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I CICLO DE PALESTRAS SOBRE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL: 
Aperfeiçoamento e Atualização Profissional 
21 a 25 de março de 2011 
 
 
 
 
PROMOÇÃO 
Arquivo Público do Estado/Casa Civil 
Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo 
 
ORGANIZAÇÂO 
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo/Centro de 
Gestão Documental/Núcleo de Formação e Treinamento 
 
Coordenadoria de Arquivos - TJSP 
 
 
 
 
 
 
Governo do Estado de São Paulo 
Casa Civil 
Arquivo Público do Estado 
Av. Cruzeiro do Sul, 1.777 
02031-000 - São Paulo 
Tel.: (11) 2089-8139 
www.arquivoestado.sp.gov.br 
I Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental 
Aperfeiçoamento e Atualização Profissional 
 
Currículos resumidos dos palestrantes 
 
Dia 21 
9h20 – Conferência inaugural 
Arquivos: histórico e teoria das três idades 
Prof.ª Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo 
Doutora em História pela Universidade de São Paulo, leciona as disciplinas de 
Metodologia e Teoria da História no curso de graduação do Departamento de História da 
Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da Universidade de São Paulo, e a 
disciplina de História Social no curso de pós-graduação do mesmo departamento, com a 
consequente orientação de dissertações de mestrado e teses de doutorado. No campo da 
Arquivística, tem coordenado projetos e prestado assessoria em instituições diversas, no 
Brasil e no exterior. Dentre os trabalhos publicados, a par de artigos em periódicos 
especializados, citam-se: A imprensa periódica como objeto de instrumento de trabalho: 
catálogo da Hemeroteca Júlio Mesquita do Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo 
(São Paulo, 1976); O Polichinello: edição fac-similar do jornal (São Paulo, 1981); São 
Paulo, 1932: edição fac-similar de jornais, folhas volantes, cartazes, cartões postais, 
partituras e folhetos do período da Revolução de 1932 (São Paulo, 1982); Os primeiros 
almanaques de São Paulo: edição fac-similar dos almanaques de 1857 e 1858 (São 
Paulo, 1983); Diagnóstico da situação dos arquivos do Governo do Estado de São Paulo 
(São Paulo, 1987, em colaboração); Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (São 
Paulo, 1990, em colaboração); Diretrizes para a modernização dos arquivos municipais 
(São Paulo, 1990, em colaboração com Helena Corrêa Machado); Bibliografia da 
Impressão Régia do Rio de Janeiro: 1808-1822 (São Paulo, 1993, em colaboração com 
Rubens Borba de Moraes); Dicionário de terminologia arquivística (São Paulo, 1996, em 
colaboração); Roteiro para implantação de arquivos municipais (São Paulo, 1996, em 
colaboração com Helena Corrêa Machado); Diagnóstico dos arquivos da Faculdade de 
Filosofia, Letras e Ciências Humanas da Universidade de São Paulo (São Paulo, 1996, 
coordenação); Como implantar arquivos públicos municipais (São Paulo, 1999, em 
colaboração com Helena Corrêa Machado); A Secretaria da Fazenda do Estado de São 
Paulo: raízes e trajetória (São Paulo, 2000); São Paulo: uma longa história (São Paulo, 
2004, coordenação); Diabo Coxo: São Paulo, 1864-1865: edição fac-similar (São Paulo, 
2005, coordenação); São Paulo: uma viagem no tempo (São Paulo, 2005, coordenação); 
Revista Dramatica: São Paulo, 1869: edição fac-similar (São Paulo, 2007, coordenação); 
Tempo e circunstância: a abordagem contextual dos arquivos pessoais (São Paulo, 2008, 
em colaboração com Silvana Goulart); São Paulo, metrópole em mosaico (São Paulo, 
2010, coordenação). 
 
14h – Aspectos jurídicos de documentos públicos digitais 
Dr.ª Patrícia Peck Pinheiro e Dr.ª Sandra Paula Tomazi Weber 
Dr.ª Patrícia Peck Pinheiro é especialista em Direito Digital pela Universidade de São 
Paulo, autora do livro “Direito Digital” e co-autora do áudio-livro e do pocket book “Direito 
Digital no Dia-a-Dia”, ambos publicados pela Editora Saraiva, já foi premiada e 
condecorada por seus serviços educacionais referentes à segurança da informação e à 
ética digital. Possui experiência como docente em diversas instituições de ensino, como o 
SENAC/SP, a Impacta Certificação e Treinamento, a Faculdade de Tecnologia Ibta e a 
Faculdade de Tecnologia de São Paulo-FATEC/SP. Ministrou palestras e treinamentos in 
company para diversas instituições públicas e privadas. 
Dr.ª Sandra Paula Tomazi Weber é advogada, especialista em Direito Digital, formada 
pela Faculdade de Direito de Joinville. Pós-graduanda em Direito Contratual pela PUC-
SP. Possui pós-graduação em Direito Civil e Empresarial pela PUC-PR, extensão em 
Direito da Tecnologia da Informação pela FGV-RJ, extensão em Contratos de Consumo e 
Atividade Econômica pela FGV-SP, além de formação em informática pela Escola Técnica 
Tupy. É sócia do escritório Patricia Peck Pinheiros Advogados e co-autora do audiolivro 
“Direito Digital Corporativo”, pela editora Saraiva. 
 
