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ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 1 Administração Geral: Teoria e Exercícios Preparatório para Receita Federal (ATRFB) Aula 4 – Gestão de Pessoas (continuação) PROFESSOR FLÁVIO POMPÊO Índice 1. Motivação. ..................................................................................... 2 1.1. Teorias de condicionamento .......................................................... 3 1.2. Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow ............................ 3 1.3. A Teoria ERC de Alderfer ............................................................... 5 1.4. A Teoria dos Dois Fatores de Herzberg ............................................ 7 1.5. A Teoria da Determinação de Metas de Edwin Locke .......................... 9 1.6. Teoria da equidade ..................................................................... 10 1.7. Teoria da expectativa (ou expectância) de Victor Vroom .................. 10 1.8. Teorias X e Y de McGregor .......................................................... 12 2. Empoderamento ........................................................................... 12 3. Comunicação organizacional ........................................................... 13 3.1.Comunicação formal e informal na organização. .............................. 14 3.2.Redes de comunicação organizacional ............................................ 18 3.3.Habilidades e elementos da comunicação ....................................... 20 4. Gestão da informação e do conhecimento......................................... 25 4.1. Gestão da informação ................................................................. 25 4.2. Gestão do Conhecimento ............................................................ 28 5. Leituras complementares ............................................................... 35 6. Lista de questões .......................................................................... 35 7. Questões comentadas ................................................................... 40 8. Gabarito ...................................................................................... 48 9. Resumo da aula 4 ......................................................................... 48 10. Bibliografia ................................................................................. 51 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 2 Olá, pessoal! Hoje teremos a aula 4 do curso de Administração Geral, preparatório para ATRFB. Esta é a penúltima aula teórica. Depois temos a quinta aula, também com teoria e exercícios. Não se esqueçam que a aula 6 será dedicada apenas à resolução de questões de prova. Vou fazer todo o possível para adiantar as aulas 5 e 6 na semana que vem, de forma que acabemos o curso com pelo menos uma semana de antecedência em relação ao prazo inicialmente combinado, ok, pessoal? Continuamos hoje estudando temas de gestão de pessoas, referentes aos seguintes pontos do edital: Motivação. Empoderamento. Comunicação organizacional: habilidades e elementos da comunicação. Gestão da informação e do conhecimento. Vamos lá? 1. Motivação. Motivação é aquilo que impulsiona o indivíduo para a ação. Assim, o entendimento de tal fenômeno é essencial para o sucesso organizacional, já que a motivação tem reflexo direto no desempenho. No contexto público, em que são poucos e de difícil aplicação os mecanismos de punição de servidores que não apresentam bom comportamento ou desempenho, a promoção da motivação é fundamental para o alcance de resultados. Julgue a afirmativa abaixo: Questão 1 (Esaf / CGU 2006) Por motivação se entende o esforço intelectual ou físico aplicado por uma pessoa para obtenção de um resultado. A motivação é o esforço do indivíduo para realizar uma ação, buscar um resultado. Afirmativa correta. Existem dezenas, talvez centenas, de teorias a respeito da motivação humana. Algumas, porém, são consagradas e costumam ser cobradas em concursos. Veremos, abaixo, que teorias são estas. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 3 1.1. Teorias de condicionamento A teoria do reflexo condicionado surge com o russo Ivan Pavlov (1849-1936). Pavlov realizou famosos experimentos com cães. Nestes experimentos, havia estímulos sonoros, tais como o soar de um sino, associados a estímulos na alimentação dos animais. Posteriormente, observou-se que os cães passavam a salivar simplesmente com determinados estímulos sonoros, mesmo que a alimentação não fosse ocorrer. Destes experimentos, concluiu-se que alguns comportamentos decorriam de estímulos condicionados. Frederic Skinner (1904-1990), psicólogo americano, foi fortemente influenciado pelos estudos de Pavlov e também realizou experimentos com animais. Skinner é considerado o pai da psicologia comportamentalista, ou behaviorista, que advoga que o comportamento humano decorre, fundamentalmente, do binômio estímulo-resposta. Segundo esta teoria, construída com base em experimentos científicos e de base relativamente mecânica, o ser humano é fortemente influenciado pelo ambiente. As pessoas identificariam estímulos do ambiente com determinadas consequências, positivas, ou negativas, e, assim, aprenderiam a agir de acordo com tais estímulos. Para concluir, ressalto que as teorias do condicionamento são alvo de fortes críticas. São criticadas por serem muito mecânicas, simplistas e, acima de tudo, são criticadas com argumentos de base ética. 1.2. Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow Esta é, provavelmente, a mais famosa das teorias da motivação. A maioria das pessoas que já fez provas de concurso nas áreas de Administração, Recursos Humanos ou Gestão de Pessoas já viu itens que abordavam esta teoria. Abraham Maslow foi um psicólogo dos EUA que, nas décadas de 40- 50, formulou uma teoria que organiza nossos desejos em cinco grandes categorias: necessidades fisiológicas, necessidades de segurança, necessidades sociais e de amor, necessidades de auto- estima e necessidades de auto-realização. Para Maslow, “a motivação é algo constante, infinito e complexo encontrado em todos os seres humanos”1. 11 FFlleeuurryy,, MMaarriiaa TTeerreezzaa ((oorrgg..)).. AAss ppeessssooaass nnaa oorrggaanniizzaaççããoo.. EEddiittoorraa GGeennttee,, 22000022,, pp.. 225511 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 4 De acordo com a hierarquia das necessidades de Maslow, estas categorias que vimos são dadas de forma crescente. O indivíduo só terá necessidades de segurança após suprir suas necessidades fisiológicas. Ele só terá necessidades sociais se suprir as necessidades de segurança. Ele só terá necessidades de auto-estima se suprir as necessidades sociais e só terá necessidades de auto-realização se suprir as necessidades de auto-estima. Ou seja, existe uma hierarquia entre estas necessidades, e o indivíduo só sente as necessidades mais altas na hierarquia após satisfazer aquelas que ocupam uma posição mais baixa na hierarquia. Vamos ver quais são as cinco categorias de necessidades humanas, segundo Maslow? • Necessidades fisiológicas: são aquelas de menor valor na pirâmide, e referem-se às necessidades imediatas do organismo. Incluem fome, sede, necessidade de respirar, a necessidade biológica de reprodução (sexo) etc. É fácil entender isto. Uma pessoaque está passando fome estará motivada para procurar comida ou para ter amigos e compor uma ópera? Obviamente, esta pessoa irá procurar comida. Somente após ter a fome saciada ela irá tomar ações que contemplem necessidades de nível mais alto na hierarquia; • Necessidades de segurança: após suprir as necessidades do primeiro nível, o indivíduo irá preocupar-se com a sua segurança. Irá querer um abrigo, um local em que não esteja ameaçado por perigos imediatos, não seja perseguido, enfim, que possa viver de maneira segura. Também está relacionada a ter um salário e uma certa estabilidade na vida; • Necessidades sociais e de amor: com a garantia das condições básicas de sobrevivência, a pessoa irá buscar interações significativas com outras pessoas. Estas interações podem ser formas de amor, de amizade, filhos, família e outras relações sociais; • Necessidades de estima e de ego: são necessidades que o indivíduo tem de ter uma imagem positiva e estável de si mesmo (auto-estima) e perante outras pessoas, principalmente aquelas próximas a ele; • Necessidades de auto-realização: são aquelas relacionadas à expressão plena do potencial do indivíduo. Para a expressão desta necessidade, todas as anteriores precisam estar satisfeitas. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 5 A pirâmide abaixo representa esta teoria: Este conteúdo não é difícil, né? Em relação a esta teoria, temos que saber, ainda, que ela foi criada não por expressão de testes e experimentos empíricos, e sim de forma dedutiva por seu autor. O próprio Maslow, quando ficou mais velho, apontou diversas limitações desta teoria, e apresentou algumas idéias para aperfeiçoá-la. Alguns testes e experimentos científicos mostraram que esta teoria tem pouco potencial para prever o comportamento de indivíduos. Mesmo assim, esta teoria continua sendo muito estudada, e, acima de tudo, continua caindo muito nos concursos no Brasil! É por isso que temos que conhecê-la. 1.3. A Teoria ERC de Alderfer A sigla ERC refere-se aos três níveis de motivação previstos por esta teoria: Existência, Relacionamento e Crescimento. Em inglês, esta teoria é conhecida como ERG (Existence, Relatedness and Growth). Clayton Alderfer foi um psicólogo americano que se interessou pela teoria de Maslow e adaptou-a. Ele enquadrou, dentro das categorias ERC, as cinco necessidades da hierarquia de Maslow. Ou seja, ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 6 segundo a teoria de Alderfer, a Existência abrange as necessidades de primeira ordem de Maslow, que são as necessidades fisiológicas e de segurança. Alderfer dividiu a necessidade de quarto nível de Maslow (estima) em duas partes: o componente externo da estima (social) e o componente interno da estima (auto-estima). Assim, no nível Relacionamento, ele incluiu as necessidades sociais e o componente externo da estima. Finalmente, no nível Crescimento, Alderfer incluiu a auto-estima e a necessidade de auto-realização. O quadro abaixo representa a adaptação que Cleyton Alderfer fez na teoria das necessidades de Maslow para criar a teoria ERC: Percebam que o quarto nível da hierarquia de Maslow é divido em dois na teoria de Alderfer. Existem, ainda, duas outras diferenças fundamentais entre as duas teorias. A primeira diferença refere-se à simultaneidade nas necessidades. Vimos, no tópico anterior, que, para Maslow, as necessidades não podem ser simultâneas. Para Alderfer, porém, as necessidades de todos os níveis podem existir de maneira simultânea e complexa. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 7 A segunda diferença refere-se a um componente de regressão das necessidades. Para Alderfer, quando uma necessidade de nível mais alto não é atendida, o indivíduo aumenta a necessidade dos níveis mais baixos. Afirmativa de prova: Questão 2 (Esaf / CGU 2004) A teoria sobre motivação de Maslow pressupõe a existência de fatores higiênicos que, quando presentes, evitam insatisfação, mas não são suficientes para motivar. Afirmativa incorreta. A teoria de Maslow não prevê estes fatores. Os fatores higiênicos são parte da teoria de Herzberg, que estudaremos no próximo tópico. 1.4. A Teoria dos Dois Fatores de Herzberg Ao contrário de Maslow, Frederick Herberg elaborou sua teoria por meio de pesquisas científicas, realizadas com entrevistas para investigar desejos e motivações. Herzberg descobriu que há dois grandes blocos de necessidade humanas: os fatores de higiene (extrínsecos) e os fatores motivacionais (intrínsecos). Os fatores de higiene, também chamados insatisfacientes, são fatores extrínsecos, ou exteriores ao trabalho. Para Herzberg, eles podem causar a insatisfação e desmotivação se não atendidos, mas, se atendidos, não necessariamente causarão a motivação. Entre estes fatores, estão os seguintes: “segurança, status, relações de poder, vida pessoal, salário, condições de trabalho, supervisão, política e administração da empresa”2. Os fatores motivadores, também chamados satisfacientes, são os fatores intrínsecos, internos ao trabalho. Estes fatores podem causar a satisfação e a motivação. Entre eles, estão os seguintes: “crescimento, progresso, responsabilidade, o próprio trabalho, o reconhecimento e a realização”3. Percebam que a principal sutileza desta teoria refere-se ao fato de que ações organizacionais que contemplem apenas os fatores de higiene não irão causar motivação. Veja que salário está entre os fatores de higiene. Então, se a organização der um salário enorme, isto irá criar uma não-insatisfação, mas não irá, necessariamente, criar uma satisfação. Para criar a satisfação e a motivação, a 2 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 254. 