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Universidade Federal do Ceará Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado-FEAACS Curso de Administração DISCIPLINA PROCESSO ADMINISTRATIVO Eficiência, eficácia, desempenho das organizações, organização como sistema Profa. Márcia Nogueira Brandão ORGANIZAÇÕES E ADMINISTRAÇÃO Sociedade: feita de organizações que fornecem meios para o atendimento de necessidades das pessoas Necessidades: serviços de saúde, água, energia, segurança pública, controle de poluição, alimentação, diversão, educação em todos os níveis Organizações: fornecem os meios de subsistência para as pessoas: salários, abonos, lucros em retribuição pelo trabalho. ORGANIZAÇÕES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PROJETADOS E OPERADOS PARA ATINGIR DETERMINADO CONJUNTO DE OBJETIVOS 2 0 0 1 9 5 1 9 0 1 8 5 1 8 0 1 7 5 1 7 0 1 6 5 1 6 0 1 5 5 1 5 0 M il l i o n s o f D o l l a r s 1 9 9 21 9 9 11 9 9 0 P r o d u c t io n C o s t s U n it P r ic e P r o f it s ORGANIZAÇÕES São entidades sociais: compostas de pessoas que trabalham juntas, estruturadas em uma divisão de trabalho para atingir um objetivo comum. Têm um propósito: produzir um produto ou serviço para satisfazer necessidades dos clientes - consumidores, usuários, associados ou contribuintes. São heterogêneas e diversificadas, com tamanhos, características, estruturas e objetivos diferentes. Existem as lucrativas (chamadas empresas) e as não lucrativas (exército, igreja, serviços públicos, entidades filantrópicas). (CHIAVENATO,1999) OBJETIVOS E RECURSOS Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar um tipo de objetivo (ou conjunto de objetivos) As organizações têm dois componentes importantes, além dos recursos e objetivos: processo de transformação e divisão do trabalho EFICÁCIA É a palavra usada para indicar que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais a organização é eficaz EFICIÊNCIA É a palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente a organização é. Eficiência e eficácia (CHIAVENATO, 1999) Excelência Utilização de Recursos Alcance De Objetivos Alto Baixo Pobre Boa Eficaz, mas não eficiente. Atinge objetivos, mas alguns recursos são desperdiçados. Nem eficaz e nem eficiente. Objetivos não atingidos, recursos desperdiçados no processo. Desempenho precário Eficaz e eficiente, objetivos atingidos e recursos bem utilizados. Alta produtividade e elevado desempenho. Eficiente, mas não eficaz. Recursos são bem aplicados, mas os objetivos não são alcançcados. Desempenho precário As organizações podem ser extremamente ineficazes ou ineficientes ou as duas coisas ao mesmo tempo O papel da administração é assegurar a eficiência e eficácia das organizações Supervisores Mestres Líderes de Turma Gerentes de Divisão Gerentes de Departamento Gerentes de Seção Diretores Vice- Diretores Assessores ALTA ADMINISTRAÇÃO GERÊNCIA INTERMEDIÁRIA SUPERVISÃO DE PRIMEIRA LINHA ADMINISTRAÇÃO AD - Na direção de.... Minister - Obediência, subordinação REALIZAR TAREFAS ATRAVÉS DO PROCESSO DE LIDERANÇA E SUBORDINAÇÃO Administração » Palavra que vem do latim - ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência); » Processo de fazer com que as atividades sejam realizadas eficiente e eficazmente com e através das pessoas; » Maneira de utilizar recursos organizacionais - humanos, materiais, financeiros, de informação e tecnologia; » Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar. DESEMPENHO DAS ORGANIZAÇÕES O desempenho de qualquer organização pode ser avaliado pela medida em que os objetivos são realizados e pela forma como os recursos são utilizados A eficiência é determinante da eficácia: se houver recursos disponíveis, utilizados corretamente, a probabilidade de atingir os objetivos aumenta. Algumas organizações precisam ser competitivas: elas precisam ser mais eficientes e eficazes que seus concorrentes Desempenho de uma organização: reflete o desempenho de seus administradores Uma organização eficiente, eficaz e competitiva evidencia que tem uma administração de alto desempenho Uma organização pode ser eficiente sem ser eficaz Uma organização pode ser eficaz sem ser eficiente O desejável é ser eficiente e eficaz EXCELÊNCIA EFICIÊNCIA E DESPERDÍCIO EFICIÊNCIA SIGNIFICA: Realizar atividades ou tarefas da maneira certa Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor aproveitamento possível de recursos Realizar tarefas de maneira econômica, empregando a menor quantidade possível de recursos O princípio da eficiência é o da relação entre esforço e resultado. Quanto menor o esforço necessário para