 
Dia 22 
9h – Instituições e profissionais de documentação 
Prof.ª Dr.ª Johanna Wilhelmina Smit 
Possui graduação em biblioteconomia pela Universidade de São Paulo (1970), mestrado 
em Documentação - École Pratique des Hautes Études (Paris, 1973) e doutorado em 
Análise do Discurso pela Universidade de Paris-I (1977). Representou a Ciência da 
Informação junto à CAPES por dois mandatos (2002-2007). Atua como docente de 
graduação e pós-graduação junto ao Departamento de Biblioteconomia e Documentação 
da ECA/USP e dirige o Arquivo Geral da Universidade de São Paulo. Tem experiência na 
área de Ciência da Informação, atuando principalmente nos seguintes temas: ciência da 
informação, arquivologia, arquivo fotográfico, vocabulário controlado e organização da 
informação. 
 
14h – Trajetória e situação da ciência arquivística contemporânea 
Prof. Dr. José Maria Jardim 
Possui graduação em História pela UFF e é mestre e doutor em Ciência da Informação 
pelo IBICT/ECO/UFRJ. Foi professor do curso de graduação em Arquivologia do 
Departamento de Ciência da Informação da UFF e do programa de pós-graduação do 
IBICT/UFF. É, atualmente, docente na escola de Arquivologia da UNIRIO. É autor de 
obras sobre políticas públicas de informação e arquivos no Brasil. 
 
Dia 23 
9h – Arquivos e gestão do conhecimento 
Prof.ª Dr.ª Valéria Martins Valls 
Doutora e Mestre em Ciências da Comunicação e Bacharel em Biblioteconomia pela 
Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (ECA-USP). 
Coordenadora e docente do curso de graduação em Biblioteconomia e Ciência da 
Informação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FaBCI/FESPSP) 
e Coordenadora de curso e docente de pós-graduação da Escola Pós-Graduada da 
FESPSP (Núcleo de Ciência da Informação). 
Docente externa do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) da 
ECA/USP, ministrando a disciplina de Gestão do Conhecimento e da Inovação. 
Consultora e palestrante na área de Gestão (Informação, Conhecimento e Qualidade). 
Exerceu funções executivas nas áreas de Gestão da Informação e Gestão da Qualidade, 
especialmente atuando como Representante da Direção (ISO 9001), responsável por 
implementar e certificar Sistemas de Gestão da Qualidade. Tem artigos sobre 
Biblioteconomia e Gestão da Qualidade em Serviços de Informação publicados em 
periódicos especializados do Brasil, Portugal e Inglaterra. 
 
14h - Legislação arquivística, patrimônio documental e cidadania 
Dr. Paulo Penteado Teixeira Junior 
Promotor de Justiça do Ministério Público do Estado de São Paulo 
 
Dia 24 
9h – Política de gestão documental 
Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes 
É Diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São 
Paulo, do Arquivo Público do Estado, Unidade da Casa Civil. Possui graduação em 
História pela USP e especialização em Organização de Arquivos pelo IEB/ECA/USP. 
Coordenou o projeto
de elaboração do “Plano de Classificação e Tabela de 
Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: 
Atividades-Meio” (1999-2002). É autora das minutas dos Decretos estaduais nº 
48.897/2004 e nº 48.898/2004 que definem normas para avaliação, guarda e eliminação 
de documentos públicos estaduais. Elaborou propostas de criação e estruturação do 
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, aprovadas 
nos Decretos nº 50.941/2006 e nº 54.276/2006. Coordenou grupo de trabalho que 
elaborou a Instrução Normativa APE/SAESP 1, de 10/3/2009, que definiu normas e 
procedimentos para a gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos 
arquivísticos digitais. É membro do Comitê Gestor do SPdoc, sistema corporativo do 
Governo do Estado desenvolvido para administrar os documentos públicos estaduais. 
Integrou o Grupo Especial de estudo que elaborou minuta de Decreto sobre os níveis de 
acesso e sigilo de documentos públicos estaduais (2005). Foi membro do Conselho 
Nacional de Arquivos, representando os Arquivos Públicos Estaduais (2005-2007). É 
autora do livro "Como avaliar documentos de arquivo" (1998), co-autora de “Gestão 
documental aplicada” (2008), e coordenadora de inúmeras publicações digitais sobre 
gestão documental, disponíveis no sítio 
www.arquivoestado.sp.gov.br/publicacoestecnicas.php. Foi coordenadora de cursos da 
Associação de Arquivistas de São Paulo-ARQ-SP (1997-2007) e professora do Curso de 
Especialização em Organização de Arquivos do IEB/USP (2001-2006). É professora do 
Curso de Introdução à Política e ao Tratamento de Arquivos da PUC-SP, desde 1997. 
 
14h - Gestão e preservação de documentos digitais 
Prof. Humberto Celeste Innarelli 
Possui graduação em Tecnologia em Processamento de Dados pela Faculdade de 
Tecnologia Americana (1998), especialização em Educação, Interdisciplinaridade e Novas 
Tecnologias pela ACTA Cursos de Pós-Graduação (2001), mestrado em Engenharia 
Mecânica pela Universidade Estadual de Campinas (2006) e é doutorando do curso de 
Ciência da Informação da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São 
Paulo. Atualmente é analista de sistemas do Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de 
Filosofia e Ciências Humanas da Universidade Estadual de Campinas, professor 
associado da Faculdade de Tecnologia de Americana, professor convidado do curso de 
extensão de Introdução à Política e ao Tratamento dos Arquivos da Pontifícia 
Universidade Católica de São Paulo e membro correspondente da Câmara Técnica de 
Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Atuou como analista de 
sistemas e administrador de rede do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da 
Universidade Estadual de Campinas, como membro do Grupo de Trabalho de 
Documentos Arquivísticos Digitais do Governo do Estado de São Paulo, como membro do 
Conselho Educacional do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da 
Informação e como professor da Universidade Paulista. Publicou em 2007, juntamente 
com Santos, B. V. e Sousa, R. T., o livro Arquivística: temas contemporâneos, onde 
aborda o tema preservação digital. Tem experiência na área de Ciência da Computação, 
com ênfase em Sistemas de Informação, Redes e Documentação Digital, atuando 
principalmente nos seguintes temas: arquivo permanente, preservação de documentos, 
gestão documental, tecnologia da informação, documento digital e confiabilidade de 
mídias digitais. 
 
