passivas, de forma que o ATIVO sempre igual ao PASSIVO; d) A diferença entre a soma dos bens e dos direitos (parte positiva do patrimônio) e a soma das obrigações (parte negativa) indica a substância líquida patrimonial, que representa o crédito do titular, e se chama patrimônio líquido; e) As despesas, sempre debitadas, contribuem para a redução do patrimônio líquido; e f) As receitas, sempre creditadas, contribuem para o aumento do patrimônio líquido. DÉBITO E CRÉDITO O lado esquerdo de uma conta é chamado o lado do débito; o lado direito é chamado o lado do crédito. Um lançamento no lado esquerdo de uma conta é denominado lançamento a débito ou simplesmente débito; um lançamento no lado direito de uma conta é chamado lançamento a crédito ou, simplesmente, crédito. Utilizam-se também os verbos debitar e creditar. Quando se faz o lançamento à esquerda da conta, dizemos que estamos debitando essa conta. Título da Conta (lado do (lado do débito) crédito) Os leigos em Contabilidade, geralmente, são levados a pensar que débito significa algo desfavorável, e crédito algo favorável. Na realidade, isto não ocorre, pois tais denominações são, hoje, simplesmente convenções contábeis, com uma função específica em cada conta, como veremos adiante. A diferença entre o total de débitos e o total de créditos feitos em uma conta, em determinado período, é denominado saldo. Se o valor dos débitos for superior ao valor dos créditos, a conta terá um saldo devedor. Se acontecer o contrário, a conta terá um saldo credor. LANÇAMENTOS A DÉBITO E A CRÉDITO DAS CONTAS Como já vimos, as operações ocasionam aumentos e diminuições do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido. As contas possuem dois lados (esquerdo e direito); dessa forma, os aumentos podem ser registrados em um lado e as diminuições no outro. A natureza da conta é que irá determinar o lado a ser utilizado para os aumentos e o lado para as diminuições, como veremos a seguir. CONTAS DO ATIVO Os elementos que compõem o Ativo figuram no lado esquerdo do Balanço. Por convenção, são consideradas de natureza devedora (ou positiva). 7 Convêm notar que uma empresa possui ou não bens e direitos, não existem bens negativos e tampouco direitos; portanto, as contas de Ativo possuem saldo devedor ou nulo. Para que uma conta de Ativo (bens ou direitos) tenha saldo devedor, é necessário que os aumentos e as diminuições nela ocorridos sejam assim registrados: Contas de Ativo (natureza devedora) Débito Crédito Aumentos Diminuições (Existem contas retificadoras de ativos, mas isto será visto mais à frente) CONTAS DO PASSIVO As contas do Passivo representam as obrigações da empresa e, por convenção, são de natureza credora. Como as contas do Passivo aparecem sempre no lado direito do Balanço, deve acontecer com elas o inverso do que acontece com as do Ativo, isto é, os aumentos e diminuições do Passivo (obrigações) devem ser registrados da seguinte maneira: Contas do Passivo (natureza credora) Débito Crédito Diminuições Aumentos CONTAS DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO O Patrimônio Líquido representa os recursos investidos pelos proprietários da empresa acrescidos dos resultados obtidos em suas operações. As contas do Patrimônio Líquido são por convenção, de natureza credora. Assim, o saldo das contas será aumentado por qualquer lançamento a crédito e diminuído quando ocorrer lançamentos a débito, ou seja: Contas de Patrimônio Líquido (natureza credora) Débito Crédito Diminuições Aumentos RESUMO DO MECANISMO DE DÉBITO E CRÉDITO Resumindo o mecanismo acima, podemos dizer que: Contas Efetua-se um lançamento a: Débito Crédito De Para Para Ativo Passivo Patrimônio Líquido Aumentar Diminuir Diminuir Diminuir Aumentar Aumentar
