Agência_de_Propaganda

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Agência de Propaganda
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AGÊNCIA
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AGÊNCIA
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – ADM./FINANCEIRO
Tem a responsabilidade das ativividades administrativas, dos seguintes setores: 
Pessoal (serviços Internos, Almoxarifado, Expedição, Folha de pagamento);
Financeiro ( Faturamento, Compra,Caixa e Contabilidade;
Manutenção (equipamento, estrutura física,software, produção, Imagem) 
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – PLANEJAMENTO
Orienta as operações dos Trabalhos. Elabora o Planejamento de Comunicação e define a metodologia a ser empregada no atendimento.
Define as diretrizes do atendimento a ser observada;
Coordena as reuniões com o atendimento, mídia e criação para definir as estratégias, táticas e prazos a serem controlados pelo tráfego;
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS - TRÁFEGO
O Tráfego é subordinado ao Planejamento, tem a função de fixar e controlar os prazos em que devem ser executadas as diversas operações da empresa, orientando e interligando os diversos setores envolvidos da Agência.
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS - TRÁFEGO
Dentre suas principais atribuições temos:
Providenciar o início dos trabalhos com o prenchimento da ficha de controle, de acordo, com o atendimento, planejamento, criação, definindo operações, prazos e responsáveis pelas tarefas a serem executadas.
Controlar a abertura e o preenchimento dos JOB’s( ficha do controle do andamento, referências enviadas pelo cliente, material extra…)
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS - TRÁFEGO
Manter um banco de dados atualizados de fornecedores, fotógrafos, produtores, web, gráficos…
Cumprir as normas e diretrizes da empresa;
Zelar para que os serviços e alterações sejam pedidos por escrito, por pessoa autorizada, presenvando a responsabilidade da agência com relação ao Código de Defesa do Consumidor vigente e os preceitos éticos e Morais.
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – CRIAÇÃO
Participar da reunião do planejamento, de mídia e atendimento para definir prazos
Definir a preposição de compra, o melhor argumento de vendas. 
Desenvolver os trabalhos de redação e direção de arte a partir do tema definido na reunião de Brainstorm e escolher o Approach, tratamento a ser dado a criação.
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – CRIAÇÃO
Garantir a consistência e a qualidade de seu trabalho em relação ao Briefing e ao Planejamento.
Observar os prazos previstos pelo tráfego para a execução dos serviços.
Respeitar os preceitos éticos e morais da sociedade e também as normas vigentes no Código de defesa do consumidor.
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MÍDIA
É responsável pelo planejamento da veiculação, relação com os veículos de comunicação e controle de publicações.
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – MÍDIA
Participar das reuniões com o Planejamento, fazendo as recomendações dos meios e distribuição preliminar da verba, para que a criação e o planejamento desenvolvam seu trabalho.
Fazer as negociações obtendo as melhores condições e elaborar o plano com as justificativas dos meios recomendados, fazer a divisão do orçamento entre os diferentes meios, definir prioridades
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – MÍDIA
Elaborar o plano em linguagem acessível ao cliente na seguinte sequência: situação, público, cobertura, período, intensidade e frequência, ritmo de compra, fase ( lançamento, concorrência ou sustentação), posicionamento, potencial de mercado, distribuição, ação da concorrência, oportunidade, recomendações táticas, meios indicados, seleção de veículos com análise de GRP, aplicação percentual pelo meios, critérios e mapas de programação, preço e condições com descontos e bonificações, resumo da aplicação de verba por mês e por período, prazos de entrega do material nos veículos…
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – MÍDIA
Analisar a qualidade do material a ser expedido aos veículos, verificando título, troca da oferta (caso seja varejo) atualização da peça e data de vencimento dos direitos autoriais;
Providenciar a entrega das autorizações e materiais aos meios de divulgação;
Controlar os anúncios e ver se foram publicados de acordo com o autorizado;
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – MÍDIA
Fazer análise de audiência durante o período de veiculação e confrontar com a simulação anterior;
Manter atualizada as tabelas dos veículos;
Expedir autorização e mapa de veiculação, contendo preço bruto, comissão, preço líquido, prazos e condições;
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – MÍDIA
Receber faturas dos meios, conferir e encaminhar para faturamento. 