Dia 25 
9h – Política de preservação de documentos arquivísticos 
Prof. Norma Cianflone Cassares 
Graduação em Letras e com formação em química industrial com especialização em 
restauração de acervos bibliográficos no Conservation Office of Preservation Directorate 
da Biblioteca do Congresso – USA. Atuação em conservação/preservação/restauro de 
acervos bibliográficos. Elaboração e execução de projetos de conservação preventiva e 
restauro. Presidente em exercício da Associação Brasileira de Encadernação e Restauro- 
ABER. 
 
 
14h - Políticas de reprodução de documentos públicos 
Alex Ricardo Brasil 
Bacharel e licenciado em História pela Universidade de São Paulo e especialista em 
organização de arquivos pela mesma instituição. Foi Chefe do Setor de Arquivo do 
Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo de 1997 a 2007. Atualmente, no TRE, é membro 
do Centro de Memória Eleitoral, ocupa o cargo de Assistente de Arquivo, preside a 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e coordena o projeto de digitalização 
de documentos no Arquivo Geral. Integra, também, comissão nacional do Tribunal 
Superior Eleitoral para definir políticas de gestão documental para a Justiça Eleitoral. Por 
conta de sua experiência na área, tem proferido palestras e ministrado cursos sobre 
gestão documental, digitalização de documentos, preservação digital e memória 
institucional. 
 
ARQUIVÍSTICA: OBJETOS, PRINCÍPIOS E RUMOS* 
 
 Heloísa Liberalli Bellotto 
 
Objetos e objetivo 
 
A arquivística, ainda hoje discutida vivamente se ciência, técnica ou disciplina, por apresentar características 
próprias de todas elas, sem enquadrar-se exatamente nas premissas necessárias a cada uma, é preferivelmente 
definida, na bibliografia especializada e no dicionário de terminologia arquivística do Conselho Internacional 
de Arquivos, como disciplina. 
 
Assim, mesmo que possamos aceitá-la como ciência ou técnica, pois realmente contém elementos para isso, 
a conceituamos como disciplina que se ocupa da teoria, da metodologia e da prática relativa aos arquivos, 
assim como se ocupa da sua natureza, suas funções e da especificidade de seus documentos/informações. 
 
O objeto intelectual da arquivística é a informação, ou, mais precisamente, os dados que possibilitam a 
informação. 
 
Por outro lado, é possível considerar três objetos físicos: 
 
1. O arquivo, isto é, os conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas entidades públicas ou 
privadas no exercício de suas funções, conjuntos documentos sobre os quais a arquivística vai aplicar sua 
teoria, metodologia e praxis para chegar a seus objetivos. 
2. O documento em si mesmo, como indivíduo, ainda que isso possa parecer paradoxal, porque a arquivística 
trabalha, sobretudo, com conjuntos orgânicos de documentos. A verdade é que, sem que se conheçam, em 
sua natureza e elementos, os integrantes dos conjuntos, isto é, os documentos-indivíduos, não se poderá 
compreender a totalidade. 
3. O arquivo como entidade. A arquivística tem também como objeto a instituição, metodologias próprias e 
pontuais para a administração dos seus recursos humanos, financeiros, materiais e documentais (Bellotto, 
1989). 
 
O objetivo da arquivística, em relação a todos estes objetos, por meio de suas teorias, metodologias e 
aplicações práticas, é dar acesso à informação. Não à informação em geral, mas à informação arquivística, de 
cunho jurídico e/ou administrativo, que é indispensável ao processo decisório e para o funcionamento das 
atividades governamentais ou das empresas privadas e pessoas físicas, assim como a que atua como 
testemunho dos direitos dos cidadãos, até esta mesma informação, quando utilizada pelos historiadores para 
a crítica e explicação das sociedades passadas e que, inclusive, independentemente destes usos, permanece 
como componente de um corpus informacional que permita a transmissão cultural de geração a geração. 
 
A natureza da arquivística como área de conhecimento está limitada por seu objeto principal, o arquivo, e 
pode compreender a história dos arquivos, as legislações arquivísticas, a profissão, a terminologia, a teoria 
(que envolve profundamente a sua ligação com a administração, o direito e a história), a metodologia e o 
estudo da geração das informações e a produção dos documentos arquivísticos, assim
como o estudo dos 
procedimentos técnicos referentes aos arquivos. 
 
Ser arquivista é compreender esta natureza, aprender a teoria e metodologias da arquivística e saber 
empregar os conhecimentos adquiridos e aplicá-los no desempenho das funções arquivísticas da 
classificação, avaliação, descrição e difusão, não só na sua formação universitária de base, mas também não 
deixando de percorrer todos os meandros da educação continuada. E’ imprescindível entender que a 
profissão exige os conhecimentos básicos nas áreas da administração, do direito, da pesquisa histórica, 
diplomática e paleografia, além do adestramento técnico em informática e a compreensão da integração do 
arquivista na sociedade, tudo isso que lhe pode dar a universidade, tanto quanto exige a atualização e 
reciclagem constantes. 
 
