Gerenciamento das Aquisições

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GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
Aula 07
Disciplina: Gestão de Projetos I
Professora: Everlânia Silva
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As 9 disciplinas no PMBOK
Gerência da Integração
Gerência do Escopo
Gerência do Tempo
Gerência do Custo
Gerência da Qualidade
Gerência dos Recursos Humanos
Gerência de Comunicação
Gerência dos Riscos
Gerência de Aquisição
 Planejamento da Aquisição
 Preparação da Aquisição
 Obtenção de Propostas
 Seleção de Fornecedores
 Administração dos Contratos
 Encerramento do Contrato
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Gerência das Aquisições
Planejamento da Aquisição
Determina o que se contrata
Preparação da Aquisição
Documenta os requisitos e fornecedores
Obtenção de Propostas
Coleta as propostas dos fornecedores
Seleção de Fornecedores
Escolhe a melhor proposta
Administração dos Contratos
Gerencia o relacionamento com o fornecedor
Encerramento do Contrato
Completa e liquida o contrato
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Planejamento da Aquisição
Quando identifica que as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da contratação de produtos/serviços fora da organização do projeto.
Processo de adquirir os produtos necessários para atender as necessidades do escopo do projeto. Decide:
O que
Como
Quando
Quanto
Onde	
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contratar
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Planejamento da Aquisição
Os projetos precisam de materiais, equipamentos, serviços de consultoria, treinamento, entre outros. 
É composto de:
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ENTRADAS	
FERRAMENTAS
 e 
TÉCNICAS
SAÍDAS
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Planejamento da Aquisição
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Declaração do Escopo
Descrição do produto
Recursos para contratação
Condições de mercado
Saídas de outros planejamentos
Restrições 
Premissas
ENTRADAS	
Análise Fazer x Comprar
Avaliação Especializada
Seleção do Contrato
FERRAMENTAS
 e 
TÉCNICAS	
SAÍDAS
Plano de Gerenciamento das Aquisições
Declaração do trabalho
Lições Aprendidas
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Análise Fazer x Comprar
Capacidade e tecnologia disponível internamente;
Preparo para a produção/execução interna;
Disponibilidade;
Terceirização parcial x total;
Tempo de produção interno x externo.
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Análise Fazer x Comprar
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Planejamento da Aquisição
Estabelece os tipos de contratos a serem usados;
Define as ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, de contratações ou de compras;
Trabalha com documentos de aquisição padronizados, se forem necessários;
Gerencia os fornecedores;
Coordena aquisições com outros aspectos do projeto, com elaboração de cronogramas e relatório de desempenho (“status report”);
Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do contrato;
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Planejamento da Aquisição
Avalia as restrições e premissas que podem afetar as aquisições planejadas;
Tratamento dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua coordenação com o desenvolvimento do cronograma do projeto;
Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas do contrato;
Coordenação com os processos de desenvolvimento do cronograma e controle.
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Declaração do Trabalho (Statement Of Work)
Descrever os itens necessários de compra;
Deve ser elaborada de forma clara;
Deverá conter:
Especificação
Quantidade necessária
Requisitos de qualidade
Dados de desempenho
Período de desempenho
Local de trabalho
Outros dados necessários
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Plano de Contratação
Documento de Aquisição
Licitação, oferta, pedido de cotação – quando a decisão for baseada em preço;
Propostas – quando habilidades técnicas e abordagens técnicas forem mais importantes;
O modelo de contrato deverá ser entregue junto com a Solicitação de Proposta;
Em alguns casos as solicitações devem ser publicadas.
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Critérios de Avaliação
 Preço e formas de pagamento;
 Entendimento da proposta;
 Capacidade técnica;
 Capacidade de gestão;
 Capacidade financeira;
 Capacidade de produção;
 Referências de clientes anteriores;
 Direitos de propriedade do produto e intelectual;
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Seleção de Fornecedores
Critérios para pré-qualificação de fornecedores:
Histórico de fornecimentos executados;
Atestado/Comprovação de fornecimentos similares;
Instalações e recursos;
Corpo técnico e administrativo;
Balanços contábeis;
Atestados jurídicos-financeiros.