3 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 254. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 8 organização precisa atribuir ao indivíduo trabalhos estimulantes, possibilidades de ascensão na carreira, de sentimento de desenvolvimento, de responsabilidade etc. A Esaf já cobrou estes dois fatores em uma prova da STN: Questão 3 (Esaf / STN 2005) Uma forma de analisar o desempenho do indivíduo no trabalho é conhecer suas necessidades, interesses e aptidões. Outra é, analisar o tipo de fator, motivacional ou higiênico, preponderante na organização. Selecione a opção que explicita corretamente o significado do enunciado. a) Fator higiênico refere-se ao exercício da responsabilidade. b) Fator motivacional refere-se a política de remuneração adotada pela empresa. c) O desempenho do indivíduo depende do conhecimento acumulado na empresa. d) Necessidades, interesses e aptidões dizem respeito à motivação externa do indivíduo. e) O desempenho do indivíduo depende de motivos internos e externos. A teoria bifatorial de Herzberg diz que a ação humana decorre de dois fatores principais: os higiênicos (“motivos externos”) e os motivacionais (“motivos internos”). Gabarito: E. Tânia Casado nos mostra uma comparação entre as teorias de Maslow, Alderfer e Herzberg4: Maslow Alderfer Herzberg Auto-realização Crescimento Fatores motivacionais Estima Relacionamento Fatores higiênicos Sociais Segurança Existência Fisiológicas 4 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente,2002, p. 254, p. 254. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 9 Estas três teorias que vimos até agora podem ser ditas teorias da motivação de conteúdo estático. Estas teorias “tratam do conteúdo do que efetivamente motiva as pessoas. Estes modelos também são chamados de estáticos, porque observam apenas um (ou poucos) ponto(s) no tempo, e assim são orientados para o passado ou para o presente”5. As teorias que veremos a seguir, por sua vez, são consideradas teorias do processo motivacional. 1.5. A Teoria da Determinação de Metas de Edwin Locke Quando você vai estudar, você estuda sem rumo, sem objetivos? Não. Para nos motivarmos, precisamos de objetivos concretos, de metas. Isso se aplica também à realidade organizacional. O trabalhador precisa conhecer objetivos, diretrizes e metas, para agir de forma a alcançá-las. “O papel do gestor, portanto, será o de definir e clarificar metas para seus liderados, o que os fará empregar determinado esforço na sua consecução”6. Outro princípio importante desta teoria é a participação do trabalhador na definição das metas. O trabalhador irá ficar mais motivado para alcançar metas que ele ajudou a definir. Elas não podem, portanto, ser impostas: devem ser construídas conjuntamente, entre o líder e os liderados. As metas devem também ter como requisito a clareza. Elas precisam ser compreendidas pelo trabalhador para que ele possa agir no sentido de alcançá-las. Em relação à dificuldade das metas, elas não podem ser muito fáceis, nem muito difíceis. Elas têm que ser desafiadoras, mas seu alcance tem que ser possível. Metas muito fáceis ou impossíveis não irão gerar motivação. Esta teoria tem muitas implicações quanto à gestão do desempenho humano. Um dos pontos é o feedback: ao determinar uma meta, o gerente tem que dar ao profissional um feedback, um retorno, em relação ao alcance ou não das metas. Além disso, é necessário que a pessoa possa fazer, sozinha, um acompanhamento de como está indo, de quais metas está conseguindo alcançar, de forma que possa adaptar comportamentos no rumo desejado. 5 Bowditch, James L. Buono, Anthony F. Elementos de comportamento organizacional. Pioneira Thompson Learning, 2004, p. 41. 6 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 255. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 10 Esta teoria tem aplicações na chamada Administração por Objetivos (APO), forma de organizar o trabalho na qual líder e liderado acordam os objetivos em função dos quais o liderado irá trabalhar. 1.6. Teoria da equidade Trata-se de teoria relativamente nova, segundo a qual a motivação está diretamente relacionada à percepção que o indivíduo tem a respeito da justiça de sua situação profissional. É também conhecida como teoria da comparação social. “O grau de equidade é definido em termos da razão entre a entrega individual (o esforço, por exemplo) e a recompensa, comparada a uma relação similar para outra pessoa que seja relevante em termos de comparação”7. Ou seja, o trabalhador faz entregas para a organização, e, em troca, recebe recompensas. O mesmo vale para outros trabalhadores. É normal que eles se comparem com seus pares. A equidade será maior se os empregados acharem que estão sendo recompensados de maneira justa, em relação à forma com que seus pares estão sendo recompensados. Assim, “O tema central [desta] teoria motivacional é que o maior determinante do desempenho e da satisfação no trabalho é o grau de equidade ou iniquidade percebido na situação profissional”8. Caso o indivíduo tenha uma percepção de que não há equidade, ele poderá ficar desmotivado ou insatisfeito, e isto terá reflexos em sua forma de se relacionar com a organização e com ela contribuir. Em última instância, ele poderia, inclusive, pedir demissão. Entre os autores que colaboraram para a elaboração desta teoria, podemos citar Adams, Festinger e Lawler. 1.7. Teoria da expectativa (ou expectância) de Victor Vroom Esta teoria é construída em função da relação entre três variáveis: Valência, força (instrumentalidade) e expectativa, referentes a um determinado objetivo. Valência, ou valor, é a “orientação afetiva em direção a resultados particulares. Pode-se traduzi-la como a preferência em direção, ou não, a determinados objetivos. Valência positiva atrai o comportamento em sua direção, valência zero é indiferente e valência 7 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 255. 8 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 255. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 11 negativa é algo que o indivíduo prefere não buscar”9. Em outras palavras, a valência tem a ver com o desejo do indivíduo em relação a determinado resultado. No caso de valência positiva, o resultado pode ser uma recompensa ou algo que o indivíduo deseja. Valência negativa é um evento que o indivíduo não quer que ocorra. Expectativa é o grau de probabilidade que o indivíduo atribui a determinado evento, em função da relação entre o esforço que vai ser despendido no evento e o resultado que se busca alcançar. Força, ou instrumentalidade, por sua vez, é o grau de energia que o indivíduo irá ter que gastar em sua ação para alcançar o objetivo. Parece complicado, né? Mas não é não, pessoal. Vamos ver um exemplo pra esclarecer esta teoria, que apenas expressa uma relação motivação ou ação em um contexto de trabalho. Se o indivíduo quer muito alguma coisa (uma promoção, por exemplo), pode-se dizer que esta promoção tem alta valência. Para conseguir esta promoção, ele vai ter que trabalhar mais, vai ter que abrir mão de uma série de coisas da sua vida, vai ter que colocar energia nestas ações (força). Ao tomar a decisão de se dedicar a isto ou não, ele vai levar em consideração a probabilidade (expectativa) de alcançar a promoção (alta valência). Ficou mais claro com este exemplo? Esta relação pode ser expressa pela fórmula matemática M = E x I x V, onde M é motivação, e é expectativa, i é instrumentalidade e v é valência. Acabamos de estudar que, na teoria da expectativa, a motivação é dada em função da fórmula M = E x I x V. Agora, se vier um item de prova dizendo que a fórmula é M = E x V, o gabarito será “certo”! A verdade é que há as duas fórmulas, sendo esta mais simples a original usada por Victor Vroom. O próprio Antonio Maximiano apresenta a última fórmula utilizada. Vejam o que diz o Maximiano a respeito deste assunto: “De acordo com a teoria da expectativa, a motivação é função da crença de que é possível alcançar um resultado, multiplicada pelo valor atribuído ao resultado: Motivação = Expectativa (crença de que o esforço produz o resultado) x valor atribuído ao resultado. A teoria da expectativa procura explicar a cadeia de causas e efeitos 9 Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002, p. 256. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 12 que liga o esforço inicial ao resultado ou recompensa final. Os componentes principais da teoria da expectativa são os seguintes: o valor dos resultados, a associação entre o desempenho e a recompensa e a associação entre o esforço e o desempenho”10. Leiam e julguem a afirmação abaixo, da Esaf: Questão 4 (Esaf / Enap 2006) A teoria motivacional daexpectativa tem como pressuposto a idéia de que o indivíduo na organização tende a comparar as recompensas recebidas por ele com as recompensas recebidas por outras pessoas na organização. Claramente, a teoria motivacional descrita, na qual o indivíduo compara as recompensas recebidas por ele e por outras pessoas da organização, refere-se à teoria da equidade, também conhecida como teoria da comparação social. Afirmativa, portando, incorreta. 1.8. Teorias X e Y de McGregor O psicólogo americano Douglas McGregor (1906-1964) afirmava que havia duas abordagens principais de motivação e liderança: as teorias X e Y. A teoria X apresentava uma visão negativa da natureza humana: pressupunha que os indivíduos são naturalmente preguiçosos, não gostam de trabalhar, precisam ser guiados, orientados e controlados para realizarem a contento os trabalhos. É o famoso chicote, pessoal. Esta teoria resulta em práticas gerenciais autoritárias. A teoria Y é o oposto: diz que os indivíduos são auto-motivados, gostam de assumir desafios e responsabilidades e irão contribuir criativamente para o processo se tiverem suficientes oportunidades de participação. 2. Empoderamento Empoderar é dar poder. Empoderamento é uma tendência contemporânea, principalmente em organizações flexíveis, que incentivam a autonomia e a descentralização. Em linhas gerais, o empoderamento é a distribuição, entre muitos da organização, de autoridade, poder de ação, de tomada de decisão etc. Chiavenato nos ensina que o objetivo do empoderamento, tradução da expressão anglófona empowerment, é simples: 10 Maximiano, Teoria Geral da Administração, p. 253. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 13 “Transmitir responsabilidade e recursos para todas as pessoas, a fim de obter a sua energia criativa e intelectual, de modo que possam mostrar a verdadeira liderança dentro de próprias esferas individuais de competências e também, ao mesmo tempo, ajudar a enfrentar os desafios globais de toda a empresa”11. Chiavenato destaca os seguintes princípios para fazer o empoderamento das pessoas: • Dar às pessoas um trabalho em que elas se sintam importantes; • Dar as pessoas plena autoridade e responsabilidade, independência e autonomia em suas tarefas e recursos; • Permitir que as pessoas tomem decisões a respeito de seu trabalho; • Dar visibilidade às pessoas ao proporcionar reconhecimento pelos seus esforços e resultados; • Construir relacionamentos entre as pessoas, ligando-as com pessoas mais importantes e apoiando-as através de líderes e impulsionadores; • Mover a informação em todos os níveis. Informação é poder e habilita as pessoas a pensar e a agir melhor; • Pedir a opinião das pessoas a respeito dos assuntos de trabalho. Fazer com que elas se sintam as donas dos processos de trabalho. Fazer com que elas tenham orgulho de pertencer à organização; • Acentuar a colaboração e o espírito de equipe. Empoderar pessoas e empoderar equipes. • Ajudar as pessoas empoderadas a empoderar as demais. Estenda o empowerment a todos os níveis e áreas da organização. Transformar as velhas regras e regulamentos em meios para divulgar a informação, opiniões e idéias por toda a organização. 