 
A consolidação da arquivística como área de conhecimento e como profissão torna-se possível na medida em 
que estejam perfeitamente definidas, individualizadas e em vigor pleno a sua teoria, sua metodologia, sua 
prática, assim como sua terminologia, legislação e formação profissional. 
 
A arquivística é considerada por alguns especialistas no contexto das ciências da informação, porque os 
arquivos não deixam de ser sistemas de informação, apesar da especificidade da informação arquivística, e, 
por outros especialistas e teóricos, como ciência/disciplina que se ocupa, antes de tudo, da prova. 
 
A verdade é que o documento de arquivo, graças a seus elementos substanciais, fortemente ancorados nos 
princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade (que serão analisados mais 
adiante), é, indubitavelmente, prova do exercício das funções/atividades da entidade produtora/acumuladora 
do documento. E este pertence a uma cadeia orgânica formada por outros documentos, isto é, outras provas. 
“O significado pleno de cada documento evidencia-se somente através do vínculo com todos os documentos 
do mesmo arquivo, o que interessa é conhecer como este documento foi produzido, no curso de que 
procedimento administrativo e com que validade/vigência jurídico-administrativa” (Lodolini, 1991). 
 
A relação dos arquivos com a administração pública e privada é evidente, já que os documentos são os 
registros das atividades exercidas pelos órgãos públicos ou pelas organizações privadas. Documentos de 
arquivo são testemunhos inequívocos da vida de uma instituição. Informações sobre o estabelecimento, a 
competência, as atribuições, as funções, as operações e as atuações exercidas por uma entidade pública ou 
privada no decurso de sua existência estão registradas nos arquivos. 
 
Por outro lado, também demonstram como se produzem – e/ou produziram – as relações administrativas, 
econômicas, políticas e sociais mantidas por aquela entidade, tanto no âmbito interno como externo, como 
com outras entidades do mesmo nível ou com as que lhes são hierarquicamente superiores ou inferiores. Os 
documentos estão na raiz de todos os atos de causa, efeito e resultados, do para quê, do como, do porquê, do 
quando e do quanto, sob todos os pontos de vista, do ser e do existir desta mesma entidade. 
 
Nascidos como instrumentos essenciais para o funcionamento dos órgãos públicos e das organizações, os 
documentos de arquivo por eles produzidos/acumulados, passada a utilização vinculada às estritas razões que 
lhes deram origem, depois de avaliados criteriosamente, segundo tabelas de temporalidade, serão 
preservados, em tipologias e quantidades limitadas por aquela avaliação, para que sejam destinados à 
pesquisa científica, à herança cultural e ao testemunho social. 
 
A arquivística relaciona-se com o direito, desde suas origens históricas. Os arquivos públicos têm 
representado, desde sempre, os “armazéns” da legislação, onde, nas épocas remotas, o Estado conservava seu 
arsenal informativo diante de seus vassalos e, a partir da Revolução Francesa, o arsenal não somente dos 
direitos do Estado, mas também os dos cidadãos, assim como os registros das obrigações recíprocas. 
 
Ademais, como bem afirma Antonia Heredia, a aproximação com a gênese do documento, “nos será 
facilitada pelo conhecimento dos conceitos fundamentais do direito administrativo e as linhas gerais do 
procedimento administrativo. Nesse sentido, tal parte da ciência jurídica será também um elemento auxiliar 
importante para a arquivística, porque nos ajudará a estudar a tipologia documental dos testemunhos ou 
processos que se produzem hoje e que nos levarão à delimitação das diferentes séries que se formam em 
cada subdivisão de qualquer instituição” (Heredia Herrera, 1988). 
 
A relação da arquivística com a pesquisa histórica evidencia-se no uso que os historiadores fazem dos 
arquivos. Os documentos dos arquivos representam fontes fidedignas, únicas e, se adequadamente 
compreendido o seu contexto de produção, podem esclarecer fatos, situações e ações. Como já disse o 
arquivista francês, Charles Braibant, os arquivos “são o arsenal da administração e o celeiro da história”. O 
documento arquivístico nasce por razões administrativas, jurídicas, funcionais. Seu uso primeiro está 
diretamente ligado a tais razões. O interesse que pode apresentar nesta sua primeira idade está diretamente 
relacionado com os produtores, os destinatários ou os implicados e interessados diretamente no seu 
conteúdo. Cumprida a função que motivou sua criação e estabelecida sua permanência através dos corretos 
procedimentos de avaliação, alguns documentos serão recolhidos ao arquivo histórico, por conter 
 
informações de valor informativo desvinculado do primitivo valor primário, passando a adquirir, assim, o 
valor secundário. Este será válido para efeitos de pesquisa histórica e testemunho sociocultural. Os arquivos 
históricos – destino final da documentação de valor permanente – não têm somente os historiadores como 
usuários, mas os cientistas, os jornalistas, os juristas etc. interessados nos fatos passados, assim como outros 
frequentadores do arquivo, que são os estudantes e os cidadãos comuns. 
 
A especificidade da arquivística relativamente às outras “ciências” da informação, tais como a 
biblioteconomia, a museologia e a própria documentação, reside, justamente, na peculiaridade da origem e 
formação de seus objetos: o arquivo e os documentos de arquivo. Ainda que todas aquelas áreas trabalhem 
com documentos, os da biblioteconomia têm de ver com o sentido de coleção que tem uma biblioteca (seja 
em forma tradicional ou virtual) onde são reunidos, segundo suas temáticas, livros, revistas, jornais, folhetos, 
material iconográfico ou sonoro. As finalidades da produção desses documentos são científicas, técnicas, 
educativas, didáticas, de entretenimento etc. Também os documentos de museus, em geral objetos, são 
reunidos em coleções artificiais, segundo a finalidade do museu, e seus documentos foram produzidos com 
finalidades artísticas ou de entretenimento, ainda que possam ter sido funcionais em sua origem, como 
aqueles objetos que testemunham a vida material de certas comunidades ou agrupamentos humanos. Os 
centros de documentação e os bancos de dados trabalham também com documentos ou referências a 
documentos – de forma real ou virtual –, mas são reunidos e/ou reproduzidos por razões de pesquisa. O 
sentido da funcionalidade e da organicidade, qualidades típicas dos arquivos em formação ou dos fundos de 
arquivos históricos, não existe para essas coleções. Delas se ocupam as outras disciplinas ou “ciências” 
documentárias, que não a arquivística. 
 