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Seleção de Fornecedores
O que fazer com os pré-qualificados?
Referências financeiras.
Visita as instalações do fornecedor;
Contato com clientes atuais e outros já atendidos;
Contato com os fornecedores do fornecedor.
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Seleção de Fornecedores
Premissas:
O menor preço nem sempre corresponde ao menor custo;
As propostas devem ser separadas em duas seções: técnica (quanto abordagem) e comercial (quanto ao preço).
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Seleção de Fornecedores
O que utilizo para avaliar?
Propostas recebidas (Resposta a RFP)
Critérios de avaliação (Já estabelecidos)
Políticas internas
Tenho ferramentas ou técnicas?
Negociação
Sistemas de Ponderação
Sistema de Triagem
AHP (Analytical Hierarchic Process)
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Negociação
“Fulano, me ajuda ! Preciso fechar isso até dia 10/12 !!” (“Deadline”)
“Nem vem com essa, fui informado de que sua empresa será vendida até o fim da semana. Concluo que você vai precisar mostrar serviço pra ficar ... Me conceda logo esse desconto e fechamos agora ! (“Surpresa”)
“Sua proposta parece interessante, mas infelizmente não tenho autorização para fecharmos isso agora. Tenho que verificar esses termos com meu Diretor e voltamos a nos falar.” (“Tática para retardamento”)
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Negociação
“OK, vamos aguardar o Fulano voltar de férias, pois é ele quem dá a palavra final.” (+ retardamento)
“Veja bem, mês passado recebemos uma proposta para realização do mesmo tipo de serviço. O valor era 35% inferior a sua...” (Justo e Razoável)
“Pense comigo, não podemos dividir a equipe com parte da minha turma colaborando com a migração dos dados em conjunto com a sua turma?” (Raciocinar junto)
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AHP (Analytical Hierarchic Process)
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Dr. Thomas Saaty (1970) – Objetivo: imitar a maneira que as pessoas pensam.
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AHP - Critérios
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AHP - Alternativas
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(Único Fornecedor x Vários)
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Tipos de Contratos
Contratos de Preço Fixo
Contratos de Tempo e Material
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Contratos de Preço Fixo
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Preço Fixo Firme
Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 para desenvolvimento do sistema
Preço Fixo com Incentivo
Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 2.000.000,00 com bônus de R$ 1.000.000 se entregar com 3 meses de antecedência, dentro das especificações do projeto.
Preço Fixo com Ajuste de Preço
Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 anuais com correção anual pelo IGPM.
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Contratos de Preço Fixo
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Contratos de Custo Reembolsável
Custo mais porcentagem do custo
Não há incentivo para o vendedor diminuir seus custos
Custo mais taxa de incentivo
Taxa fixa: Custo mais remuneração de R$ 500.000,00
Taxa variável: Custo mais 20% da redução 
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Contratos de Custo Reembolsável
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Contratos de Tempo e Material
Baseado no custo unitário do tempo e do recurso utilizado.
Ex.: Homem/Hora = R$ 200,00
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(Cuidados na redação)
Evitar uso de expressões vagas;
Glossário preliminar;
Casos reais...
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(Cuidados na redação) Testes
O requisito contratual era de que a empresa contratada deveria conduzir um mínimo de 15 testes para determinar as propriedades de uma nova substância. Para ter uma margem de segurança, esta empresa fez um orçamento prevendo a execução de 20 testes. Ao final do 15º teste, o cliente afirmou que os resultados não eram conclusivos e que um nova bateria de 15 testes deveria ser executada. O estouro de orçamento foi de U$ 40.000
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(Cuidados na redação) Água
A Marinha dos Estados
Unidos adjudicou uma licitante numa concorrência pública cujo edital mencionava que o protótipo deveria ser testado “na água”. A empresa ganhadora realizou o teste do protótipo em uma piscina. Infelizmente, a definição de “água” da marinha norte-americana é o Oceano Atlântico... Isso custou à empresa executora U$ 1 milhão para transportar seus engenheiros e equipamentos de testes para o Oceano.
