4-Processo de Suprimento de Material

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4 - Processo de Suprimento de Material 
Processo de Suprimento de Material:
conteúdo
Requisição de Compra
Solicitação para Cotação/Cotação
Pedido de Compra
Recebimento da Mercadoria
Recebimento da Fatura
Ciclo de suprimento
Req.comp.
6
4
 
2
7
1
8
3
10
20
30
Pedido
10
20
30
5
Pedido
10
20
30
?
Determinação da fonte de suprimento
Determinação das necessidades
Modalidade pagamento
Seleção de fornecedor
Processamento de pedidos
Controle de pedidos
Revisão de faturas
Entrada de mercadorias 
Origens de requisições de compra
Criação automática
Depart. 1
Depart. 2
Requisição de compra
10 
20
30
MRP
Manutenção
Ordens de produção
Ordens de cliente
OU
Requisições de compra
MRP
Manualmente
Compra
Requisições de compra
Dados mestre
Objetos de classificação contábil
A: Imobilizado
K: Cent. de custo
P: Projeto
F: Pedido
C: Ord. de cliente
Outros
Suprimento para consumo
Com registro mestre de material
Entrar categoria de classif. contábil
Class. cont. autom. Dados do registo mestre de material
Classif. contábil manual Entradas obrigatórias do usuário
Conta de estoque
Conta de consumo Centro de custo Imobilizado...
Sem registro mestre de material
Com registro mestre de material
Classif. contábil 
Com categoria de class. cont.
Material de estoque
Material de consumo
Processamento de requisições de compra
Contrato
Solic. cot.
Determinar a fonte de suprimento
Converter a requisição de compra
Reg. info
Condição
Criação de requisições de compra
1
 Dados default para itens
		data de remessa, grupo de compras, centro etc.
Atualizar dados de item na tela de síntese material, quantidade, data de entrega, grupo de compras etc. 
Atualizar classif. contábil (se necessário)
	centro de custo, conta do Razão, no. do projeto, número do imobilizado etc.
Gravar
Verificar dados
2
3
4
Requisição de compra: classificação contábil para centro de custo
Lista de itens
Item
Material
Quantidade
A
F
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
....
....
....
....
....
....
....
C
....
C
Requisição de compra: classificação contábil para imobilizado
Classificação contábil
C. Razão
Imobilizado
: : 
?
Lista de itens
Item
Material
Quantidade
A
F
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
....
....
....
....
....
....
....
A
....
A
Requisição de compra: categoria de classificação contábil desconhecida
Item de classificação contábil
Lista de itens
Item
Material
Quantidade
A
F
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
.........
....
....
....
....
....
....
....
U
....
U
Classificação contábil múltipla
Item de classificação contábil
Distribuição
Fatura para rem. parcial
WE
EM não-av.
EF
Qtd.
KontTyp
K
10
un.
1000
1200
400000
410000
1
1
ITC
Porta 1
Mudar exibição
6,00
4,00
No.
Qtd/porcent.
Cent. custo
...........
C. Razão
Classificação contábil múltipla
Solicitação de cotação / cotação
Compras
Cotação
Solicitação de cotação
Fornecedor A
Fornecedor B
Fornecedor C
Número coletivo
Sol.cot. 1
Fornecedor A
Material 1
Material 2
Material 3
Sol.cot. 2
Fornecedor B
Material 1
Material 2
Material 3
Sol.cot. 3
Fornecedor C
Material 1
Material 2
Material 3
Campanha de solicitação de cotação = número coletivo comum
?
?
?
Processamento de cotações
Aço 2 t Preço	 	
Preço de mercado
Entre preços e condições
1
Fornecedor B Cotação para Sol.cot. 2 Item 10 Preço bruto :400/t Suplemento:	20%
Fornecedor A Cotação para Sol.cot. 1 Item 10 Preço bruto:	400/t Dedução:	$ 50
Fornecedor C Cotação para Sol.cot. 3 Item 10 Preço bruto :500/t Custos fixos:$ 40
 350/t	480/t	520/t	450/t
Cotação 1
Cotação 2
Cotação 3
Valor médio
da cotação
Por exemplo, crie registro info ou recuse a cotação
3
Unidade % Condições
 $
Registro info
Compare a cotação com a comparação de preços
2
Pedido
Pedido
10	............................