3. Comunicação organizacional Uma comunicação efetiva é ainda um desafio para muitas organizações. Ao longo do tempo, percebeu-se que uma comunicação aberta e honesta é melhor que uma comunicação restrita. De fato, se os funcionários conhecerem claramente a situação da organização e como o seu trabalho impacta nos resultados, a tendência de que eles 11 Chiavenato, Gestão de Pessoas, p. 182-183. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 14 contribuam é maior. Há também uma forte ligação entre comunicação, motivação e desempenho. Uma empresa que comunica, de maneira clara e objetiva, suas diretrizes, prioridades e valores, tende a ter um corpo de funcionários mais motivados e com melhor desempenho. Entretanto, fatores como cultura organizacional conservadora e estruturas excessivamente burocráticas dificultam o desenvolvimento da comunicação aberta, principalmente entre superiores e subordinados. Devemos fixar então quais são as funções básicas da comunicação dentro das organizações: Controle: a comunicação é utilizada para controlar os funcionários quando mensagens de orientação e acompanhamento das tarefas são emitidas, assim como quando o funcionário deve reportar questões específicas de seu trabalho a seu superior. Motivação: a comunicação facilita a motivação à medida que esclarece aos funcionários o que deve ser feito, avalia a qualidade do seu desempenho e orienta sobre o que fazer para melhorá-lo. Expressão emocional: é por meio da comunicação que os funcionários expressam os seus sentimentos, satisfações e frustrações. Informação: a comunicação apóia o processo de tomada de decisões, fornecendo aos decisores as informações necessárias para a identificação e avaliação de alternativas. A comunicação é utilizada também para compartilhar com os funcionários as diretrizes e objetivos organizacionais, de modo que todos contribuam para sua consecução. 33..11.. Comunicação formal e informal na organização. Para entendermos melhor os conceitos de comunicação formal e informal, relembremos os conceitos de organização formal e informal. A organização formal é aquela estabelecida pela estrutura organizacional, pelas relações formais de autoridade e hierarquia. Está representada graficamente pelo organograma da empresa. “A organização informal é uma rede de relações pessoais e sociais, não estabelecidas ou solicitadas pela organização formal, mas que surge espontaneamente das relações entre as pessoas. Na organização informal enfatizam-se as pessoas e suas afinidades, ao passo que na ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 15 formal enfatizam-se as posições oficiais em termos de autoridade e responsabilidade”12. Vejamos, então, as características da comunicação nessas duas estruturas. 3.1.1. Comunicação formal nas organizações A comunicação formal é aquela que utiliza os canais estabelecidos formalmente pela organização. Essa comunicação pode ocorrer em três direções: descendente, ascendente e horizontal. Comunicação descendente A comunicação descendente é aquela que emerge de um nível hierárquico superior, sendo direcionada a um nível hierárquico inferior. Acontece, por exemplo, quando um gerente dá uma ordem a um subordinado. Esse tipo de comunicação é realizado por meio de reuniões, comunicados, manuais, correio eletrônico, memorandos etc. De acordo com Chiavenato13, as comunicações descendentes tratam dos seguintes assuntos: • Implementação de objetivos, estratégias e metas: a comunicação descendente proporciona direção para os níveis mais baixos da organização. • Instruções no trabalho: São diretivas sobre como fazer o trabalho e como relacioná-lo com outras atividades organizacionais. • Práticas e procedimentos: São mensagens que definem políticas, regras, regulamentos, benefícios e estrutura organizacional. • Retroação de desempenho: São mensagens que avaliam como as pessoas estão realizando suas tarefas. • Doutrinação: São mensagens destinadas a motivar as pessoas a adotarem a missão e os valores culturais da organização. Falar a mesma língua dos funcionários é um desafio constante para a alta administração. “Folhetos coloridos, caras apresentações de multimídiae reuniões elaboradamente planejadas frequentemente fracassam na tentativa de atingir a compreensão dos funcionários. A chave para uma comunicação melhor está não apenas na cor, na ação e nos recursos eletrônicos, mas também em gerentes mais 12 Davis, p.120. 13 Chiavenato p. 535 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 16 humanamente orientados e sensíveis às necessidades humanas, que se preparam cuidadosamente e antecipam problemas”14. Comunicação ascendente A comunicação ascendente é aquela que flui dos níveis hierárquicos inferiores para os superiores. É a comunicação feita “de baixo para cima”. É um tipo muito importante de comunicação, necessário para que a organização conheça as necessidades e expectativas dos seus colaboradores. Para Chiavenato, as comunicações ascendentes se manifestam das seguintes formas: • Problemas e exceções: São mensagens que descrevem problemas, desvios ou anormalidades em relação ao desempenho rotineiro, a fim de chamar a atenção do topo para as dificuldades. • Sugestões para melhoria: São mensagens com idéias para melhorar procedimentos relacionados com a tarefa, a fim de aumentar a qualidade ou eficiência. • Relatórios de desempenho: Relatórios periódicos que informam a administração sobre o desempenho de pessoas ou unidades organizacionais. • Greves e reclamações: São mensagens sobre queixas e conflitos que os funcionários enviam para o alto da hierarquia, a fim de que uma possível solução seja providenciada. • Informação contábil e financeira: São mensagens relacionadas com custos, recebimento de contas, volume de vendas, lucros projetados e outros assuntos de interesse da alta administração. A comunicação ascendente enfrenta várias dificuldades. Muitas vezes os gerentes evitam levar alguns problemas para a alta cúpula, pois isso pode significar a admissão de um erro. Dessa forma, a comunicação pode demorar muito a ocorrer e a solução do problema pode ser inviabilizada. Outro fator muito comum é o que chamamos de filtragem. “Esta filtragem parcial das informações ocorre por causa da tendência natural do subordinado em dizer ao seu superior apenas aquilo que ele acha que aquele quer ouvir”15. Outro problema está ligado à necessidade de resposta do funcionário. 14 Davis, p.15 15 Davis, p.20 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 17 Quando um funcionário emite uma mensagem para um nível hierárquico superior, ele, legitimamente, cria a expectativa de receber um retorno. Se esse retorno for rápido e honesto o funcionário será estimulado a continuar enviando mensagens ascendentes. Entretanto, se não houver um retorno claro, novas mensagens ascendentes serão frustradas. Antes de passarmos ao próximo tópico, é necessário ressaltar que tanto a comunicação ascendente como a descendente são tipos de comunicações verticais. A comunicação horizontal Comunicação horizontal é o intercâmbio lateral ou diagonal de mensagens entre pares ou colegas, buscando informar e solicitar atividades de suporte e coordenação. De acordo com Chiavenato16, esse tipo de comunicação ocorre em três categorias: • Solução de problemas intradepartamentais: Mensagens trocadas entre membros do mesmo departamento a respeito do cumprimento de tarefas. • Coordenação Interdepartamental: Mensagens entre departamentos diferentes, visando ao cumprimento de projetos ou tarefas conjuntas. • Assessoria de staff para os departamentos de linha: Mensagens que vão dos especialistas assessores para os administradores de linha para ajudá-los em suas atividades. Por exemplo, o assessor de comunicação pode apoiar um gerente de produção na consecução de alguma atividade informativa. 3.1.2. Comunicação informal nas organizações A comunicação informal é o contato espontâneo entre as pessoas dentro da organização, em que não são utilizados os canais de comunicação formais. “As comunicações informais coexistem com as comunicações formais, mas podem ultrapassar níveis hierárquicos ou cortar cadeias de comando verticais para conectar quaisquer pessoas da organização”17. Os canais informais podem ser utilizados conscientemente pela alta 16 Chiavenato, p.536 17 Chiavenato, p.537 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 18 cúpula da organização ou não. Muitos dirigentes adotam a pratica de falar diretamente com empregados enquanto andam pela organização. Eles desenvolvem contatos informais com os funcionários e tomam conhecimento de como andam as suas unidades organizacionais. Essa técnica melhora as comunicações ascendentes e descendentes, pois aproximam os funcionários da alta cúpula. Por outro lado, existem redes de comunicação informal, de pessoa a pessoa, que não são oficialmente sancionadas pela organização. Esse tipo de rede interliga os empregados em todas as direções e em todos os níveis e tende a ser mais ativa em tempos de mudança, ansiedade, excitação e em épocas de crises18. O sistema de comunicação informal muitas vezes não recebe a devida atenção da administração, que não tem conhecimento de seu enorme potencial. Entretanto, é por meio da comunicação informal que os funcionários exteriorizam seus sentimentos. Essa rede de comunicação informal deve ser identificada como um elemento da cultura organizacional. 33..22.. Redes de comunicação organizacional As redes de comunicação mostram a forma como um grupo de pessoas interage para a troca de informações. São conhecidas também como a forma de organização da transmissão das informações de acordo com a maneira com que os canais de comunicação estão organizados. Em uma rede centralizada, os membros da equipe devem se comunicar por meio de um indivíduo para resolver os problemas ou tomar decisões. Já nas redes descentralizadas, as pessoas podem se comunicar livremente com os outros membros. As redes centralizadas são mais adequadas para prover soluções rápidas para problemas simples, já que a decisão não precisa ser amplamente discutida e, como é tomada por uma só pessoa, evita distorções. Já os problemas complexos são mais facilmente resolvidos pelas redes descentralizadas, porque todas as informações necessárias são compartilhadas e não ficam restritas a uma só pessoa. Entretanto, a possibilidade de haver distorções é maior. Vejamos os principais tipos de rede: 18 Idem, p.537 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 19 Redes centralizadas • linha ou cadeia: segue a cadeia formal de comando. Cada membro comunica-se no máximo com dois outros membros, um superior e outro inferior hierarquicamente. • Roda ou estrela: A partir de um eixo central, um membro da equipe conecta-se a todos os outros.(emergência de um líder). • Rede em “Y”: nesse caso também há um membro que atua como eixo central, mas não chega a se comunicar diretamente com todos os outros. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 20 Redes descentralizadas: • Círculo: cada colaborador se comunica com outros dois, mas não há relação de hierarquia. • Rede de conexão total: cada colaborador se comunica diretamente todos os outros. É típica de equipes auto-gerenciadas. 