O campo de atuação da arquivística é, naturalmente, o arquivo, enquanto conjunto documental, assim como 
os documentos de arquivo, se considerados isoladamente. Além disso, também podemos considerar que 
constituem parte de seu
campo de atuação as instituições arquivísticas, as associações 
locais/nacionais/internacionais de classe, as entidades de ensino arquivístico. Mas todas elas, se bem que 
“pertençam” à arquivística, não representam, diferentemente dos arquivos e dos documentos de arquivo, o 
verdadeiro campo de atuação de sua teoria, metodologia e prática. 
 
Essa abordagem da arquivística em por base Luciana Duranti, no seu livro Archival Science, traduzido para o 
espanhol por Manuel Vázquez, com o título: Ciencia archivística (cuja equivalência pode ser, perfeitamente, 
Arquivística). Aquela autora assim define o objeto de seu livro: “Ciência arquivística é o conjunto de 
conhecimentos acerca da natureza e características dos arquivos e do trabalho arquivístico, organizado 
sistematicamente em teoria, metodologia e prática” (Duranti, 1995). 
 
“Teoria é o corpo de ideia s que os arquivistas têm sobre o que é o material de arquivo”. Cabe um 
esclarecimento. Talvez se devesse dizer, de forma mais objetiva e clara, que a teoria arquivística seria o 
corpo de ideias que os arquivistas devem ter sobre o material de arquivos, reiterando-se que é necessário que 
os arquivistas conheçam perfeitamente a teoria ou as teorias que fundamentam as metodologias que guiam as 
suas tarefas. Com o termo “ideias”, a autora, provavelmente, quer fazer referência aos “saberes” teóricos 
básicos. A teoria estabelece os princípios fundamentais da arquivística (os quais serão abordados adiante). 
Também as teorias da informação e da comunicação devem ser objeto de conhecimento por parte dos 
arquivistas, porque o universo da comunicação informacional é o seu universo de trabalho. 
 
O que se quer dizer com o que é o material de arquivo, ao menos no contexto desta definição, não se refere à 
sua identificação diplomática ou à identificação formal de seu suporte, e sim ao conhecimento de suas 
características essenciais: o vínculo da proveniência, da organicidade e da funcionalidade, vis-à-vis a seu 
contexto de criação e de autoridade. 
 
“Metodologia arquivística é o conjunto de ideias que os arquivistas têm (ou devem ter) sobre como tratar o 
material de arquivos”. Sobre a base da teoria arquivística, serão usados diferentes métodos para classificar e 
ordenar documentos, segundo suas especificidades. Para essas escolhas, os arquivos deverão conhecer muito 
bem seu material de trabalho, sua proveniência, organicidade e características administrativas e diplomáticas. 
A aplicação correta da metodologia surge do conhecimento da teoria arquivística, aliado ao conhecimento do 
material, justamente iluminado pela própria teoria. 
 
 
“Prática arquivística é a aplicação das ideias teóricas e metodológicas às situações reais e concretas”. A 
prática é o dia a dia do arquivista em suas tarefas documentárias. E’ evidente que a ele compete, além da sua 
prática propriamente arquivística, outros labores, tais como a gestão de seu arquivo, seus recursos humanos, 
financeiros e materiais, assim como o atendimento ao público e aos administradores, afinal, os produtores da 
documentação. Cabe-lhe ainda exercer a representação política, social, científica e educativa da instituição. 
 
Terminologia e história 
 
A terminologia é o meio de expressão e de comunicação técnicas, enquanto que a língua é o meio de 
expressão e de comunicação de uma ou mais nações, sendo a linguagem o meio de expressão e de 
comunicação de um determinado meio social. Assim, a terminologia restringe-se a determinadas profissões 
ou a determinadas áreas de trabalho. 
 
Por meio de glossários e dicionários terminológicos ou de terminologia definem-se os termos especializados 
por meio das palavras usadas no senso comum, na língua, enfim. Um dicionário de terminologia é um 
instrumento de controle terminológico, cuja função específica reside em traduzir os termos técnicos e 
científicos para uma linguagem sistêmica, proporcionando uma relação entre eles e a língua corrente. 
 
A vantagem da terminologia é que, sem ela, há dificuldades de entendimento entre os profissionais, há 
redução da qualidade técnica dos trabalhos e falta um instrumento que é básico para a formação e 
treinamento de profissionais, capaz de estabelecer uniformidade e harmonia no enunciado dos conceitos. 
 
Profissões, ainda que antigas, mas de consolidação e entendimento universal recentes, necessitam léxicos 
nacionais e internacionais para a otimização daquela consolidação e daquele entendimento. 
 
A arquivística brasileira conta com termos vindos, principalmente, das línguas inglesa e francesa e que, 
muitas vezes, recebem distintas traduções para o mesmo vocábulo, diferenciações que a prática vai 
consolidando e fazendo alastrar. Há também, em alguns casos, disparidades conceituais. 
 