20	... 10 unids. SL-01 ...
30	............................
 . . .
 . . .
 . . .
Histórico do pedido
Item 20
Entrada de mercad.:
21.01.98	5 unidades	...
23.01.98	3 unidades	...
27.01.98	2 unidades	...	
Fatura recebida:
30.01.98	10 unidades	...		
Cotação
Requisição
Referência
Estrutura de um pedido
Telas adicionais dos 
dados do cabeçalho
 Dados detalhados
 Textos
 Mensagens
 Condições
 Estatística
 Endereço do fornecedor
Telas adicionais 
dos dados dos itens
 Dados detalhados
 Textos
 Classific.contábeis
 Condições
 Estatística
 Componentes
 Outras funções
Categoria de item
Entrada de Mercadorias para Material Estocável
Entrada de
mercadorias
Entrada de Mercadorias
Documento(s) de compra Item:
1
2
3
A criação da entrada de mercadorias leva a um aumento de estoque do material aprovisionado para o depósito.
Depósito
Fornecedor
Documentos de movimento de mercadorias
Descreve o efeito de movimentos de mercadorias sobre a contabilidade
Descreve o efeito de movimentos de merca-dorias sobre as quanti-dades em estoque
Movimento de mercadorias
 Depósito
Doc.de
material
Documento
contábil
Retiradas
Entradas
Efeitos da entrada de mercadorias
Notificação da entrada de mercadorias (opcional)
Nota entrada merc.
Contas de estoque e de consumo atualizadas
Solicitação de transferência para a Admin. de depósito (se ativa)
Documentação de movimento
Contábil 
Doc. de material
Cópia impressa (opcional)
Criação de um lote para controle de qualidade
Histórico do pedido e pedido atualizado
 Entrada de mercadorias 
Remessa de material
Estoque e valor atualizados
Processamento de faturas
Programa
de pagamento
Documento de fatura
Pedido
Fatura
Revisão de fatura
Doc. material para entr. mercadorias
Revisão de Faturas: Ambiente
A revisão de faturas baseia-se nos dados das Compras, da administração de estoques, do mestre de materiais e do mestre de fornecedores.
O lançamento de uma fatura no sistema R/3 leva à atualização dos dados da compra e da contabilidade.
Pedido
Entr.mercad.
Fatura rece-
bida
Com referência a pedido
Pedido
100 unids.
Entr.mercad.
Acesso através do pedido
RF-EM 
Pedido
EM 1
50
Entr.mercad.
EM 2
40
Entr.mercad.
EM 3
10
Fatura
recebida
 Pedido Nº 4500012345
No caso de o código da revisão de faturas com referência a entrada de mercadorias não ter sido colocado, a fatura do fornecedor pode ser entrada tanto antes como após a entrada da mercadoria.
Na entrada de uma fatura com referência ao pedido aparecem na tela de seleção somente aquelas quantidades que já foram entregues, porém ainda não faturadas.
Movimentos em Conta
Pedido: 50 peças a DM 2,00/peça
EM para este pedido : 50 peças
Fatura: 50 peças a DM 2,00/peças
Conta do balanço
Conta EM/EF
Fornecedor
100 +
100 -
100 +
100 -
Entrada de mercadorias
Fatura
Fatura 
entrada
DM 100,00
A conta de compensação EM/EF exibe as obrigações para com o fornecedor que serão geradas quando da entrada da fatura. Na entrada da fatura é efetuada uma compensação para o valor da quantidade do pedido. 
Efeitos da Revisão de faturas
Fatura
(do pedido)
Lançar
A
XX
B
XX
 Histórico do pedido 
	 Entrada mercadorias
	 Adiantamentos
	 Faturas
Documento 51000123 
 Fornecedor 		100 -
 EM/EF	 	 100 + 
No lançamento de uma fatura, é criado um documento contábil. Os itens individuais são lançados nas contas correspondentes.
 Mestre de material 
	Preço médio móvel Valor
Variação de preço!
Exercícios
Nota:
Talvez não haja tempo suficiente
para fazer todos os exercícios apresentados neste curso. Os exercícios classificados como Opcionais só serão feitos durante o curso se o tempo permitir. Os participantes também podem utilizá-los após o curso para aprofundar os conhecimentos adquiridos.