produzir um resultado, mais eficiente é o processo. A antítese da eficiência é o DESPERDÍCIO O DESPERDÍCIO OCORRE QUANDO: Mais recursos são usados do que os necessários para realizar um objetivo Consomem-se recursos e nenhum objetivo é realizado Produtos e serviços (objetivos) desnecessários são realizados ELIMINAR DESPERDÍCIO SIGNIFICA: Reduzir ao mínimo a atividade que não AGREGA valor ao produto ou serviço Agregação de valor é a contrapartida da eliminação de desperdícios A eliminação de desperdícios diminui os CUSTOS DE PRODUÇÃO PRODUTIVIDADE É critério mais simples para avaliar a eficiência de um processo, organização ou sistema A produtividade é definida como a relação entre os RECURSOS UTILIZADOS e os RESULTADOS OBTIDOS (ou produção) Entre dois sistemas que utilizam a mesma quantidade de RECURSOS, é mais produtivo aquele que produz maior quantidade de RESULTADOS Entre dois sistemas que produzem a mesma QUANTIDADE DE RESULTADOS, é mais produtivo aquele que o faz com MENOR quantidade de RECURSOS A produtividade de um sistema aumenta à medida que a quantidade de recursos diminui para produzir os mesmos resultados A produtividade de um sistema aumenta à medida que a mesma quantidade de recursos produz resultados cada vez maiores A produtividade diminui com o aumento da quantidade de recursos aplicados EFICÁCIA Eficácia é o conceito de DESEMPENHO que envolve a comparação entre OBJETIVOS (desempenho esperado) e RESULTADOS (desempenho realizado) Eficácia significa o grau ou taxa de realização dos objetivos finais da organização: satisfação dos clientes, satisfação dos acionistas, impacto na sociedade e aprendizagem organizacional COMPETITIVIDADE As empresas têm natureza competitiva: elas concorrem entre si disputando a preferência dos mesmos clientes e consumidores O sucesso de uma empresa pode significar o fracasso de outra A mais competitiva é aquela que consegue transformar grande número de pessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso A vantagem competitiva faz uma empresa ser preferida pelos clientes ALGUMAS VANTAGENS COMPETITIVAS Qualidade do produto ou serviço Domínio de fontes de matéria-prima Domínio da tecnologia Posse de capital Imagem positiva junto aos clientes e a sociedade Sistema eficaz de distribuição Sistema eficiente de produção ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA “Só posso compreender um todo se conheço, especificamente, as partes, mas só posso compreender as partes se conhecer o todo”. (Pascal) As Organizações como sistemas Bases do pensamento sistêmico (MAXIMIANO, 2000) GESTALT – TEORIA DA FORMA CIBERNÉTICA TEORIA GERAL DOS SISTEMAS • Desenvolvida na Alemanha, a partir de 1912. • Idéia principal: a natureza e o comportamento de um elemento são determinados pelo conjunto a que pertence. • Principal figura: Max Wertheimer • Desenvolvida nos Estados Unidos, nos anos 40. • Idéia principal: um sistema pode controlar seu comportamento, com base em informações sobre esse mesmo comportamento e sobre o objetivo que pretende atingir. • Principal figura: Norbert Wiener • Desenvolvida na Alemanha, nos anos 20. • Idéia principal: as totalidades são formadas de partes interdependentes. • Principal figura: Ludwig Von Bertafanffy Teoria dos sistemas (CHIAVENATO, 1999) Origens: ¥ Surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 e 1968, quando usou o termo “teoria de sistemas” Definição: ¥ Conjunto integrado de partes, íntima e dinamicamente relacionadas, que desenvolve uma atividade ou função e é destinado a atingir um objetivo específico (CHIAVENATO, 1999, p. 74) ¥ Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos interativos e relacionados cada um ao seu ambiente de modo a formar um todo (SILVA, 2001, p. 352) É um todo complexo ou organizado; é um conjunto de partes ou elementos que formam um todo unitário ou complexo. Um conjunto que funciona como “todo” é um sistema (MAXIMIANO, 2007,p.40) Todo sistema faz parte de um sistema maior (supra-sistema, que constitui seu ambiente) e é constituído de sistemas menores (subsistemas) A organização: sistema constituído de subsistemas (departamentos, divisões, seções, diretorias, gerências) O corpo humano: formado por vários subsistemas Elementos ou parâmetros dos sistemas ٭ Entrada ou insumos (inputs): recursos, energia e informação ٭ Processamento ou transformador (throughput): é o mecanismo de conversão das entradas em saídas; são as partes do sistema que processam toda a atividade e constituem o sistema. Chiavenato (1999) chamou de Subsistemas ٭ Saída ou resultado (outputs): produtos ou serviços, energia ou informação; ٭ Retroação (feedback), retroalimentação ou alimentação de retorno: realimenta o sistema. Compara a saída com um padrão estabelecido; é o efeito de retorno da saída sobre a entrada do sistema no sentido de regulá-la ou mantê-la dentro de certos parâmetros a)Retroação positiva: ação estimuladora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação positiva, o sinal de saída amplifica e reforça o sinal de entrada (quando o sistema está bem, o produto ou serviço sai com qualidade, dentro do padrão e, assim, as entradas são aumentadas) b)Retroação negativa: ação frenadora e inibidora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação negativa o sinal de saída diminui e inibe o sinal de entrada (quando algo está errado, o produto ou serviço diminui e as entradas também) ٭ Ambiente (environment): é o meio que envolve externamente o sistema. Parâmetros dos sistemas (CHIAVENATO, 1997) Ambiente Processamento Ambiente Entrada Saída Retroação Classificação dos sistemas Quanto a constituição: sistemas físicos e concretos: recebem o nome de hardware sistemas abstratos e conceituais: recebem o nome de software Quanto à natureza: SISTEMAS FECHADOS: Intercâmbio com o meio ambiente é pequeno e conhecido, sendo programados e determinísticos: a uma determinada entrada corresponde a uma única saída São os chamados sistemas mecânicos, como máquinas e equipamentos. O relógio é um exemplo Não existem sistemas totalmente fechados, mas sim sistemas herméticos a qualquer influência ambiental SISTEMAS ABERTOS: Mantêm intensa relação com o ambiente São probabilísticos e totalmente flexíveis, pois não é possível conhecer todas as suas entradas e saídas São chamados de sistemas ORGÂNICOS As organizações são sistemas abertos e orgânicos Obs: Todo sistema tem características próprias. As duas características sistêmicas são: Totalidade ou globalismo: significa que o todo é diferente da soma de suas partes; deve ser visualizado como uma entidade global VEJA A FLORESTA NO LUGAR DE VER CADA UMA DE SUAS ÁRVORES Propósito ou objetivo (abordagem teleológica-estudo filosófico dos fins): todo sistema tem um propósito ou objetivo a ser atingido Organização como sistema aberto (CHIAVENATO, 1997) • Daniel KATZ e Robert KAHN : primeiros estudiosos que defenderam a causa dos sistemas abertos na organização (Universidade de Michigan) • Conceito: o sistema aberto mantém um intercâmbio de transformações com o ambiente influenciando-o e sendo influenciado por ele. “O sistema aberto tem capacidade de crescimento, mudanças, adaptação ao ambiente e até auto- reprodução, naturalmente, sob certas condições ambientais”. Características das organizações como sistemas abertos Sinergia: Resultado multiplicador das partes do sistema:1+1+1>3 Essas partes não se somam, mas se ajudam mutuamente, produzindo um efeito amplificado O todo é maior do que a soma de suas partes Entropia: Desintegração, desgaste, morte que acontece quando a rede de comunicação do sistema não funciona bem: 1+1+1<3 Homeostase: A organização alcança um estado de equilíbrio ٭ Limites ou fronteiras: constituem a separação entre o que é a organização e o que é o ambiente que a envolve externamente. As fronteiras representam a periferia da organização que se relaciona com o ambiente externo. A organização tem que saber até que ponto o ambiente começa a exercer influência sobre ela organização Periferia da organização Ambiente externo Ambiente externo Organização como sistema aberto (SILVA, 2001) AMBIENTE Vendas de produtos permitem que a organização obtenha novos fornecedores de insumos Estágio de insumo Estágio de conversão Estágio de produto • Matérias-primas • Capital e recursos • Recursos humanos • Maquinários • Computadores • Habilidades humanas • Bens • Serviços A organização obtém insumos do seu ambiente A organização transforma insumos e adiciona valores a eles A organização libera produtos para o seu ambiente MACROAMBIENTE •Variáveis Econômicas •Variáveis Políticas •Variáveis Sociais •Variáveis Tecnológicas •Variáveis Culturais •Variáveis Legais •Variáveis Demográficas •Variáveis Ecológicas AMBIENTE ESPECÍFICO •Públicos Relevantes Externos AMBIENTE INTERNO •Públicos Relevantes Internos Ambiente geral das organizações (macroambiente) (SILVA, 2001, p.54) Elementos Tecnológicos Elementos econô- micos A organização Ambiente geral Elementos políticos / legais Elementos sócio- culturais Elementos ecológicos Ambiente específico (das tarefas) (SILVA, 2001) Clientes Fornecedores Regula- dores Competi- dores Parceiros estratégicos O ambiente das tarefas é aquele mais imediato, no qual uma organização específica deve