33..33.. Habilidades e elementos da comunicação Todo processode comunicação é composto dos seguintes elementos: Fonte (emissor): Pessoa que emite a mensagem. Transmissor: Meio ou aparelho utilizado para codificar a idéia a ser transmitida. São os símbolos, sinais ou gestos utilizados para colocar a informação em uma forma que possa ser recebida e compreendida pelo destinatário. Canal: Meio pelo qual a mensagem flui entre a fonte e o destino. É o espaço ou ambiente que envolve os elementos envolvidos no processo de comunicação. Pode ser também o meio escrito ou falado ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 21 utilizado para fluir a mensagem. Receptor: Meio ou aparelho que decodifica ou interpreta a mensagem para dar-lhe um significado. Destino: Pessoa que deve receber a mensagem e compartilhar o seu significado. Ruído: Qualquer distúrbio indesejável dentro do processo de comunicação que afeta a mensagem enviada pela fonte ao destino. Retroação: Processo pelo qual o destinatário retorna o que ele percebe a respeito da mensagem. É uma poderosa ajuda para a eficácia da comunicação e minimização de ruídos, porque permite que a fonte verifique se o destinatário recebeu e interpretou corretamente a mensagem. Por exemplo, quando alguém escreve um e-mail, esta pessoa é o emissor. O transmissor é a escrita, por meio das letras (símbolos) utilizadas para construir as frases na língua portuguesa. O canal é a internet. A recepção é feita por meio da leitura e o destino é a pessoa que irá receber o e-mail. Caso essa pessoa responda o e-mail (mesmo que por meio de outro canal – pessoalmente, por telefone), teremos uma retroação do processo. Podemos acrescentar também o elemento contexto no processo comunicativo, já que a situação pode influenciar fortemente a comunicação. Em um contexto uma mensagem pode representar uma coisa e em outro contexto significar algo totalmente diferente. Habilidades da comunicação são os requisitos necessários para que a comunicação seja eficaz. Sabemos que a forma de comunicação mais utilizada nas relações interpessoais é a comunicação verbal (oral ou escrita). Durante muito tempo, cultivou-se a idéia de que uma boa comunicação dependia basicamente da capacidade de expressão e persuasão. Essa capacidade reflete-se na habilidade de utilizar a linguagem adequada à situação, oferecer informações claras e completas, usar múltiplos canais para estimular vários sentidos do ouvinte. Para garantir a eficácia da comunicação o ideal é, sempre que possível, estar face a face com o receptor, pois essa é a melhor maneira de receber feedbacks imediatos. Hoje, a capacidade de saber ouvir também é reconhecida como fundamental para que a comunicação seja efetiva. O ouvinte atento escuta as palavras observando e percebendo seus significados subjacentes. Ou seja, sabe “ler nas entrelinhas”. É característica da ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 22 escuta ativa a vontade e a capacidade de escutar a mensagem inteira (verbal e não-verbal), e responder apropriadamente ao conteúdo e à intenção (sentimentos, emoções etc.) da mensagem. É importante também que o ouvinte estabeleça empatia com o emissor, colocando-se no seu lugar para compreender melhor a mensagem e suas intenções. Mesmo com uma escuta ativa, muitas vezes a comunicação não se completa devido à existência de ruídos em qualquer um dos elementos do processo comunicativo. Para minimizar os ruídos, além do feedback, os participantes da comunicação podem recorrer ao que chamamos de redundância. Redundância é um recurso utilizado para chamar a atenção, por meio da repetição de frases e informações importantes para que o receptor compreenda a mensagem. Outra forma importante de comunicação interpessoal é a comunicação não-verbal, baseada nas mensagens emitidas pela forma como as pessoas usam seu corpo, gestos e voz na transmissão de mensagens. Muitas vezes alguém está falando algo, mas pelo tom de voz e pela postura já interpretamos a mensagem de outra forma, não é verdade? A comunicação humana é, hoje, entendida como contingencial (situacional), ou seja, depende fortemente do contexto em que ocorre e das pessoas envolvidas. Isso ocorre porque “o processo de comunicação está intimamente relacionado ao sistema cognitivo de cada pessoa. A cognição representa aquilo que as pessoas sabem a respeito de si mesmas e do ambiente que as rodeia. O sistema cognitivo funciona como um padrão de referência, que filtra ou amplifica as comunicações da pessoa com seu ambiente”19. Isso quer dizer que a comunicação interpessoal depende dos padrões de referência de cada pessoa. Quando os padrões de referência, que são influenciados pela cultura, são muito diferentes, o processo comunicativo é dificultado, pois cada um tende a interpretar as situações de maneira diversa. Tanto o contexto como os padrões de referência influenciam na ocorrência de consonância ou dissonância na comunicação. A consonância ocorre quando o significado da mensagem enviada pela fonte é semelhante ao percebido pelo destino. Já a dissonância ocorre quando o significado percebido pelo destino é divergente daquele emitido pela fonte. Podemos ter ainda o que chamamos de dissonância cognitiva. “Se uma pessoa tem cognições (percepções) 19 Chiavenato, p.524 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 23 sobre si mesma e seu ambiente que são inconsistentes entre si, isto é, se uma cognição implica o oposto da outra, então ocorre um estado de inconsciência ou conflito interno chamado dissonância cognitiva”.20 As barreiras à comunicação são aqueles obstáculos que impedem que a mensagem seja transmitida e compreendida de forma efetiva. Davis21 classifica as barreira à comunicação da seguintes maneira: Barreiras pessoais: são interferências que surgem das emoções humanas, dos valores ou de maus hábitos de escuta. Todos nós já vivenciamos como nossos sentimentos pessoais podem limitar nossas comunicações com outras pessoas tanto no trabalho como na vida privada. As barreiras pessoais freqüentemente envolvem uma distância psicológica entre as pessoas, que pode ser definida como um sentimento de estar emocionalmente separado. Nossas emoções atuam como filtro em quase todas as nossas comunicações. Vemos e ouvimos aquilo que estamos emocionalmente “sintonizados” para ver e ouvir. Assim, a comunicação não pode ser completamente separada da nossa personalidade. Barreiras físicas: São obstáculos presentes no ambiente onde se dá a comunicação. Por exemplo, um barulho repentino que abafa a voz do locutor, uma distância grande que impede a conversa entre duas pessoas, problemas técnicos em aparelhos como telefones, computadores e rádios etc. Barreiras semânticas: Surgem das limitações dos símbolos com os quais nos comunicamos. Ocorrem quando não escolhemos as palavras, os gestos e os sinais mais adequados à situação. Por exemplo, se um palestrante do sul do Brasil proferir uma palestra no nordeste e utilizar expressões regionais sulistas ele estará criando uma barreira semântica, pois os seus ouvintes não compartilham do significado das expressões utilizadas. O mesmo valeria para um palestrante nordestino que, no sul, utilizasse expressões regionais do nordeste. Já Chiavenato22 cita as seguintes barreiras à comunicação (fontes de ruído): • Preconceitos pessoais; 20 Idem, p.525 21 Davis, p 9-10 22 Chiavenato, p.529. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIAE EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 24 • Interpretações pessoais equivocadas; • Inabilidade de comunicação; • Dificuldade com o idioma; • Pressa ou urgência; • Desatenção ou negligência; • Desinteresse; • Emoção ou conflito; • Superficialidade; • Baixa motivação. A remoção das barreiras e dos ruídos é o ponto de partida para se conseguir um ambiente de comunicação aberto e franco entre as pessoas. Mas os obstáculos existentes são incontáveis. Podemos destacar ainda as seguintes barreiras à comunicação: Sobrecarga de Informações: excesso de informação, quando temos mais informações do que somos capazes de ordenar e utilizar. Em relação à comunicação não vale aquela idéia de “quanto mais melhor”. O excesso pode confundir as pessoas e tornar a comunicação enfadonha. Percepção seletiva: ocorre quando a pessoa percebe apenas alguns elementos da mensagem comunicada, devido à sua percepção individual. “as necessidades, influências sociais e culturais, atitudes e vontades de cada pessoa interagem para determinar quais estímulos são importantes de serem percebidos.” Muita atenção a esse conceito, pois a percepção seletiva é frequentemente cobrada em provas! Tipos de informações: as pessoas tendem a ter uma abertura maior para as idéias que vão ao encontro daquilo que elas já sabem e acreditam. Informações que contradizem suas crenças e valores podem ser rejeitadas a priori. Fonte de informações: como algumas pessoas contam com mais credibilidade do que outras, pode haver uma tendência a dar maior atenção a essas pessoas em qualquer situação. Defensidade: ocorre quando um ou mais dos envolvidos no processo comunicativo assume uma postura defensiva. Indivíduos que se sintam ameaçados ou sob ataque tenderão a reagir de maneiras que diminuem a probabilidade de entendimento mútuo. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 25 4. Gestão da informação e do conhecimento 4.1. Gestão da informação O edital nos fala em informação e conhecimento. É necessário diferenciar o conhecimento dos dados e informações, que são agregações menores. Para compreendermos melhor esse tópico, é importante ressaltar alguns conceitos, quais sejam23: • Dado: é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz à compreensão de determinado fato ou situação. • Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar uma decisão. Comparem estes conceitos acima com os abaixo, que retirei de uma prova da Esaf (MPOG) do ano passado. Prestem atenção nisso e nas questões, pessoal! É assim que aprendemos como determinada banca pode cobrar um conteúdo. Dados são um conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos e que, em um contexto organizacional, são utilitariamente descritos como registros estruturados de transações, mas nada dizem sobre a própria importância ou relevância. Informações são dados interpretados, dotados de relevância e propósito, portanto, significado, ou seja: a informação visa a modelar a pessoa que a recebe no sentido de fazer alguma diferença em sua perspectiva ou insight. O conhecimento, ao contrário da informação, diz respeito a crenças, compromissos e ação. O conhecimento é função de uma atitude, perspectiva ou intenção, é específico ao contexto e é relacional. Podemos entender estes três níveis como formas crescentes de agregação. Dados são “fatos e números brutos, não resumidos e não analisados”. Já as informações são “dados que foram convertidos num contexto significativo e útil para o receptor”24. Ou seja, as informações contêm dados trabalhados para serem úteis no processo decisório. 23 Oliveira, p.24-25 24 Daft, p. 497. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 26 Vamos pensar em um exemplo prático, para que vocês possam visualizar melhor esses conceitos. Pensem na afirmação “A empresa produziu 100 pares de sapatos no mês de junho”. Vocês saberiam dizer se foi uma produção boa ou ruim? Provavelmente não, pois é apenas um dado. Se falamos que “houve um aumento de 10% das vendas de sapatos no mês de maio e, no mês de junho, a empresa aumentou em 15% a produção”, a situação é diferente. Nesse caso, já temos uma informação que pode ajudar o executivo na tomada de decisão. As informações são importantes para a organização, como insumos primários para processos de trabalho, tomada de decisão, formulação das estratégias etc. Daft ensina que o importante é a organização dispor de informações úteis, também chamadas “informações de alta qualidade”. Para que elas sejam úteis, precisam apresentar as seguintes características: - Tempo. Devem estar disponíveis no tempo necessário, ou seja, quando forem requeridas; - Conteúdo: Informações corretas, concisas, relevantes, precisas, livres de erros; - Forma: Devem ser apresentadas de forma ordenada, acessível ao usuário, em um formato adequado. Atualmente, com a abundância de meios de comunicação e a velocidade com que as informações se propagam e a pressão pela tomada de decisões corretas, cada vez mais os gestores necessitam das informações certas na hora certa. Para isso, é necessário o desenvolvimento de sistemas de informações que auxiliem no processo de tomada de decisão, inclusive na administração pública. Assim, Nesse assunto, outro conceito importante é o de sistema de informação. Rebouças aborda assim tal tópico: “Sistema de informações é o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais”25. Temos agora o importante conceito de Sistema de Informações Gerenciais (SIG). Podemos entendê-lo como um processo que tem 25 Rebouças, SO&M, p. 25. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 27 dados como insumos. Estes dados serão trabalhados, interpretados, tornados úteis, ou seja, transformados em informações, de forma a subsidiar o processo decisório. Rebouças destaca como vantagens dos SIG para a empresa, medidas como: redução dos custos das operações; aumento da produtividade, melhoria no acesso às informações; melhoria nos serviços realizados e oferecidos; entre outras. Os SIG são utilizados nas mais diversas áreas da organização. Por exemplo, na área de gestão de pessoas. Em uma seleção para um cargo de chefia, será necessário coletar informações sobre o currículo do candidato, seu histórico funcional, suas avaliações de desempenho, suas competências etc. Imaginem processar todos esses dados de todos os candidatos sem um sistema estruturado. Um SIG poderia fornecer a comparação do perfil de cada candidato com o perfil requerido para o cargo. Mas é necessário frisar que a decisão da escolha da pessoa para o cargo seria do gestor, e não do sistema. Há uma tendência atualmente de se construírem sistemas integrados de informações, que possam utilizar os dados existentes para gerar informações que subsidiem a tomada de decisão em diferentes processos. Com o avanço cada vez maior da tecnologia, tendemos a pensar que todo SIG é um sistema informatizado e que a tecnologia é a peça chave na sua constituição. Isso não é verdade, pessoal! Nem sempre um SIG é suportado por tecnologia, apesar de, atualmente, isso ser o mais comum. Temos que entender também que a parte tecnológica é importante, mas é apenas o suportepara o SIG. Mais importante que a tecnologia é a capacidade de identificar quais são as informações relevantes, onde elas poderão ser encontradas e a capacidade de interpretação e decisão dos usuários do SIG. A finalidade primordial de um SIG é subsidiar a tomada de decisão, mas a decisão em si é eminentemente humana, o sistema não é o grande responsável. Portanto, a habilidade dos gestores em tomar decisões a partir de informações é primordial para o fortalecimento do sistema de informações gerenciais. O modelo do Gespública também fala em Informação e Conhecimento. Vejamos como este programa aborda tal critério: “O Critério Informação e Conhecimento aborda como a organização gerencia as informações e os indicadores de desempenho mais importantes da organização e dos seus referenciais comparativos e ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 28 como é feita a gestão do conhecimento na organização. Aborda, também, como as práticas relativas à gestão das informações da organização, a gestão das informações comparativas e a gestão do conhecimento são avaliadas e aperfeiçoadas”. No modelo do Gespública, tal critério abrange os itens “Gestão das informações da organização”, “Gestão das informações comparativas” e “Gestão do conhecimento”. 4.2. Gestão do Conhecimento Com a emergência de novos modelos de administração, deslocou-se o eixo gerador de valor nas organizações. Enquanto nas organizações tradicionais os principais ativos eram tangíveis, tais como máquinas, imóveis e recursos financeiros, nas novas organizações são valorizados as pessoas e os conhecimentos. Em uma época de rápidas transformações, é importante investir em conhecimento, pois rapidamente ele se torna obsoleto e precisa ser renovado e atualizado. A organização precisa, também, ser capaz de atuar em um ambiente de incertezas e de forte competitividade, e o conhecimento a irá auxiliar nesta atuação. Segundo Fleury e Júnior, “conhecimento pode ser definido como o conjunto de crenças mantidas por um indivíduo acerca de relações causais entre fenômenos, entendendo relações causais como relações de causa e efeito entre ações e eventos imagináveis e suas prováveis conseqüências. O conhecimento da empresa é fruto das interações que ocorrem no ambiente de negócios e se desenvolve através do processo de aprendizagem. O conhecimento pode ser entendido como o conjunto de informações associadas à experiência, à intuição e aos valores”26. Organizações podem ser entendidas como comunidades de conhecimento. Isto significa que a organização é um espaço de produção e de disseminação de conhecimento. Cada vez mais, o conhecimento deve estar disponível para todos na empresa, para que possa ser utilizado em diferentes processos de trabalho, de forma que os produtos dela tenham cada vez mais valor. Quando estudamos o conhecimento, temos que conhecer o fenômeno da aprendizagem. Já houve quem dissesse que viver é aprender. Uma criança aprende na escola, mas também aprende brincando na rua. Aprendemos lendo livros, mas também aprendemos com nossos 26 As pessoas na organização, p. 139. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 29 relacionamentos. Aprendemos pela experiência. Se colocarmos o dedo na tomada, isso causará um choque e nos machucará, e provavelmente não repetiremos esta ação. Percebam que a aprendizagem sempre envolve algo do mundo exterior, algo com que nos relacionamos. Assim, a aprendizagem é entendida como uma mudança causada pela nossa relação com o mundo exterior. Este processo é muito importante para as organizações, já que elas buscam sempre a mudança – e esta mudança deve decorrer de aprendizados. Conforme nos ensinam Fleury e Júnior27, a aprendizagem nas organizações ocorre em três níveis: - nível do indivíduo: é o primeiro nível do processo de aprendizagem. Está carregado de emoções positivas ou negativas, por meio de caminhos diversos. - nível do grupo: a aprendizagem pode vir a constituir um processo social partilhado pelas pessoas do grupo. - nível da organização: o processo de aprendizagem individual, de compreensão e interpretação partilhados pelo grupo, torna-se institucionalizado e se expressa em diversos artefatos organizacionais, como estrutura, regras, procedimentos e elementos simbólicos. As organizações desenvolvem memórias que retêm e recuperam informações. Assim, quando falamos na aprendizagem no nível da organização, os mecanismos que recuperam estas informações e conhecimentos aprendidos são mecanismos de gestão do conhecimento. Outros conceitos que devemos diferenciar são os de aprendizagem formal e informal. Aprendizagem formal é aquela que resulta de treinamentos ou de ações estruturadas, pensadas, com objetivos claros. Aprendizagem informal é aquela que resulta de interações, de processos soltos ou não estruturados previamente. No atual contexto de rápidas mudanças e busca por competitividade, a aprendizagem é fundamental para as organizações. É por meio dela que as organizações irão aperfeiçoar seus mecanismos de funcionamento, com base em erros e experiências passadas, e com base na prospecção do futuro. 27 As pessoas na organização, p. 143. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 30 Assim, as pessoas deverão ser incentivadas a inovarem, a experimentarem novos métodos. A aprendizagem normalmente leva à geração de conhecimento. O conhecimento pode ter duas naturezas (cobradas em prova de concursos, galera!): pode ser tácito ou explícito. Conhecimento explícito é aquele que normalmente está formalizado na organização. Ele pode ser facilmente transmitido e comunicado, seja oralmente, seja de forma escrita. Pode ser incluído em manuais e padrões organizacionais. Conhecimento tácito é mais pessoalizado, implícito, de difícil formalização. Normalmente ele deriva da experiência prática de um indivíduo ou grupo e ainda não é utilizado por outros setores da organização. Existe um modelo de gestão e disseminação do conhecimento bastante famoso, que utiliza os conceitos de conhecimento tácito e explícito. É o processo de criação de conhecimento segundo Nonaka e Takeuchi. Também é chamado de espiral do conhecimento, pois as quatro etapas formam uma espiral que deve rodar de forma contínua. Para eles, o conhecimento é gerado por indivíduos, por meio de quatro relações possíveis entre conhecimento tácito e conhecimento explícito: socialização, externalização, internalização e combinação. Socialização é a conversão do conhecimento tácito em novo conhecimento tácito. Normalmente se dá por meio do compartilhamento de experiências pessoais ou pela experimentação no local de trabalho. Externalização é a transformação do conhecimento tácito em conhecimento explícito. Combinação é a união e reconfiguração entre diferentes conhecimentos explícitos. Pode ser a combinação entre atas de reunião, manuais, processos de trabalho, monografias, discursos orais e outros documentos. A internalização é o processo de incorporação do conhecimento explícito no conhecimento tácito. O indivíduo identifica o conhecimento explícito que é relevante para ele e o experimenta nas suas atividades diárias, transformando-o em conhecimento tácito. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 31 A figura abaixo28 representa estas quatro etapas: Vejam que a socializaçãoé de conhecimento tácito para tácito, a externalização é de tácito para explícito e por aí vai, até o fim da espiral, que se inicia novamente na socialização. Este modelo é simples, e foi cobrado da seguinte maneira na prova de EPPGG do ano passado: Questão 5 (Esaf / EPPGG MPOG 2008) Durante a última década, diversos autores têm demonstrado a importância do entendimento e da implementação dos conceitos, princípios, modelos e ferramentas de gestão do conhecimento como um novo paradigma para a boa gestão e o sucesso das organizações. De acordo com a literatura na área, a criação do conhecimento organizacional é uma interação contínua e dinâmica entre o conhecimento tácito e o conhecimento explícito, em um processo que conforma a “espiral do conhecimento”. Este processo compreende todos os modos de conversão do conhecimento listados abaixo, exceto: A) socialização, que consiste na conversão de conhecimento tácito em conhecimento tácito. B) progressão, que consiste na recombinação dialética das diversas modalidades, para produzir conhecimento novo. 28 Figura obtida em http://br.monografias.com/trabalhos3/gestao-conhecimento/Image3728.gif. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 32 C) combinação, que corresponde conversão de conhecimento explícito em conhecimento explícito. D) internalização, que equivale à transformação de conhecimento explícito para conhecimento tácito. E) externalização, representada pela conversão de conhecimento tácito em explícito. Esta questão trata do modelo de criação do conhecimento segundo Nonaka e Takeuchi, também conhecido como espiral do conhecimento. Acabamos de estudar os processos de socialização, (a) combinação (c), internalização (d) e externalização (e). A opção errada é a B. Progressão não é uma das etapas da espiral. As outras quatro etapas estão contempladas corretamente na questão. Gabarito: B. Outro modelo importante de gestão do conhecimento é o modelo de aprendizagem vivencial de Kolb. Para Kolb, a aprendizagem deve passar por quatro etapas, em um ciclo contínuo: experiência concreta, experimentação reflexiva, conceituação abstrata e experimentação ativa. Um último modelo que interessa para nós é o de Argyris e Schon. Estes dois autores discutiram a forma com que a organização soluciona problemas ou lida com experiências positivas ou negativas que levam à aprendizagem. A solução sistemática de problemas, com a aplicação de métodos consistentes do processo decisório, é uma das ferramentas de aprendizagem organizacional. O modelo de Argyris e Schon prevê esta solução ou o agrupamento de experiências em dois circuitos ou ciclos: ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 33 A maneira mais simples de resolver problemas é a aprendizagem de circuito simples (ou ciclo simples). Tratam-se simplesmente de ações corretivas, voltadas a atacar os erros que geraram os problemas. Esta aprendizagem se dá em um nível superficial, ou seja, ela não questiona políticas, métodos, valores e pressupostos. Temos, por outro lado, uma aprendizagem mais profunda, dita de circuito ou ciclo duplo, quando a as experiências ocorridas são utilizadas para atacar as causas do problema. A aprendizagem de ciclo duplo ocorre em um nível profundo, transformando políticas, valores e sistemáticas. Se, conforme vimos, o conhecimento é um recurso muito valioso, isso significa que ele precisa ser gerenciado pela organização para que ela alcance melhores resultados. Temos três pontos principais do conhecimento, relevantes para a ação estratégica: • a definição de qual conhecimento realmente vale a pena ser desenvolvido pela organização; • as formas pelas quais é possível que esse conhecimento venha a ser compartilhado pelas pessoas, constituindo vantagem para a organização; • as formas pelas quais o conhecimento que constitui vantagem da organização pode ser protegido29. Para que o conhecimento agregue valor à organização, ele deve ter algumas características: deve ser transferível internamente, deve poder ser agregado aos processos de trabalho e a conhecimentos previamente existentes, deve possibilitar que o valor produzido pelo conhecimento traga retorno ao seu produtor, deve ser trabalhado por indivíduos especialistas em gestão do conhecimento e deve ser importante para a produção30. A organização deve implementar mecanismos para identificar os conhecimentos e competências instaladas. Uma das ferramentas importantes da gestão do conhecimento é o banco de talentos, uma forma de mapeamento de competências e identificação de talentos da empresa, que poderão ser contatados quando o conhecimento que elas possuem seja necessário. A Esaf cobrou isso assim no ano passado: 29 As pessoas na organização, p. 141. 