Soluções
Quando o sistema cria automaticamente uma requisição de compra, um programa de usuário (por exemplo, MRP ou administração de ordens) determina o material, a quantidade do pedido e a data de remessa. Se necessário, a requisição de compra é atribuída automaticamente a uma conta.
O departamento usuário pode criar uma requisição de compra utilizando um CAI (Componente de aplicação Internet) standard através de uma interface orientada a browser.
As requisições de compra são documentos internos, utilizados para solicitar ao departamento de Compras o suprimento de determinada quantidade de um material ou serviço em uma data específica.
As requisições de compra são criadas manualmente pelo departamento responsável ou automaticamente pelo MRP.
Quando é criada uma requisição de compra para materiais que têm um registro mestre de material, o sistema R/3 oferece apoio ao usuário na entrada dos dados, através da transferência de dados do registro mestre de material para a requisição de compra.
Compras converte a requisição de compra em uma solicitação de cotação ou pedido.
Os materiais de consumo debitam diferentes objetos de classificação contábil, dependendo da categoria de classificação contábil especificada.
A categoria de classificação contábil determina qual categoria deve ser debitada e quais dados de classificação contábil devem ser preparados.
Durante o suprimento de materiais de consumo que não possuem um registro mestre de material, é necessário entrar a categoria de classificação contábil, além dos seguintes dados:
texto breve (descrição)
grupo de mercadorias
unidade de medida do pedido.
Durante a criação de um pedido com classificação contábil, dependendo da categoria de classificação contábil, é necessário entrar um centro de custo ou número do imobilizado. Dependendo da categoria de classificação contábil, o sistema pode utilizar a determinação de conta automática para sugerir um número de conta do Razão para a conta de consumo.
A configuração standard do sistema R/3 contém os seguintes materiais de consumo com registro mestre de material: - material não estocável (tipo de material NLAG): a quantidade e o valor não são atualizados. - material não valorizado (tipo de material UNBW): a quantidade é atualizada, mas o valor não. 
Os materiais de consumo com um registro mestre de material devem ter uma classificação contábil. 
As requisições de compra são criadas manualmente pelo departamento solicitante ou automaticamente (por exemplo, através de MRP). É possível determinar o procedimento que foi utilizado para criar a requisição de compra a partir do código de criação nos dados estatísticos do item de requisição de compra. Ao criar uma requisição de compra, o solicitante pode especificar uma fonte de suprimento ou um fornecedor preferencial para o item relevante.
O departamento de Compras é responsável pela determinação da fonte de suprimento e pela conversão da requisição de compra em um pedido ou solicitação de cotação. Primeiro, o comprador precisa conferir uma atribuição à requisição de compra, ou seja, selecionar uma fonte de suprimento aceitável. Em seguida, precisa converter a requisição de compra em um pedido ou solicitação de cotação. A fonte de suprimento pode ser determinada automaticamente (Consulte o próximo capítulo. Este tema está descrito de forma detalhada no curso LO520.).
É possível definir procedimentos de liberação para requisições de compra a fim de verificar o conteúdo de uma requisição de compra, determinar se a classificação contábil especificada está correta (se necessário) ou garantir a fonte de suprimento.
Se o objeto de classificação contábil K (centro de custo) for selecionado na requisição de compra para o suprimento de materiais de consumo, será necessário entrar, na tela de dados de classificação contábil, o número da conta do Razão referente à conta de consumo e o centro de custo para o qual o material está sendo suprido.
Se você definir no Customizing a determinação automática de contas para o plano de contas da empresa, o sistema sugere automaticamente a conta do Razão a ser debitada.
Se o objeto de classificação contábil A (imobilizado) for selecionado na requisição de compra a fim de suprir materiais de consumo, será necessário entrar o número do imobilizado na tela de dados de classificação contábil.
O sistema determina automaticamente a conta do Razão a ser debitada, a partir do número do imobilizado. Essa informação não pode ser entrada manualmente.
Se você não souber para qual objeto de classificação contábil o material de consumo está sendo suprido durante a criação da solicitação de aprovisionamento, use a categoria de classificação contábil U na requisição de compra.