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(Cuidados na redação) Arejado
Uma empresa ganha um contrato cuja especificação afirma que as mercadorias devem ser transportadas pelo país usando contêineres “arejados”. A equipe do projeto selecionou um contêiner aberto na parte superior, de modo que o ar pudesse circular. Durante o transporte, o trem passou por uma área de chuvas torrenciais e as mercadorias se estragaram. O cliente afirma que queria contêineres “arejados” por baixo. Uma disputa judicial está atualmente decidindo quem deve ser culpado pela má interpretação da palavra “arejado”... 
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Contrato
É o assentamento escrito e formal entre as partes, do escopo de trabalho necessário para produzir um serviço ou produto, que será integrante e necessário a um projeto. Um contrato é mais que a ratificação legal de acertos para uso em disputas judiciais, é garantia do perfeito entendimento das partes que nele assinam um compromisso de escopo e metas bem definidas.
							(POSSI, 2004)
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Fases de negociação - Contrato
Protocolo (Protocol): são apresentadas as partes e é estabelecida a atmosfera de negociação;
Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing): os negociadores identificam os pontos de atenção, bem como os pontos fracos e fortes da outra parte;
Negociações ou Barganha (Scratch Bargaining): ocorre a real negociação e barganha de interesses e as partes fazem suas concessões;
Fechamento ou Encerramento (Closure): são fechadas e resumidas as posições finais e efetuadas as últimas concessões;
Acordo Final (Agreement): o acordo final é documentado;
							(POSSI, 2004)
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Cláusulas Contratuais
É o que será contratado e onde será contratado. É a declaração do escopo do projeto transformada em “declaração do trabalho” (SOW) através da sua compilação face às premissas, restrições, condições de mercado, e a forma de gerenciamento a ser aplicada.
O objeto do contrato é integro, não se modificando ao longo do contrato (diferente do escopo).
							(POSSI, 2004)
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Cláusulas Contratuais
Escopo e Fornecimento (Contratante)
Como vai funcionar o serviço;
Materiais;
Equipamentos;
Informações Técnicas;
Planos de Execução;
Cronogramas de Desenvolvimento;
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Cláusulas Contratuais
Escopo e Fornecimento (Contratada)
Plano de Trabalho;
Pessoal Envolvido;
Expectativa de Conclusão;
Riscos;
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Cláusulas Contratuais
Denominação e Qualificação das Partes
Devem assinar o contrato pessoas habilitadas para este fim, constando em Contrato Social, Estatuto ou Assembléia. As procurações só podem ser fornecidas por aqueles que têm poderes dentro de uma organização e devem ser apresentadas e anexadas ao contrato
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Cláusulas Contratuais
Considerandos
Essas cláusulas são utilizadas para delimitar parâmetros dentro de uma relação
Obrigações
Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem o dever de colocar as obrigações da contratada e, por outro lado, a contratada deve analisá-las
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Cláusulas Contratuais
Preços
Deve-se levar em conta alguns conceitos básicos quando da terminologia a ser utilizada, seus preceitos e formas de tributação:
PREÇO: em contra-prestação de fornecimento de produtos ou serviços;
ROYALTY: há a transferência de tecnologia entre as partes do contrato. Nesse caso não há o pagamento de impostos.
LICENÇA: valor pago pelo uso consentido de um produto. Não há a transferência de tecnologia, só a licença para uso do produto.