O dicionário de terminologia arquivística do Conselho Internacional de Arquivos e as suas diversas 
traduções nacionais, juntos, buscam ao menos estabelecer uma terminologia básica e as suas indispensáveis 
equivalências. No Brasil, as tentativas de estabelecer uma terminologia arquivística nacional foram 
corporificadas, desde finais dos anos 80 e início dos 90, nas propostas apresentadas pelo Arquivo Nacional, 
pela Universidade Federal da Bahia e pelo então núcleo de São Paulo da Associação dos Arquivistas 
Brasileiros. O dicionário de terminologia arquivística brasileira, resultante desta última proposta já se 
encontra em sua segunda edição e, tal como o semelhante dicionário publicado pela Associação dos 
Bibliotecários e Arquivistas de Portugal, vem divulgando a terminologia em língua portuguesa nos países 
lusófonos de África e nos países do Mercosul. 
 
A história dos arquivos no mundo ocidental vem desde o que se convencionou chamar de Antiguidade 
Oriental (3000 a 500 AC) quando, entre os povos sumérios, egípcios, assírios e babilônios, os arquivos 
estavam exclusivamente a serviço das autoridades, eram arquivos reais, religiosos, diplomáticos, onde se 
achavam leis, tratados, normas e preceitos, tendo sido encontrados, nas escavações arqueológicas, também 
documentos privados como contas, receitas terapêuticas etc. Na Antiguidade Clássica (gregos, de 1500 AC a 
146 AD, e romanos, de 753 AC a 476 DC), os arquivos continuavam a serviço das autoridades, mas os 
cidadãos começavam a já poder ter alguma aproximação com seus registros, ao menos através dos arquivos 
notariais. O direito romano vai imprimir grande importância aos arquivos, por causa do peso, na sua 
normativa, do ato escrito. 
 
Na Idade Média (476 a 1453), com a vinda dos povos bárbaros para a Europa ocidental, a decadência da 
vigência do direito romano e das autoridades centralizadas, os arquivos circunscrevem-se às autoridades 
feudais. No século XII, passa a haver certo renascimento das provas documentais escritos, surgindo os títulos 
e registros como armas jurídicas, sobretudo relativamente aos direitos sobre as propriedades de terras, dando 
origem aos arquivos de autoridades feudais. 
 
 
Com a criação e evolução dos estados modernos na Europa, na Idade Moderna (1453-1889), surge a 
centralização do poder e passam a existir grandes arquivos reais (os chamados “tesouros do rei”) e também 
os arquivos notariais organizados. O uso dos arquivos ainda é totalmente jurídico-administrativo, não 
havendo a utilização para a pesquisa histórica. Os países da Europa ocidental, dos quais vai derivar a 
arquivística na América, tais como França, Itália, Espanha, Portugal, Vaticano, Alemanha, Holanda e outros, 
nesta época já têm uma organização arquivística, que inclui legislação. 
 
O início da Idade Contemporânea, em 1789, com a Revolução Francesa, é uma baliza na história dos 
arquivos. Isto porque ocorre certa abertura dos arquivos públicos aos cidadãos e se procede
à reunião da 
documentação oficial dispersa, em Paris, criando-se um arquivo nacional. O uso, no entanto, prosseguia 
sendo o jurídico-administrativo, isto é, os documentos servindo somente como instrumentos de informação 
administrativa e como arsenal de testemunhos das relações Estado-cidadão. 
 
Na segunda metade do século XIX, surge, nos arquivos, a pesquisa feita por historiadores, na esteira da 
“história científica”, da história positivista, cujas práticas então se iniciavam e, nas quais, era dado um valor 
excessivo e único aos dados contidos nos documentos de arquivo. Hoje em dia, a historiografia tomou outros 
e mais amplos rumos e a pesquisa científica é mais exigente no sentido do alargamento da abordagem que se 
faz dos documentos de arquivo, sendo que eles, entretanto, permanecem ainda como ferramentas essenciais 
para o historiador. Durante o século XIX, foram nascendo os arquivos nacionais, nos distintos países 
(inclusive o nacional brasileiro, em 1828, então imperial), todos destinados a recolher e organizar a 
documentação inativa existente as diversas dependências governamentais. 
 
No século XX, pouco a pouco, vai se desenvolvendo, em paralelo, o aperfeiçoamento dos arquivos 
administrativos, correntes, ligados à área da administração pública e da privada, e o dos arquivos históricos, 
ligados à pesquisa. Somente em 1946, nos Estados Unidos, foi viabilizada uma aproximação entre o valor 
primário e o valor secundário dos documentos, isto é, entre a fase do primeiro uso, o jurídico-administrativo, 
e a fase do uso pela pesquisa, dos documentos já inativos do ponto de vista jurídico. Estudava-se, no interior 
de uma comissão especialmente designada para tratar desta questão, a Comissão Hoover, a possibilidade de 
um fluxo contínuo entre eles. Surgiu, então, naquele país, a melhor definição da atuação das duas áreas: de 
um lado, records management (gestão de documentos), e, de outro, archives administration (administração 
de arquivos históricos). Deveria a primeira ocupar-se pontualmente da criação, planificação, controle, 
organização (classificação, arquivamento, armazenamento), utilização primária (pela administração) e 
destinação (avaliação, eliminação e/ou transferências e recolhimentos aos arquivos intermediários e/ou 
históricos); e a segunda, do arranjo (adaptação da classificação), descrição, difusão e utilização secundária 
(pela pesquisa) dos documentos chamados permanentes ou “históricos”. As duas áreas já não atuariam 
isoladamente, mas, antes, buscando ambas a possibilidade do fluxo. Institucionalmente isso se tornou 
possível, primeiramente, nos Estados Unidos (em sistemática logo adotada por outros países), com a criação 
formal dos chamados arquivos intermediários, que se encarregavam de gerir o desejado fluxo, como se verá 
melhor mais adiante. E os profissionais arquivistas, antes com uma formação/capacitação que visava uma 
área ou outra, passaram a ser instruídos de forma a poder levar a cabo as tarefas técnicas, indiferentemente, 
tanto nos arquivos correntes como nos permanentes (históricos). 
 