Participar dentro da necessidade da apresentação ao cliente do Planejamento, para dar maior detalhamento do plano.
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – PRODUÇÃO
Selecionar fornecedores mais adequados à prestação de serviços, negociando sempre para obter os melhores preços e qualidade; 
Acompanhar todas as produções, examinar todas as peças encomendadas e controlar a qualidade, antes da produção;
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FUNÇÕES ESPECÍFICAS – PRODUÇÃO
Orientar a criação sobre novos métodos e processos que garantam a qualidade com redução de custos;
Controlar a aprovação dos orçamentos e encaminhar a execução dos serviços autorizados, observando prazos e demais itens do trabalho;
Encaminhar aos setores competentes os orçamentos e notas fiscais conferidas para serem faturadas;
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FLUXOGRAMA
CLIENTE
ATENDIMENTO
PLANEJAMENTO
CRIAÇÃO
PRODUÇÃO
MÍDIA
ATENDIMENTO
TRÁFEGO
CLIENTE
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A RELAÇÃO ENTRE AGÊNCIA E CLIENTE
Baseado em princípios comerciais éticos;
Busca de soluções que otimizem os resultados dos clientes e proporcionem a Agência oferecer um serviço de qualidade criativa e um planejamento diferenciado;
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Para que as agências possam desenvolver suas propostas é fundamental o máximo possível de informações sobre suas ações de marketing, propaganda, relações públicas etc. Algumas necessidades vão aparecer conforme as agências iniciam o desenvolvimento de suas propostas. Por isso, o melhor mesmo é ter estas informações à mão, o que irá facilitar o seu trabalho e pode dar condições de igualdade as agências concorrentes, na medida em que você enviará dados padronizados. 
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
O convite deve esclarecer seus objetivos, identificando seu(s) público(s) - alvo(s), os segmentos em que sua organização atua, o tempo estimado do trabalho, em caso de jobs, e o montante de recursos de que você dispõe. Cuidado! Um procedimento corriqueiro no setor é não fornecer o orçamento para as atividades, o que em alguns casos beira o leilão. A omissão em vez de jogar a favor acaba se transformando em uma bomba de efeito retardado, pois invariavelmente os preços ficam abaixo dos custos ou estão muito acima do necessário para fazer o trabalho.
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Uma agência com práticas transparentes, que almeja a longevidade de mercado, não está em uma concorrência para fazer o lucro da década em um cliente. Fornecer a previsão de orçamento só traz transparência, garantindo equalização na hora de medir quem pode ser mais criativo e eficaz entre os candidatos. 
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
No documento de informação às agências, a organização precisa igualmente fornecer uma orientação completa sobre o(s) problema(s) enfrentado(s), a característica da solução aguardada e os públicos envolvidos. Não peça capacidades funcionais, como “você sabe gerenciar eventos?” ou “vocês conhecem os jornais tais?”. Isso pode limitar a capacidade de inovação e a criatividade da solução apresentada pela agência.
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
É preciso que explique em seu documento como será a seleção, informando cada passo, o cronograma com prazo, reuniões com tempo de duração, nome e formas de contato com o funcionário responsável por conduzir a seleção. Uma boa medida é solicitar todas as respostas por escrito, sem que isso seja a apresentação de uma proposta de trabalho. De posse de respostas por escrito, o grupo que analisa as agências
terá mais condições de avaliar a apresentação e a articulação das concorrentes.
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Durante o processo de seleção, as agências vão necessitar de uma série de informações para desenvolverem suas propostas. A seguir apresentamos uma lista básica com as mais solicitadas. Obter o máximo de informações sobre cada um dos pontos abaixo pode facilitar e tornar muito mais criativo o trabalho da agência.