O sistema não exige outros detalhes acerca da classificação contábil para o item relevante na requisição de compra.
No pedido, a categoria de classificação contábil U geralmente não é permitida. (Os pedidos limitados constituem uma exceção. O último tema deste capítulo contém mais informações.) O comprador precisa especificar o objeto de classificação contábil relevante e atualizar todas as entradas obrigatórias na tela de dados de classificação contábil.
Para distribuir os custos de um item entre diversos centros de custo ou imobilizados, é possível atribuir o item a diversas contas.
Depois de preencher a tela de classificação contábil para o item relevante, é possível acessar a tela para classificação contábil múltipla ao selecionar “Mudar exibição”.
Em seguida, entre as informações detalhadas relevantes. É possível definir como a quantidade do item deve ser dividida, entrar os centros de custo envolvidos, modificar a proposta de conta do Razão para cada centro de custo e definir separadamente os recebedores ou locais de descarga.
Ao atribuir várias contas a um item, preste atenção aos seguintes pontos:
Como o valor líquido do item de pedido dever ser distribuído entre os itens de classificação contábil? Os custos podem ser distribuídos por quantidade (por exemplo, 4 unidades para o centro de custo 3000 e 6 unidades para o centro de custo 3200) ou de acordo com uma porcentagem (por exemplo, 20 % do valor do pedido para o centro de custo 3000 e 80 % do valor do pedido para o centro de custo 3200).
O código de fatura parcial determina como os custos são distribuídos quando apenas parte da quantidade pedida foi fornecida e faturada. É possível distribuir o montante da fatura proporcionalmente, ou seja, de maneira uniforme entre todos os centros de custo, ou distribuí-la visando ao preenchimento progressivo. Nesse procedimento, a classificação contábil 1 é concluída em primeiro lugar, em seguida a classificação contábil 2 etc., até que o valor da fatura tenha sido alcançado.
A classificação contábil múltipla não considera a entrada de mercadorias valorizada. Se você permitir entradas de mercadorias para um item do pedido com classificação contábil múltipla, deve selecionar o campo EM não valorizada para a entrada de mercadorias não valorizada.
Após estabelecer que um material ou serviço é necessário, o departamento de Compras precisa converter a requisição de compra em um pedido. O sistema SAP R/3 oferece apoio ao departamento de Compras, utilizando as solicitações de cotação na determinação da fonte. 
Primeiro, você entra uma solicitação de cotação para o material adequado ou o serviço desejado. É possível entrar a solicitação de cotação manualmente ou com referência a uma requisição de compra. A segunda opção tem a vantagem de que as informações contidas na requisição de compra são utilizadas diretamente na solicitação de cotação. Em seguida, você aloca
os fornecedores desejados para a solicitação de cotação. O sistema determina o endereço a partir dos dados do registro mestre do respectivo fornecedor.
As solicitações de cotação são enviadas aos fornecedores, que enviam as cotações. Você entra as cotações e as condições nelas contidas para as solicitações de cotação associadas.
Ao comparar as cotações, é possível determinar a cotação mais favorável.
Também existe a opção de gravar as condições das cotações interessantes como registros info de compras.
Com a ajuda do número coletivo, é possível ligar várias solicitações de cotação relacionadas. Você entra o número coletivo uma vez nos dados de cabeçalho da solicitação de cotação, e o sistema passa a adotá-lo em todas as outras solicitações de cotação da sua lista de itens. Em seguida, você pode fazer referência ao número coletivo, por exemplo, ao comparar preços, obtendo assim todas as cotações associadas.
O número coletivo pode conter até dez caracteres, com a possibilidade de ser alfanumérico. 
A cotação contém os preços e as condições de um fornecedor para os materiais ou serviços especificados na solicitação de cotação. No componente de Compras do sistema SAP, a solicitação de cotação e a cotação são um documento único. É possível entrar os preços e condições determinados pelo fornecedor na solicitação de cotação original.
É possível comparar os dados da cotação, utilizando a comparação de preços de cotações, que mostra o fornecedor mais adequado para cada item e para todos os itens.
É possível gravar, em um registro info, os dados de cotação de seu interesse. O registro info pode ser gerado automaticamente através da definição de um código válido de atualização info durante a atualização das cotações.