A atualidade representa a quase consolidação desse fluxo, que a arquivística científica persegue, desde seus 
primeiros passos, nos meados do século XX. Os pontos essenciais para que se concretize definitivamente tal 
consolidação dependem, no que se refere a questões como legislação, teoria e metodologia, terminologia e 
formação superior, de termos independência e individualidade. E’ necessário que, em cada país, se delimite 
bem a nossa área de jurisdição e atuação. Não nos serve legislação atinente aos serviços públicos em geral, 
nas quais tenhamos um ínfimo parágrafo; não nos cabem uma teoria e uma metodologia emprestadas da 
biblioteconomia e do direito administrativo; não nos interessa uma terminologia também adaptada e (mal) 
traduzida de línguas estrangeiras, confundindo conceitos, práticas e entendimento profissional; não podemos 
ser apêndice de cursos de biblioteconomia, documentação, ciências da informação ou história. Nossa 
formação superior tem de ser específica, tanto quanto nossa teoria, metodologia, legislação e terminologia. 
 
 
Pode-se dizer que há, hoje, certa uniformidade de entendimentos entre os distintos países da Europa, 
América, África e Ásia, incluindo também Oceania, vis-à-vis à organização arquivística, às normas de 
descrição, ao ensino e aos movimentos profissionais. 
 
Grande parte dos êxitos desses esforços se deve ao surgimento, em 1948, do Conselho Internacional de 
Arquivos (CIA/ICA), que nesses quase cinquenta e cinco anos, com seus projetos, congressos, reuniões e 
publicações, além da atuação dos seus vários comitês, trouxe nova mentalidade para a profissão. 
 
O CIA/ICAfoi instalado pela UNESCO, a partir de uma reunião de especialistas que pretendia a criação de 
um organismo internacional para os arquivos de todo o mundo. Sentia-se a necessidade de uma entidade que 
buscasse a coordenação e comunicação entre os arquivos em todo o mundo, para que se chegasse a uma 
sistemática e a um entendimento arquivísticos. Em 1950, realizou-se o primeiro congresso internacional de 
arquivos e fundou-se definitivamente o Conselho. 
 
Seus objetivos são apoiar, normalizar, congregar arquivos e arquivistas por meio de seus distintos comitês, 
seções regionais, grupos de trabalho, publicações e reuniões. Seus congressos, desde 1950, realizam-se a 
cada quatro anos em diferentes países e, com suas publicações, mesas redondas anuais, seminários 
especializados e as revistas tradicionais Archivum e Janus, agora substituídas pela revista Comma, além de 
boletins, atas e estudos especializados (como os celebrados Estudos RAMP), são de grande utilidade e 
proveito para os arquivistas. 
 
Hoje em dia, cresce, cada vez mais, a cooperação internacional de especialistas e professores em cursos, 
congressos, mesas de debates, pareceres, perícias e observações técnicas. Os arquivos nacionais, estaduais e 
municipais, juntamente com as associações de classe e as universidades, buscam um entendimento e uma 
harmonização nas metodologias arquivísticas. Quanto mais a arquivística se afastar dos sectarismos, 
coorporativismos e regionalismos, mais ganharão os arquivistas e seu labor. 
 
Seria interessante retomar agora a questão da conceituação de arquivo e de documento, abordando toda a 
problemática que ela envolve. 
 
Arquivos são conjuntos orgânicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um órgão público, 
uma organização privada ou uma pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e 
que, passada sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor 
informativo, para fins de pesquisa científica ou testemunho sociocultural. 
 
Na palavra de um dos mais importantes arquivistas italianos, Elio Lodolini, “arquivo é a sedimentação 
documentária das atividades administrativas, cujos documentos estão ligados por um vínculo original, 
necessário e determinado” (Lodolini, 1991). 
 
Se analisado, esse conceito de arquivo pode ser aplicado ao arquivo em formação, que é o de gestão, 
administrativo, de primeira idade, como ao arquivo permanente, definitivo, histórico, pois, afinal, são os 
mesmos documentos, com a diferença de que, no acervo dos últimos, só se acham os de valor permanente, 
não sendo mais submetidos a qualquer forma de descarte ou de eliminação. 
 
A naturalidade, a organicidade e outras qualidades dos documentos de arquivo, que estão na própria raiz dos 
princípios arquivísticos (como veremos adiante), aparecem em quase todas as definições de arquivo feitas 
por teóricos da arquivística de distintos países, de forma mais explícita em uns, em outras menos: 
 
1. “Arquivo é o conjunto
de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos 
por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (Dicionário de 
terminologia arquivística, 1996). 
2. “(A formação) dos arquivos é um processo natural, isto é, o destino dos documentos é que marca sua 
origem. De modo que não são produto de reunião erudita, de coleção programada, nem de acumulação 
caprichosa de documentos “ (Cortés Alonso, 1980). 
 