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Organização
História
Missão e objetivos 
Estrutura 
Estratégia
Cultura 
Informações sobre as operações 
Produtos e serviços
Recursos humanos - pessoal
Dados financeiros
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Comunicação
Informações sobre a história e o momento atual 
Anúncios
Relações públicas (assessoria de imprensa)
Pesquisas de mercado
Publicações 
Atuação em mídia on e off line
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Mercados
Mercados atuais
Mercados futuros e potenciais 
Concorrentes 
Ameaças e oportunidades 
Temas principais
Problemas legais ou marcos regulatórios 
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Públicos
Clientes 
Formadores de opinião
Legisladores
Analistas 
Comunidade 
Empregados
Distribuidores
Fornecedores 
Investidores
Agências reguladoras 
Poderes públicos 
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CONCORRÊNCIA ENTRE AGÊNCIAS
Fontes
Porta-voz 
Técnicos e outros especialistas 
Consultores externos
Advogados e consultores legais
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COMO ESCOLHER UMA AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO
Para participar da seleção, uma boa prática é convidar de três a cinco agências, sem esquecer de uma pequena lista com pelo menos duas suplentes. Essas serão usadas caso uma das iniciais apresente impedimento. Um número maior do que cinco agências pode sobrecarregar a equipe responsável pela seleção e prolongar demais o processo seletivo, que se torna então cansativo para ambas as partes
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COMO ESCOLHER UMA AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO
Procure constituir uma lista com variedade de tamanhos e tipos de agências. Se sua organização atua na área de saúde pode, por exemplo, ouvir uma agência grande, com um setor dedicado à saúde, e uma agência pequena especializada no segmento. 
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Para apresentação das propostas, uma boa escolha é ir até cada uma das agências. Isto permitirá a sua empresa conhecer a estrutura de cada concorrente, o time de prestadores de serviço e um pouco da cultura no ambiente de trabalho. As apresentações devem ter um tempo determinado para que a agência mostre a proposta e outro para a discussão de cada ponto (uma hora para cada parte, por exemplo). Procure não gastar mais do que dois ou três dias com esta etapa do processo.
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Durante a apresentação, os pontos mais importantes a identificar são: a capacidade da agência em atender suas necessidades, a forma a ser utilizada para escolher os profissionais que vão compor a equipe de atendimento e a experiência. A apresentação é uma boa oportunidade para a agência ilustrar sua inteligência, personalidade, conhecimento do setor e o sucesso alcançado com situações semelhantes. Não deixe de observar também o entrosamento dos profissionais entre si e com o seu grupo.
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Não deixe de dar um retorno não só para a escolhida, mas para as preteridas, sobre seus pontos fortes e fracos. Esta é uma ajuda valiosa para que as agências possam reforçar sua atuação e atender melhor os clientes. Pode ser a diferença entre um segmento forte ou débil no futuro.
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
A seguir, trate do anúncio ao mercado do novo parceiro, da transição, caso você esteja trocando de agência, e do início dos trabalhos. Na transição, é importante que em algum momento você reúna a ex-agência e a nova, possibilitando a troca de informações importantes para a seqüência do trabalho. A nova agência pode passar meses à procura de uma informação que estaria à sua disposição em poucos minutos no caso de uma transição bem feita. Não espere terminar um contrato para iniciar outro. Esta é uma economia que pode custar caro. 
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
A lista abaixo permite à organização priorizar o que é mais importante na hora de escolher uma Agência de Comunicação. Ela contém, por ordem de prioridade, os fatores que mais pesam na seleção de uma Agência de comunicação nos EUA. Foi estabelecido como base os resultados da pesquisa Harrys Survey de 1999, com 1730 clientes norte-americanos.
Atribuindo para cada item notas de 1 a 5 por ordem de importância (sendo 1 mais importante), a organização pode definir os pontos decisivos na seleção.
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Qualidade da equipe da minha conta__
Cumpre prazos e promessas __
Atendimento ao cliente __
Qualidade de texto__
Consultoria estratégica __
Criatividade __
Entrosamento __
Conhecimento do meu setor __
Qualidade do gerenciamento do fluxo de trabalho__
Conhecimento dos canasi de mídia ___
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Metodologia para avaliar resultados__
Reputação__
Áreas práticas atendem nossas
necessidades __
Serviços especializados de que precisamos __
Acesso a pessoas influentes __
Estabilidade de mão-de-obra __
Capacidades para serviço completo __
Qualidade da apresentação de suas habilidades___
Habilidades de pesquisa ___
Habilidades on e off line ___
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ESCOLHA DA AGÊNCIA
Recomendação de colegas___
Pluralidade de comunicação ____
Premiação___
Participação em atividades do setor___
Divisão de Relações Públicas/ Jornalismo da sua Agência de Propaganda __
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