É possível criar um pedido com referência a uma cotação.
É possível configurar um código de recusa em itens de cotação de pouco interesse. O sistema emite automaticamente uma carta de recusa para todas as cotações que apresentam o código de recusa.
O valor médio das cotações pode ser gravado como preço de mercado na comparação de preços de cotações. O preço de mercado é utilizado como base para a avaliação do nível de preços de um fornecedor e é usado na avaliação do fornecedor. 
O pedido é uma solicitação formal a um fornecedor para fornecer mercadorias ou serviços nas condições definidas no pedido. No pedido, é definido se o material será fornecido para estoque ou para consumo direto (por exemplo, centro de custo, imobilizado ou projeto). A entrada de mercadorias e a revisão de faturas são normalmente executadas com base no pedido.
É possível minimizar o esforço envolvido na entrada de dados, através da criação de itens de pedido com referência a uma requisição de compra, solicitação de cotação ou pedido existente. Naturalmente, também é possível entrar um pedido sem referência a documentos já existentes no sistema.
Se, na criação de um pedido, o fornecedor for desconhecido, é possível usar a determinação da fonte no sistema R/3. O sistema sugere possíveis fornecedores, com base nas fontes de suprimento definidas (contratos básicos, registros info, entradas da lista de opções de fornecimento e quotizações).
Para cada item do pedido, há a opção de determinar o status atual de processamento. Por exemplo, é possível determinar se existem entradas de mercadoria ou de faturas para um item. Na tela de histórico do pedido, é possível exibir os documentos subseqüentes (documento de material e documento de fatura). 
Assim como outros documentos do sistema R/3, o pedido contém um cabeçalho e um ou mais itens.
O cabeçalho do documento contém informações referentes a todo o pedido. Alguns exemplos são a moeda do documento, a data do documento e as condições de pagamento. 
A parte do documento referente ao item contém dados que descrevem os materiais ou serviços pedidos. É possível atualizar informações adicionais para cada item, como, por exemplo, programas de remessa ou texto baseado no item. 
Em um pedido, é feito o suprimento de materiais ou de serviços para todos os centros associados à organização de compras.
A categoria de item define o processo utilizado no suprimento de um material ou serviço.
No standard, as categorias de item já definidas são:
	. Standard: usada para materiais supridos externamente. 
	. Subcontratação: o produto acabado é encomendado a um fornecedor. Os componentes de que o fornecedor necessita para fabricar o produto acabado são entrados como itens de “material a ser fornecido”. 
	. Consignação: o fornecedor torna disponível o material, que é administrado como estoque em consignação. A responsabilidade surge somente quando o material é retirado do estoque em consignação, e não quando o estoque é colocado em filiais de consignação.
	. Pedidos de transferência de estoque: o material é transferido de um centro para outro. 
	. Pedido para terceiros: o material é pedido a um fornecedor com instruções de que o fornecimento das mercadorias seja feito diretamente a terceiros (um cliente, por exemplo). O fornecedor envia a fatura do material à sua sociedade.
Nota: A subcontratação, a consignação, os pedidos de transferência de estoque e os pedidos para terceiros estão descritos na documentação da Administração de materiais, em Administração de estoques: estoques especiais e formas especiais de suprimento em Administração de materiais.
Criado um pedido para o suprimento de um material, é importante para todos os departamentos envolvidos que a entrada de mercadoria faça referência ao pedido. Isso permite que o sistema verifique, por exemplo, se o material fornecido é o mesmo material pedido, se a quantidade do pedido corresponde à quantidade da entrada de mercadorias ou se ainda há garantia de vida útil para mercadorias altamente perecíveis (quando a verificação do prazo de validade da vida útil está ativa para o material associado).
O histórico do pedido de um item do documento de compra também é atualizado quando a entrada de mercadorias é lançada com referência a um pedido. Isso permite que o comprador envie ao fornecedor um aviso a respeito de remessas pendentes, por exemplo. 
Vários itens de entrada de mercadorias podem ser entrados para um item do pedido em uma única operação. Esse procedimento é aconselhável se, por exemplo, o material for fornecido em lotes ou distribuído entre vários depósitos. Os dados relativos à entrada de mercadorias são entrados em um único documento de material.