Tributos
O tipo de tributação está diretamente vinculado ao tipo de negócio. Identificar a corretamente a incidência dos tributos é essencial na Gestão das Aquisições em Projetos
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Cláusulas Contratuais
Faturamento
Não é pagamento e vem acompanhado de documento, de recibo de despesas.
FATURA: é o documento que acompanha a mercadoria;
NOTA FISCAL: é o documento que obriga o cliente a pagar imposto.
ATIVIDADE DE FATURAMENTO: está ligada a cronogramas e eventos físicos do projeto;
GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando se entrega um produto ou serviço em partes menores (deliverables) e a fatura traz valores inteiros ou de todo o conjunto;
ATRASO E MULTAS: é a sanção contratual quando há inadimplência no contrato, na questão ligada ao pagamento. Esse termo é utilizado nos atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execução de serviços ou entregas (físico);
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Cláusulas Contratuais
Confiabilidade / Privacidade
Sempre que houver uma informação ou conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa cláusula deve existir para garantir a ciência do contratado do valor e da importância do trabalho a ser realizado;
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Cláusulas Contratuais
Propriedade de documentos
Não havendo essa cláusula todos os documentos gerados em um projeto pertencem ao contratante. Deve ficar claro quais os documentos serão de propriedade comum e quais serão exclusivos de algumas das partes ao final do contrato;
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Cláusulas Contratuais
Caso Fortuito / Força Maior
Nenhuma das partes será responsabilizada pelo não cumprimento das obrigações (Guerra, Forças da Natureza – Terremoto...)
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Cláusulas Contratuais
Garantias e Responsabilidades
FINANCEIRAS: são seguros feitos para garantir o pagamento. A necessidade desses seguros são avaliadas a partir de alguns quesitos – a empresa tem tradição no mercado; não tem títulos protestados quando se está contratando; tem um bom comportamento no mercado;
TÉCNICAS
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Cláusulas Contratuais
Vigência e Prazo
É a validade do contrato, que se inicia com a assinatura do mesmo até a finalização de todas as tarefas (obrigações) desse contrato.
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Cláusulas Contratuais
Disposições Transitórias
Outras informações que não tem lugar específico, tais como: quem representa a empresa, onde apresentar os documentos e cobrança, o local de entrega de produtos e documentações, como é feita a troca de documentações, etc.
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Cláusulas Contratuais
Resolução, Terminação e Rescisão
RESOLUÇÃO: determina a falta de capacidade de continuidade de um contrato, ou seja, as partes não têm mais condição de contratar. A Resolução é bilateral, não possui ônus.
TERMINAÇÃO: é o direito de uma parte terminar o contrato a qualquer tempo.
RESCISÃO: é quando se termina o contrato por algum motivo justo, ou seja, alguém não respeitou as condições comerciais;
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Cláusulas Contratuais
Leis aplicáveis
Tem de se tomar conhecimento das Leis que estão sendo aplicadas em contratos. Elas determinam a forma de dirimir conflitos;
Vias de contratos
As partes envolvidas têm de possuir cópias idênticas que assinadas, são originais, além da necessidade de testemunhas.
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Gestão de Contratos
Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos contratuais, observando os seguintes aspectos:
Aspectos técnicos;
Aspectos financeiros;
Prazos;
Aspectos legais;
Aspectos Humanos.
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FLUXO DE UMA AQUISIÇÃO
CLIENTE
FORNECEDOR A
FORNECEDOR B
FORNECEDOR N
RFP – Request For Proposal
O que é uma RFP?
Request For Proposal. É uma solicitação de propostas feitas pelo comprador, que elabora sua especificação técnica e apresenta para os fornecedores, para a contratação de serviços especializados.
Seu objetivo é identificar um ou mais fornecedores que atendam as necessidades do comprador no fornecimento dos bens e serviços requeridos, oferecendo o melhor nível de qualidade possível. 
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GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
Aula 07
Disciplina: Gestão de Projetos I
Professora: Everlânia Silva
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