30 As pessoas na organização, p. 142. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 34 Questão 6 (Esaf / CGU 2008) Nos dias de hoje, terra, capital e mão- de-obra não se constituem os únicos fatores de produção. A informação e o conhecimento se agregam a estes, visto que são fontes de inovação e de vantagem competitiva. A implantação da gestão do conhecimento numa organização pressupõe ........... Selecione a opção que não completa corretamente a frase acima. a) a oferta de soluções contínuas para problemas concretos. b) a construção e reconstrução do conhecimento a partir de interações sociais. c) o mapeamento, registro e compartilhamento do conhecimento. d) a transferência do conhecimento organizacional. e) a constituição de bancos de talentos e sua disseminação. Nessa questão, a Esaf pede pressupostos da gestão do conhecimento, listados nas opções de a a d. Os bancos de talentos, citados na letra e, realmente existem e são importantes para a gestão do conhecimento, mas como ferramentas e técnicas, não como pressupostos. Gabarito: E. Uma abordagem completa de gestão do conhecimento deve permitir que ele circule e seja disseminado na organização. Isto pode ocorrer por diferentes mecanismos, tais como ações educacionais, divulgação de documentos com conhecimentos explícitos e rotação de pessoas em diferentes unidades. A Esaf já definiu assim a gestão do conhecimento: Questão 7 (Esaf / STN 2005) Por gestão do conhecimento se entende um processo integrado que se destina a criar, organizar, disseminar e intensificar o conhecimento para melhorar o desempenho global da organização. A gestão do conhecimento compreende um processo voltado para identificar, criar, disseminar, proteger o conhecimento, de forma potencializar seu uso e melhorar o desempenho da organização. Afirmativa correta. Outro ponto relevante, na gestão do conhecimento, é a utilização de ferramentas de tecnologia da informação. Estas ferramentas são ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 35 mero apoio, e devem ser utilizadas para potencializar a gestão do conhecimento. 5. Leituras complementares Teorias motivacionais: http://www.gerenciamento.ufba.br/MBA%20Disciplinas%20 Arquivos/Lideranca/Teorias%20Motivacionais%20Pontif%C 3%ADcia%20Universidade%20Cat%C3%B3lica%20de%20 %E2%80%A6.pdf Gestão do conhecimento como modelo empresarial: http://www1.serpro.gov.br/publicacoes/gco_site/m_capitul o01.htm 6. Lista de questões Questão 1 (Esaf / STN 2005) Uma forma de analisar o desempenho do indivíduo no trabalho éconhecer suas necessidades, interesses e aptidões. Outra é, analisar o tipo de fator, motivacional ou higiênico, preponderante na organização. Selecione a opção que explicita corretamente o significado do enunciado. a) Fator higiênico refere-se ao exercício da responsabilidade. b) Fator motivacional refere-se a política de remuneração adotada pela empresa. c) O desempenho do indivíduo depende do conhecimento acumulado na empresa. d) Necessidades, interesses e aptidões dizem respeito à motivação externa do indivíduo. e) O desempenho do indivíduo depende de motivos internos e externos. Questão 2 (Esaf / STN 2008) São características das teorias motivacionais de Maslow e Herzberg, respectivamente: ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 36 a) as necessidades humanas podem ser colocadas em uma hierarquia de importância; e há uma alta correlação entre a necessidade de realização e o desenvolvimento eficaz da organização. b) as necessidades mais básicas do homem são as fisiológicas e as de segurança; e os administradores com grande poder usam esses poderes mais em benefícios de si próprios que da organização. c) as necessidades obedecem a uma hierarquia que pode ser influenciada pela cultura; os fatores motivadores relacionam-se com o contexto do trabalho. d) uma necessidade satisfeita não motiva mais o comportamento; e existem fatores que não motivam, mas que contribuem para a insatisfação se não estão presentes. e) a motivação gera grande necessidade de feedback para a organização; e um homem motivado deixa de se importar com as pequenas dificuldades do dia-a-dia, ainda que sejam perenes. Questão 3 (Esaf / TFC 2001) "A palavra motivação em termos genéricos abrange as causas ou os motivos que produzem determinado comportamento. No campo da administração, pessoa motivada significa alguém que demonstra alto grau de disposição para realizar uma tarefa." (Teoria Geral da Administração, Antonio Cesar Amaru Maximiano, 2ª edição, São Paulo, Atlas, 2000) Algumas teorias de motivação tendem a explicar quais os fatores que agem sobre as pessoas gerando um comportamento produtivo. Identifique a seguir a opção que explica o fator motivacional relacionado com o reconhecimento social. a) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social está preocupado em aumentar sua remuneração. b) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca ganhos de cunho material. c) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca a estima de seus colegas de trabalho. d) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social está preocupado com sua auto-realização interior. e) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca a realização de objetivos e interesses pessoais. Questão 4 (Esaf / CGU 2008) A motivação é algo presente em nossa vida desde o momento que nascemos e seu entendimento tem-se ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 37 constituído em um desafio para as pessoas que ocupam funções gerenciais. Assinale se as frases a seguir sobre motivação são verdadeiras ou falsas. I. Por motivação se entende uma força intrínseca que impulsiona na direção de alguma coisa. II. Estímulos são energias internas que determinam o comportamento dos indivíduos. III. A teoria de motivação conhecida como teoria da expectativa relaciona desempenho com recompensa. IV. A teoria de motivação de Maslow é conhecida como teoria das necessidades humanas. V. As motivações para o trabalho são iguais para indivíduos que exercem cargos do mesmo grupo ocupacional. Escolha a opção correta. a) I, II e III são verdadeiras. b) III, IV e V são falsas. c) II e V são verdadeiras. d) I, III e IV são verdadeiras. e) II, III e IV são falsas. Questão 5 (Esaf / CGU 2008) A comunicação é um exercício de mútua influência presente nas relações humanas de toda ordem. Nas organizações, assume vital importância para que metas e objetivos sejam atingidos. Selecione a opção que expressa corretamente conceitos, elementos, barreiras ou tipos de comunicação nas organizações. a) A escolha do canal, características pessoais, coerência entre o tom de voz e a comunicação verbal podem ser barreiras de comunicação presentes no receptor. b) A reunião é um mecanismo de comunicação organizacional que, além de conteúdo claro, deve ser conduzida de olho nas tarefas e nos relacionamentos. c) A decodificação de uma informação está sujeita a filtros por parte do emissor que seleciona, avalia, interpreta e decide o uso que fará da mensagem. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 38 d) Informar, esclarecer, comandar, avaliar desempenhos e situações, motivar e persuadir são alguns dos requisitos de uma boa comunicação. e) Os canais de comunicação informal, nas organizações, podem ser verticais – descendentes e ascendentes – ou horizontais. Questão 6 (Esaf / EPPGG MPOG 2008) Durante a última década, diversos autores têm demonstrado a importância do entendimento e da implementação dos conceitos, princípios, modelos e ferramentas de gestão do conhecimento como um novo paradigma para a boa gestão e o sucesso das organizações. De acordo com a literatura na área, a criação do conhecimento organizacional é uma interação contínua e dinâmica entre o conhecimento tácito e o conhecimento explícito, em um processo que conforma a “espiral do conhecimento”. Este processo compreende todos os modos de conversão do conhecimento listados abaixo, exceto: A) socialização, que consiste na conversão de conhecimento tácito em conhecimento tácito. B) progressão, que consiste na recombinação dialética das diversas modalidades, para produzir conhecimento novo. C) combinação, que corresponde conversão de conhecimento explícito em conhecimento explícito. D) internalização, que equivale à transformação de conhecimento explícito para conhecimento tácito. E) externalização, representada pela conversão de conhecimento tácito em explícito. Questão 7 (ESAF / STN 2008) Na disseminação do conhecimento, as interações que ocorrem entre o conhecimento tácito e explícito são classificadas em: socialização, externalização, combinação e internalização. Analise as opções que se seguem e assinale a correta. A) Na socialização e na combinação, acontece a conversão do conhecimento explícito para tácito. B) Na internalização, assim como na externalização, o conhecimento se converte de tácito para explícito. C) Na socialização e na internalização, não acontece conversão de conhecimento por interações tácitas. D) Na internalização e na combinação, o conhecimento convertido é o explícito. E) Na combinação e na externalização, acontece a conversão do conhecimento explícito para tácito. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 39 Questão 8 (Esaf / CGU 2008) Nos dias de hoje, terra, capital e mão- de-obra não se constituem os únicos fatores de produção. A informação e o conhecimento se agregam a estes, visto que são fontes de inovação e de vantagem competitiva. A implantação da gestão do conhecimento numa organização pressupõe ........... Selecione a opção que não completa corretamente a frase acima. a) a oferta de soluções contínuas para problemas concretos. b) a construção e reconstrução do conhecimento a partir de interaçõessociais. c) o mapeamento, registro e compartilhamento do conhecimento. d) a transferência do conhecimento organizacional. e) a constituição de bancos de talentos e sua disseminação. Questão 9 (Esaf / STN 2005) Escolha a opção que completa corretamente a frase a seguir: Por gestão do conhecimento se entende um processo integrado que se destina a a) criar, organizar, disseminar e intensificar o conhecimento para melhorar o desempenho global da organização. b) criar habilidades e organizar treinamentos em serviço para melhorar o desempenho global da organização. c) criar, organizar e disseminar informações para melhorar o desempenho global dos empregados. d) criar habilidades e organizar treinamentos em serviço para melhorar o desempenho global do nível gerencial. e) criar, organizar, disseminar e intensificar o conhecimento para melhorar o desempenho global do nível gerencial. Questão 10 (Esaf / Aneel 2006) A comunicação nas organizações torna-se uma ferramenta de gestão quando subsidia o processo de tomada de decisão. Assinale a opção que não indica de forma correta o cuidado que a empresa deve ter com o processo de comunicação para que este seja efetivo. a) Criar um ambiente favorável ao feedback. b) Construir um alto nível de confiança. c) Estimular o uso de meios eletrônicos de comunicação. d) Adequar os meios de comunicação ao público-alvo. e) Estar aberto a críticas. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 40 Questão 11 (Esaf / Aneel 2006) Identifique a opção que indica, em ordem seqüencial, elementos que constituem o processo de comunicação entre os membros da organização. a) Fonte, transmissão, escrita, fax, decodificação e resposta. b) Fonte, codificação, transmissão, recebimento, decodificação e feedback. c) Idéia, receptor, transmissão, codificação, recebimento e resposta. d) Idéia, escrita, recebimento, decodificação e feedback. e) Escrita, fax, codificação, transmissão, decodificação e resposta. Questão 12 (Esaf – Bacen 2002) Nas frases descritas a seguir, indique C para certo e E para errado; a seguir marque a opção que representa a seqüência correta. ( ) Existem pelo menos quatro modos de geração do conhecimento: o que se traduz por meio do compartilhamento do saber individual; o que permite relacionar idéias e conceitos para gerar novas formas de como realizar as coisas; o que é produzido por meio de treinamento técnico; e o que pode ser armazenado em um banco de dados. ( ) Um processo de gestão do conhecimento envolve um processo de descoberta. Equivale dizer: encontrar caminhos empresariais alternativos e estar apto a gerar vantagens competitivas; encontrar novas respostas por meio da revisão das premissas de análise; entender a situação, os meios e procurar respostas adequadas. ( ) As competências organizacionais e individuais são fundamentais para o processo de gestão do conhecimento. São elas as maduras, as emergentes e as de transição, ou seja, as que terão relevância no futuro, as que podem ter importância em um determinado momento e as que já fazem parte do capital intelectual da organização, respectivamente. ( ) A inteligência competitiva é o resultado da análise de informações coletadas no ambiente competitivo das organizações. É um processo investigativo que lida com informações de domínio público e obedece a limites éticos e legais. a) C-C-E-E b) C-E-E-C c) E-E-C-C d) E-C-C-E e) C-C-E-C 7. Questões comentadas Questão 1 (Esaf / STN 2005) Uma forma de analisar o desempenho do indivíduo no trabalho é conhecer suas necessidades, interesses e ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 41 aptidões. Outra é, analisar o tipo de fator, motivacional ou higiênico, preponderante na organização. Selecione a opção que explicita corretamente o significado do enunciado. a) Fator higiênico refere-se ao exercício da responsabilidade. b) Fator motivacional refere-se a política de remuneração adotada pela empresa. c) O desempenho do indivíduo depende do conhecimento acumulado na empresa. d) Necessidades, interesses e aptidões dizem respeito à motivação externa do indivíduo. e) O desempenho do indivíduo depende de motivos internos e externos. 1. Gabarito: E. A teoria bifatorial de Herzberg diz que a ação humana decorre de dois fatores principais: os higiênicos (“motivos externos”) e os motivacionais (“motivos internos”). Questão 2 (Esaf / STN 2008) São características das teorias motivacionais de Maslow e Herzberg, respectivamente: a) as necessidades humanas podem ser colocadas em uma hierarquia de importância; e há uma alta correlação entre a necessidade de realização e o desenvolvimento eficaz da organização. b) as necessidades mais básicas do homem são as fisiológicas e as de segurança; e os administradores com grande poder usam esses poderes mais em benefícios de si próprios que da organização. c) as necessidades obedecem a uma hierarquia que pode ser influenciada pela cultura; os fatores motivadores relacionam-se com o contexto do trabalho. d) uma necessidade satisfeita não motiva mais o comportamento; e existem fatores que não motivam, mas que contribuem para a insatisfação se não estão presentes. e) a motivação gera grande necessidade de feedback para a organização; e um homem motivado deixa de se importar com as pequenas dificuldades do dia-a-dia, ainda que sejam perenes. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 42 2. Gabarito: D. A alternativa correta enuncia que, para Maslow, uma necessidade satisfeita não motiva mais o comportamento, que passa a ser direcionado pelo nível superior da hierarquia das necessidades; e enuncia que, para Herzberg, um homem motivado é orientado por fatores intrínsecos, mesmo que haja dificuldades e pequenas barreiras exteriores. Questão 3 (Esaf / TFC 2001) "A palavra motivação em termos genéricos abrange as causas ou os motivos que produzem determinado comportamento. No campo da administração, pessoa motivada significa alguém que demonstra alto grau de disposição para realizar uma tarefa." (Teoria Geral da Administração, Antonio Cesar Amaru Maximiano, 2ª edição, São Paulo, Atlas, 2000) Algumas teorias de motivação tendem a explicar quais os fatores que agem sobre as pessoas gerando um comportamento produtivo. Identifique a seguir a opção que explica o fator motivacional relacionado com o reconhecimento social. a) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social está preocupado em aumentar sua remuneração. b) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca ganhos de cunho material. c) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca a estima de seus colegas de trabalho. d) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social está preocupado com sua auto-realização interior. e) O indivíduo que se motiva com base no reconhecimento social busca a realização de objetivos e interesses pessoais. 3. Gabarito: C. As necessidades de estima estão no quarto nível da teoria da hierarquia das necessidades de Maslow, e referem-se à motivação impulsionada pelo reconhecimento social de familiares, colegas de trabalho e pessoas próximas. Questão 4 (Esaf / CGU 2008) A motivação é algo presente em nossa vida desde o momento que nascemos e seu entendimento tem-se constituído em um desafio para as pessoas que ocupam funções gerenciais. Assinale se as frases a seguir sobre motivação são verdadeiras ou falsas. I. Pormotivação se entende uma força intrínseca que impulsiona na direção de alguma coisa. II. Estímulos são energias internas que determinam o comportamento dos indivíduos. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 43 III. A teoria de motivação conhecida como teoria da expectativa relaciona desempenho com recompensa. IV. A teoria de motivação de Maslow é conhecida como teoria das necessidades humanas. V. As motivações para o trabalho são iguais para indivíduos que exercem cargos do mesmo grupo ocupacional. Escolha a opção correta. a) I, II e III são verdadeiras. b) III, IV e V são falsas. c) II e V são verdadeiras. d) I, III e IV são verdadeiras. e) II, III e IV são falsas. 4. Gabarito: D. Vejamos as frases cobradas pela Esaf: I – Certo. Prestem atenção a esta definição de motivação. Quando a afirmativa fala em força intrínseca, fez uma pegadinha. Aqui, não falamos dos dois fatores de Herzberg, e sim do fato de que a motivação é uma força interna ao indivíduo que o impulsiona à ação. II – Errado. Estímulos são energias externas, não internas, que podem gerar uma resposta do indivíduo. Na motivação, o estímulo é associado às teorias do condicionamento humano, como, por exemplo, o behaviorismo. Tais teorias trabalham essencialmente com o binômio estímulo-resposta. III – Certo. A teoria da expectativa prevê que o indivíduo, ao relacionar três fatores (valência, expectativa e força) irá avaliar se vale a pena ter determinado desempenho e alcançar determinada recompensa. IV – Certo. A teoria de Maslow é conhecida por teoria da hierarquia das necessidades ou por teoria das necessidades humanas. V – Errado. Cada indivíduo pode ter motivações diferentes, dependendo de suas percepções, contexto individual etc. Questão 5 (Esaf / CGU 2008) A comunicação é um exercício de mútua influência presente nas relações humanas de toda ordem. Nas organizações, assume vital importância para que metas e objetivos sejam atingidos. Selecione a opção que expressa corretamente ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 44 conceitos, elementos, barreiras ou tipos de comunicação nas organizações. a) A escolha do canal, características pessoais, coerência entre o tom de voz e a comunicação verbal podem ser barreiras de comunicação presentes no receptor. b) A reunião é um mecanismo de comunicação organizacional que, além de conteúdo claro, deve ser conduzida de olho nas tarefas e nos relacionamentos. c) A decodificação de uma informação está sujeita a filtros por parte do emissor que seleciona, avalia, interpreta e decide o uso que fará da mensagem. d) Informar, esclarecer, comandar, avaliar desempenhos e situações, motivar e persuadir são alguns dos requisitos de uma boa comunicação. e) Os canais de comunicação informal, nas organizações, podem ser verticais – descendentes e ascendentes – ou horizontais. 5. Gabarito: B. A alternativa “a” não tem muito sentido. Barreiras são obstáculos à comunicação. Não faz sentido dizer que o canal é uma barreira presente no receptor. A alternativa “b” é a correta: a reunião é um mecanismo de comunicação frequentemente utilizado para gestão de tarefas e relacionamentos. A alternativa “c” está errada porque os filtros são do receptor, não do emissor. A opção “d” misturou conceitos da comunicação com outros conceitos, referentes à atuação gerencial. Finalmente, a alternativa “e” está errada porque se referiu aos canais formais de comunicação. Questão 6 (Esaf / EPPGG MPOG 2008) Durante a última década, diversos autores têm demonstrado a importância do entendimento e da implementação dos conceitos, princípios, modelos e ferramentas de gestão do conhecimento como um novo paradigma para a boa gestão e o sucesso das organizações. De acordo com a literatura na área, a criação do conhecimento organizacional é uma interação contínua e dinâmica entre o conhecimento tácito e o conhecimento explícito, em um processo que conforma a “espiral do conhecimento”. Este processo compreende todos os modos de conversão do conhecimento listados abaixo, exceto: A) socialização, que consiste na conversão de conhecimento tácito em conhecimento tácito. B) progressão, que consiste na recombinação dialética das diversas modalidades, para produzir conhecimento novo. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 45 C) combinação, que corresponde conversão de conhecimento explícito em conhecimento explícito. D) internalização, que equivale à transformação de conhecimento explícito para conhecimento tácito. E) externalização, representada pela conversão de conhecimento tácito em explícito. 6. Gabarito: B. Esta questão trata do modelo de criação do conhecimento segundo Nonaka e Takeuchi, também conhecido como espiral do conhecimento. A opção errada é a B. Progressão não é uma das etapas da espiral. As outras quatro etapas estão contempladas corretamente na questão. Questão 7 (ESAF / STN 2008) Na disseminação do conhecimento, as interações que ocorrem entre o conhecimento tácito e explícito são classificadas em: socialização, externalização, combinação e internalização. Analise as opções que se seguem e assinale a correta. A) Na socialização e na combinação, acontece a conversão do conhecimento explícito para tácito. B) Na internalização, assim como na externalização, o conhecimento se converte de tácito para explícito. C) Na socialização e na internalização, não acontece conversão de conhecimento por interações tácitas. D) Na internalização e na combinação, o conhecimento convertido é o explícito. E) Na combinação e na externalização, acontece a conversão do conhecimento explícito para tácito. 7. Gabarito: D. De novo a espiral do conhecimento, modelo apresentado por Nonaka e Takeuchi. Conforme vimos, socialização é a conversão do conhecimento tácito em novo conhecimento tácito; externalização é a transformação do conhecimento tácito em conhecimento explícito; combinação é a união e reconfiguração entre diferentes conhecimentos explícitos; e internalização é o processo de incorporação do conhecimento explícito no conhecimento tácito. Questão 8 (Esaf / CGU 2008) Nos dias de hoje, terra, capital e mão- de-obra não se constituem os únicos fatores de produção. A informação e o conhecimento se agregam a estes, visto que são fontes de inovação e de vantagem competitiva. A implantação da gestão do conhecimento numa organização pressupõe ........... Selecione a opção que não completa corretamente a frase acima. a) a oferta de soluções contínuas para problemas concretos. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 46 b) a construção e reconstrução do conhecimento a partir de interações sociais. c) o mapeamento, registro e compartilhamento do conhecimento. d) a transferência do conhecimento organizacional. e) a constituição de bancos de talentos e sua disseminação. 8. Gabarito: E. Nessa questão, a Esaf pede pressupostos da gestão do conhecimento, listados nas opções de a a d. Os bancos de talentos, citados na letra e, realmente existem e são importantes para a gestão do conhecimento, mas como ferramentas e técnicas, não como pressupostos. Questão 9 (Esaf / STN 2005) Escolha a opção que completa corretamente a frase a seguir: Por gestão do conhecimento se entende um processo integrado que se destina a a) criar, organizar,disseminar e intensificar o conhecimento para melhorar o desempenho global da organização. b) criar habilidades e organizar treinamentos em serviço para melhorar o desempenho global da organização. c) criar, organizar e disseminar informações para melhorar o desempenho global dos empregados. d) criar habilidades e organizar treinamentos em serviço para melhorar o desempenho global do nível gerencial. e) criar, organizar, disseminar e intensificar o conhecimento para melhorar o desempenho global do nível gerencial. 