operar Ambiente interno (a organização) (SILVA, 2001,p. 61) A organização Proprietários; empregados; administradores e ambiente físico Os elementos do ambiente organizacional (SILVA, 2001, p.53) Elementos Tecnológicos Elementos econô- micos A organização Ambiente geral Ambiente das tarefas Ambiente Interno Elementos políticos / legais Elementos sócio- culturais Elementos interna- cionais Clientes Parceiros estratégicos Regula- dores Fornece- dores Proprietários; empregados; administradores e ambiente físico Competidores Ambiente geral e ambiente das tarefas é AMBIENTE EXTERNO Dinamismo do ambiente Desfavorabilidade ambiental Influências negativas e desfavoráveis: Restrições e limitações Pressões Ameaças Hostilidade ambiental Favorabilidade ambiental Influências positivas favoráveis Facilidades Incentivos Oportunidades Homogeneidade e Heterogeneidade Ambiental Quando a organização tem fornecedores homogêneos, clientes homogêneos, e no mercado concorrentes homogêneos diz-se que ela (organização) opera em ambiente homogêneo A homogeneidade ambiental é a responsável pela simplicidade organizacional porque a organização utiliza respostas padronizadas e uniformes Quando a organização tem fornecedores diferenciados e heterogêneos e no mercado concorrentes diferenciados e heterogêneos, diz-se que ela atua em ambiente heterogêneo A heterogeneidade ambiental é responsável pela complexidade ambiental, necessitando de vários departamentos para que cada um cuide de um segmento particular do elemento ambiental PROCESSO DECISÓRIO E RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS “Estudar o processo de tomar decisões ajuda a compreender o trabalho gerencial e a desenvolver as habilidades de administrar” (MAXIMIANO, 2007, p. 87) TOMADA DE DECISÃO O que é uma decisão? É uma escolha entre alternativas ou possibilidades Para que são tomadas? Para resolver problemas ou aproveitar oportunidades Em que consiste o processo de tomar decisões (ou processo decisório)? Sequência de etapas: vai da identificação de uma situação que oferece um problema ou oportunidade, até a escolha e colocação em prática de uma ação ou solução. PRINCIPAIS TIPOS DE DECISÕES Decisões Programadas Fazem parte do acervo de soluções da organização Resolvem problemas que já foram enfrentados antes e que se comportam sempre da mesma maneira Basta aplicar um curso de ação predefinido Economizam tempo e energia intelectual Decisões não programadas São preparadas uma a uma São situações novas, que a organização está enfrentando pela 1ª vez e admitem diferentes formas de serem resolvidas Soluções específicas criadas através de um processo não- estruturado para resolver problemas não-rotineiros Destinam-se a problemas incomuns ou excepcionais Se um problema não surge com frequência suficiente para ser resolvido por uma política, ele deve ser resolvido por uma decisão não-programada DECISÕES PROGRAMADAS Políticas Procedimentos e regras de decisão Exemplos: 1) Usar o crédito do cheque especial; quando o cliente usa esse crédito, os juros já começam a ser cobrados; o procedimento já está instalado 2) Fazer pedido de estoque sempre que o nível cair para 100 unidades (exs: peças de computador, de máquina de lavar) 3) Promover pacote de viagem de turismo que é feita de 6 em 6 meses ou anual 4) Selecionar a rota de fretes para e entrega de produtos 5) Estabelecer o momento de efetuar novo pedido de estoque para fabricação de um produto 6) Realizar o Treinamento Introdutório na empresa 7) Realizar o processo de contratação de um empregado DECISÕES NÃO-PROGRAMADAS Exemplos: 1) Construir uma nova fábrica (Daft, 1999, p. 166) 2) Desenvolver um novo produto ou serviço (Daft, 1999, p. 166) 3) Entrar em um novo mercado geográfico (Daft, 1999, p. 166) 4) Superar a enchente que destruiu parte da empresa 5) Como realizar a reengenharia para melhorar os processos (Robbins e Coulter, 1998, p. 124) 6) Decisão de que deve ser fechada uma divisão que está perdendo dinheiro (Robbins e Coulter, 1998, p. 124) Racionalidade e Intuição (SIMON) Racionalidade: Uma decisão racional baseia-se em informações e não em sentimentos Pressupõe uma ordem lógica O comportamento totalmente racional é utópico Intuição: É uma forma de percepção e aprendizagem Pode fazer uma pessoa tirar conclusões apressadas com base em dados insuficientes Algumas dificuldades no processo de resolver problemas Incapacidade de reconhecer o problema Decisão precipitada Avaliação prematura do problema Excesso de confiança Ênfase em apenas uma solução Incapacidade de definir prioridades Falta de tempo Falta de capacidade de decisão (f)