Se o aviso de remessa que acompanha a entrada de mercadorias não tiver o número do pedido, é possível utilizar, por exemplo, o número do material ou o número do fornecedor para procurar o número do pedido correspondente.
O princípio do documento também se aplica na Administração de estoques baseada em TI. O documento é o comprovante da ocorrência de uma transação que envolve modificações no estoque. Os documentos são gravados no sistema.
Um documento de material é criado no sistema R/3 como prova de uma transação que envolve modificações de estoque.
Se a contabilidade interna ou externa for afetada pelo movimento de material, é criado pelo menos um documento contábil, além do documento de material.
Assim que um movimento de mercadorias é lançado, as quantidades, o material, o tipo de movimento e o nível organizacional não podem mais ser modificados. Só é possível modificar o texto. Para corrigir erros, é preciso criar um novo documento. É possível estornar ou cancelar os documentos incorretos.
O diagrama mostra, mais uma vez, a síntese de todos os efeitos-chave de uma entrada de mercadorias com referência a um pedido. 
Na Administração de materiais, o processo de suprimento é concluído pela Revisão de faturas. As faturas e as notas de crédito são entradas e verificadas quanto à precisão do conteúdo e dos preços. No entanto, o pagamento e a avaliação das faturas não fazem parte da Revisão de faturas. As informações adequadas para essas tarefas são transmitidas para outros departamentos.
A Revisão de faturas cria, portanto, uma ligação entre a Administração de materiais e a contabilidade externa ou interna.
Na entrada de uma fatura com referência a um pedido, o sistema sugere dados do pedido e da entrada de mercadorias para o pedido (por exemplo, fornecedor, material, quantidade a ser faturada, condições de pagamento etc.).
Se houver desvios entre o pedido ou a entrada de mercadorias e a fatura, o sistema avisa ao usuário e bloqueia a fatura para pagamento, se necessário.
O lançamento da fatura conclui o processo de Revisão de faturas. O histórico do pedido é atualizado e a Contabilidade financeira pode pagar o item de fatura pendente.
Na Revisão de faturas, o sistema utiliza dados de Compras, Administração de estoques, mestre de material e mestre de fornecedor. Por exemplo, o número do material, o texto breve e a unidade de medida básica são determinados a partir do mestre de material. O mestre de fornecedor contém, por exemplo, as condições de pagamento aplicáveis a esse fornecedor. O sistema determina as diferentes condições de um fornecedor, com base nos registros de condição. 
Se uma fatura for lançada no sistema SAP R/3 com referência a um pedido, o recebimento da fatura é gravado no histórico do pedido. 
Se o código da Revisão de faturas com base na entrada de mercadoria não estiver definido no pedido, a fatura do fornecedor pode ser entrada antes ou depois da entrada das mercadorias.
Se a fatura for entrada com referência a um pedido, a tela de seleção mostrará, como valor proposto, apenas o montante que já foi fornecido mas ainda não faturado, se as opções standard estiverem sendo utilizadas. É possível sobregravar o valor proposto e, conseqüentemente, liquidar a quantidade total do pedido no recebimento de remessas parciais. O sistema bloqueia automaticamente o pagamento da fatura se os limites de tolerância definidos forem ultrapassados (por exemplo, se o preço da fatura tiver uma variação muito grande em relação ao preço do pedido). 
A entrada da fatura cria uma obrigação em relação ao fornecedor. Uma vez que já foi criada uma provisão para essa obrigação em um conta de compensação de EM/EF (entrada de mercadorias/entrada de faturas) na ocasião da entrada das mercadorias, a entrada da fatura efetua a compensação. A entrada da compensação é feita na conta do fornecedor, criando uma partida em aberto. 
Os efeitos do lançamento de uma fatura no sistema R/3 são:
	. Quando você lança uma fatura, é criado um documento contábil. Os itens individuais são lançados nas contas correspondentes.
	. As provisões da conta de compensação EM/EF são estornadas.
	. O documento de fatura é entrado no histórico do pedido.
	. Se o preço da fatura for diferente do preço do pedido, o valor de estoque e o preço médio móvel atual são recalculados e atualizados no mestre de material, para um material valorizado com preço médio móvel.