9. Gabarito: A. A gestão do conhecimento compreende um processo voltado para identificar, criar, disseminar, proteger o conhecimento, de forma potencializar seu uso e melhorar o desempenho da organização. Afirmativa correta. Questão 10 (Esaf / Aneel 2006) A comunicação nas organizações torna-se uma ferramenta de gestão quando subsidia o processo de tomada de decisão. Assinale a opção que não indica de forma correta o cuidado que a empresa deve ter com o processo de comunicação para que este seja efetivo. a) Criar um ambiente favorável ao feedback. b) Construir um alto nível de confiança. c) Estimular o uso de meios eletrônicos de comunicação. d) Adequar os meios de comunicação ao público-alvo. e) Estar aberto a críticas. ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 47 10. Gabarito: C. Uma comunicação efetiva deve prover feedback adequado, promover a confiança, adequar os meios de comunicação a cada público e estar aberta a críticas. A alternativa incorreta é a letra C. Não necessariamente o uso de meios eletrônicos garante uma comunicação efetiva. Questão 11 (Esaf / Aneel 2006) Identifique a opção que indica, em ordem seqüencial, elementos que constituem o processo de comunicação entre os membros da organização. a) Fonte, transmissão, escrita, fax, decodificação e resposta. b) Fonte, codificação, transmissão, recebimento, decodificação e feedback. c) Idéia, receptor, transmissão, codificação, recebimento e resposta. d) Idéia, escrita, recebimento, decodificação e feedback. e) Escrita, fax, codificação, transmissão, decodificação e resposta. 11. Gabarito: B. No caso dessa questão, temos elementos levemente diferentes dos que estudamos, mas temos que estudar a coerência deles para encontrar o gabarito. Logo de cara, sabemos que “fax” não é um dos elementos da comunicação, então podemos descartar as alternativas “a” e “e”. Em seguida, podemos ver que “idéia” não é um dos elementos do processo de comunicação, então descartamos as alternativas “c” e “d”. Robbins, em seu livro Comportamento Organizacional, prevê um processo de comunicação composto de sete partes: fonte da comunicação, codificação, mensagem, canal, decodificação, receptor, ruído e feedback. Questão 12 (Esaf – Bacen 2002) Nas frases descritas a seguir, indique C para certo e E para errado; a seguir marque a opção que representa a seqüência correta. ( ) Existem pelo menos quatro modos de geração do conhecimento: o que se traduz por meio do compartilhamento do saber individual; o que permite relacionar idéias e conceitos para gerar novas formas de como realizar as coisas; o que é produzido por meio de treinamento técnico; e o que pode ser armazenado em um banco de dados. ( ) Um processo de gestão do conhecimento envolve um processo de descoberta. Equivale dizer: encontrar caminhos empresariais alternativos e estar apto a gerar vantagens competitivas; encontrar novas respostas por meio da revisão das premissas de análise; entender a situação, os meios e procurar respostas adequadas. ( ) As competências organizacionais e individuais são fundamentais para o processo de gestão do conhecimento. São elas as maduras, as emergentes e as de transição, ou seja, as que terão relevância no futuro, as que podem ter importância em um determinado momento ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 48 e as que já fazem parte do capital intelectual da organização, respectivamente. ( ) A inteligência competitiva é o resultado da análise de informações coletadas no ambiente competitivo das organizações. É um processo investigativo que lida com informações de domínio público e obedece a limites éticos e legais. a) C-C-E-E b) C-E-E-C c) E-E-C-C d) E-C-C-E e) C-C-E-C 12. Gabarito: E. Vamos analisar as quatro alternativas? A primeira é correta. Estes quatro modos de geração de conhecimento são a espiral do conhecimento de Nonaka e Takeuchi. A segunda opção também é correta. Enuncia que conhecimento é descoberta de algo que não era feito, inclusive caminhos e tecnologias empresariais. A terceira opção é errada: essa tipologia de competências praticamente não é usada, e a relação entre elas e suas descrições não está coerente. Finalmente, a opção quatro é correta. Apresenta para nós o conceito de inteligência competitiva, parte da gestão do conhecimento. Este tipo de questão é útil para aprendermos esses conceitos adicionais, então prestem atenção a isso! 8. Gabarito 1.E; 2.D; 3.C; 4.D; 5.B; 6.B; 7.D; 8.E; 9.A; 10.C; 11.B; 12.E. 9. Resumo da aula 4 Motivação: pode ser entendida como o esforço intelectual ou físico aplicado por uma pessoa para obtenção de um resultado. Existem algumas teorias da motivação que são recorrentemente cobradas em concursos: Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow: Organiza as necessidades humanas em cinco categorias hierárquicas: necessidades fisiológicas, necessidades de segurança, necessidades sociais e de amor, necessidades de auto-estima e necessidades de auto-realização. As necessidades da base da pirâmide se manifestam primeiro e não há simultaneidade. Teoria ERC de Alderfer: Tentou aperfeiçoar a hierarquia das necessidades de Maslow, criando três categorias: Existência, Relacionamento e Crescimento. Existência abrange as necessidades de primeira ordem de Maslow, que são as necessidades fisiológicas e ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 49 de segurança. Alderfer dividiu a necessidade de quarto nível de Maslow (estima) em duas partes: o componente externo da estima (social) e o componente interno da estima (auto-estima). Assim, no nível Relacionamento, ele incluiu as necessidades sociais e o componente externo da estima. Finalmente, no nível Crescimento, Alderfer incluiu a auto-estima e a necessidade de auto-realização. Teoria dos dois fatores de Herzberg: Herzberg descobriu que há dois grandes blocos de necessidade humanas: os fatores de higiene (extrínsecos) e os fatores motivacionais (intrínsecos). Os fatores de higiene, também chamados insatisfacientes, são fatores extrínsecos, ou exteriores ao trabalho. Para Herzberg, eles podem causar a insatisfação e desmotivação se não atendidos, mas, se atendidos, não necessariamente causarão a motivação. Exemplos: segurança, status, relações de poder, vida pessoal, salário, condições de trabalho, supervisão, política e administração da empresa. Os fatores motivadores, também chamados satisfacientes, são os fatores intrínsecos, internos ao trabalho. Estes fatores podem causar a satisfação e a motivação. Exemplos: crescimento, progresso, responsabilidade, o próprio trabalho, o reconhecimento e a realização. Teoria da determinação de metas: Considera que a determinação de metas motiva os trabalhadores. A equipe deve participar na definição das metas (construção conjunta), que devem ser claras, desafiadoras mas alcançáveis. Teoria da equidade: Também conhecida como teoria da comparação social. A motivação seriainfluenciada fortemente pela percepção de igualdade e justiça existente no ambiente profissional. Caso o indivíduo tenha uma percepção de que não há equidade, ele poderá ficar desmotivado ou insatisfeito, e isto terá reflexos em sua forma de se relacionar com a organização e com ela contribuir. Teoria da expectativa (ou expectância) de Victor Vroom: Construída em função da relação entre três variáveis: Valência, força (instrumentalidade) e expectativa, referentes a um determinado objetivo. Valência, ou valor, é a orientação afetiva em direção a resultados particulares. Pode-se traduzi-la como a preferência em direção, ou não, a determinados objetivos. Valência positiva atrai o comportamento em sua direção, valência zero é indiferente e valência negativa é algo que o indivíduo prefere não buscar. Expectativa é o grau de probabilidade que o indivíduo atribui a determinado evento, em função da relação entre o esforço que vai ser despendido no evento e o resultado que se busca alcançar. Força, ou instrumentalidade, por sua vez, é o grau de energia que o indivíduo ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 50 irá ter que gastar em sua ação para alcançar o objetivo. Teorias X e Y: McGregor afirmava que havia duas abordagens principais de motivação e liderança: as teorias X e Y.A teoria X apresentava uma visão negativa da natureza humana: pressupunha que os indivíduos são naturalmente preguiçosos, não gostam de trabalhar, precisam ser guiados, orientados e controlados para realizarem a contento os trabalhos. A teoria Y é o oposto: diz que os indivíduos são auto-motivados, gostam de assumir desafios e responsabilidades e irão contribuir criativamente para o processo se tiverem suficientes oportunidades de participação. Empoderamento: Empoderar é dar poder. Empoderamento é uma tendência contemporânea, principalmente em organizações flexíveis, que incentivam a autonomia e a descentralização. Em linhas gerais, o empoderamento é a distribuição, entre muitos da organização, de autoridade, poder de ação, de tomada de decisão etc. Comunicação organizacional: As organizações devem investir em planos de comunicação, já que a comunicação promove o controle, a motivação, expressão emocional e disseminação de informações. A comunicação pode ser formal, quando é institucionalmente estabelecida e segue os canais de autoridade, ou informal, quando não observa padrões prévios. A comunicação é composta pelos seguintes elementos: Fonte (emissor): Pessoa que emite a mensagem; Transmissor: Meio ou aparelho utilizado para codificar a idéia a ser transmitida; Canal: Meio pelo qual a mensagem flui entre a fonte e o destino; Receptor: Meio ou aparelho que decodifica ou interpreta a mensagem para dar- lhe um significado; Destino: Pessoa que deve receber a mensagem e compartilhar o seu significado; Ruído: Qualquer distúrbio indesejável dentro do processo de comunicação que afeta a mensagem enviada pela fonte ao destino; Retroação: Processo pelo qual o destinatário retorna o que ele percebe a respeito da mensagem. É uma poderosa ajuda para a eficácia da comunicação e minimização de ruídos, porque permite que a fonte verifique se o destinatário recebeu e interpretou corretamente a mensagem. Gestão da informação e do conhecimento: Dados são um conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos e que, em um contexto organizacional, são utilitariamente descritos como registros estruturados de transações, mas nada dizem sobre a própria importância ou relevância. Informações são dados interpretados, dotados de relevância e propósito, portanto, significado; o ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 51 conhecimento, ao contrário da informação, diz respeito a crenças, compromissos e ação. O conhecimento é função de uma atitude, perspectiva ou intenção, é específico ao contexto e é relacional. Sistema de informações é o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. Explícito x Tácito: Conhecimento explícito é aquele que normalmente está formalizado na organização. Ele pode ser facilmente transmitido e comunicado, seja oralmente, seja de forma escrita. Pode ser incluído em manuais e padrões organizacionais; Conhecimento tácito é mais pessoalizado, implícito, de difícil formalização. Normalmente ele deriva da experiência prática de um indivíduo ou grupo e ainda não é utilizado por outros setores da organização. Uma teoria que tem sido bastante cobrada em concursos é a espiral do conhecimento de Nonaka e Takeuchi. Segundo essa teoria, a criação do conhecimento observa quatro relações entre conhecimento tácito e explícito, conforme a figura abaixo: 10. Bibliografia Bowditch, James L. Buono, Anthony F. Elementos de comportamento organizacional. Pioneira Thompson Learning, 2004 Chiavenato, Idalberto. Gestão de Pessoas. 2ª edição. Editora campus, 2004 ADMINISTRAÇÃO GERAL P/ ANALISTA-TRIBUTÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: FLÁVIO POMPÊO www.pontodosconcursos.com.br 52 Daft, Richard. Administração. São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2005 Davis, Keith. Newstrom, John W. Comportamento humano no trabalho.volume 2.São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2001 De Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, Organizações & Métodos. São Paulo, Atlas, 2006. Fleury, Maria Tereza (org.). As pessoas na organização. Editora Gente, 2002 Maximiano, Antonio. Teoria Geral da Administração. São Paulo, Atlas, 2008.