3. “Arquivo é um sistema (semi-)cerrado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, 
configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) 
– às quais se associa um terceiro: a memória, imbricada nos anteriores” (Silva, 1998). 
4. “Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua 
atividade e preservados para a realização dos fins políticos, legais e culturais daquela instituição ou 
pessoa”(Casanova, 1928). 
5 – “Arquivo (histórico) é o formado de documentos de qualquer instituição pública ou privada, que tenham 
sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de investigação, e 
que tenham sido avaliados para recolhimento em um arquivo permanente”(Schellenberg, 1973). 
 
A natureza dos arquivos é administrativa, é jurídica, é informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é 
contínua, é cumulativa. E’ esta natureza, soma de todas estas características, que faz do arquivo uma 
instituição única e inconfundível. 
 
Finalidades, meios e funções dos arquivos foram muito bem estudados por Manuel Vázquez, que considera 
esse conhecimento essencial, para que o profissional compreenda o sentido do labor arquivístico (Vázquez, 
s.d.). 
 
As finalidades dos arquivos, se considerados como as etapas operacionais para que se alcance o objetivo de 
dar acesso à informação, são recolher, organizar, custodiar, difundir e disponibilizar os 
documentos/informações, em qualquer suporte ou gênero. Se, como se diz, arquivos são arsenal da 
administração e celeiro da história, ambos, arsenal e celeiro, têm seu sentido de depósito, armazém, 
repositório, ainda que hoje tal depósito possa ser virtual (o que não nega o fato de ser arquivo). No primeiro 
caso, a finalidade do arquivo de gestão é servir ao processo decisório e ao funcionamento das entidades; e, 
no segundo, a finalidade é servir à pesquisa científica e à memória social. 
 
Os meios, aos quais os arquivos recorrem para seu funcionamento, são os recursos proporcionados pelos 
administradores aos quais pertencem: recursos financeiros, humanos, materiais, os de comunicação e os 
documentais. 
 
As funções dos arquivos, todas elas em torno de sua função básica – a de dar acesso às informações contidas 
nos documentos que ele custodia – são, no que toca à parte técnica: registrar, classificar, avaliar, eliminar 
(quando chegada a data estabelecida pela avaliação), descrever, dar à consulta e divulgar (no caso dos 
arquivos históricos) seus documentos. Quanto à função cidadã, social e científica, cabe aos arquivos 
preservar a memória social, atender aos direitos dos cidadãos, facilitar a investigação histórica. Em tudo isso, 
há uma enorme carga de responsabilidade por parte dos arquivistas, seja como cidadãos, seja como 
profissionais. 
 
Princípios arquivísticos 
 
Quanto aos princípios arquivísticos, eles estão na base da teoria arquivística e constituem o marco principal 
da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles: 
 
1. Princípio da proveniência: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este 
princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou 
pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos 
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, dentro de seu contexto 
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. 
2. Princípio da organicidade: as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A 
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da 
entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
3. Princípio da unicidade não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam 
seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. 
 
4. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Este princípio é derivado do 
princípio da proveniência. 
5 - Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação (a sedimentação, de Lodolini) progressiva, 
natural e orgânica. 
 
Todos esses princípios devem estar na raiz da organização e do funcionamento dos arquivos. Com isso, e 
tendo sua organização direcionada por uma teoria e metodologias corretas, que deem a base adequada às 
suas práticas, o arquivo cumprirá as finalidades de sua existência. 
 
Enfim, pode-se afirmar, como Romero Tallafigo, que “a finalidade do arquivo é positiva, palpável e ética: 
possibilitar informação e testemunho de prova às instituições, à sociedade ou às pessoas que o solicitem. É 
permitir o acesso, com o instrumento documental, a memória/registro de direitos e obrigações, coletivas e 
pessoais. E’ permitir o acesso também à história: o arquivo é um espetáculo da vida dos homens, um dos 
registros de memória permanente e coletiva dos mais completos para sustentar, com eficácia, a trama jurídica 
(direitos e obrigações) do tecido social, por um lado, e para guardar a memória histórica, por outro. Sem 
essas finalidades sociais não teria sentido a acumulação e conservação de documentos em forma 
arquivística”. (Romero Tallafigo, 1994) 
 
Documento e informação 
 
“Documento de toda a expressão em linguagem natural ou convencional ou qualquer outra expressão 
gráfica, sonora ou em imagem, fixada em qualquer tipo de suporte material, inclusive o suporte diplomático 
.”(Lei do Patrimônio Histórico Espanhol) 
 
A palavra documento vem do latim, docere, que quer dizer ensinar, e de documentum, o que ensina. Assim, 
o documento é um suporte com uma informação, que poderá ensinar algo a alguém. De forma simples, 
podemos dizer que o “documento é uma informação, de qualquer tipo, sobre um suporte de qualquer tipo”, 
ou, se colocarmos a definição ao contrário, “documento é um suporte modificado por uma informação” 
(Vázquez, s.d. e Lodolini, 1991). 
 
“Informação é ação e também efeito de comunicar dados, é qualquer atributo do pensamento humano sobre a 
natureza e a sociedade, desde que verbalizada ou registrada” (LOPES, 1996). A informação passa por um 
processo de comunicação, até chegar ao receptor que toma conhecimento dela, a usa e a consome. A 
informação registrada constitui-se em documento. 
 
As informações arquivísticas têm a peculiaridade de ser produzidas no universo das funções/objetivos a que 
se propõem as entidades. Nesse sentido é que as informações são orgânicas, por guardarem entre si as 
mesmas relações que se formam entre as competências e as atividades das entidades. A distinção entre a 
informação arquivística e o documento arquivístico está em que o segundo forma sempre uma unidade entre 
informação e suporte, seja este tradicional, como o papel, ou informático, virtual. 
 
O Conselho Internacional de Arquivos aponta para a informação arquivística uma dupla função: a primeira, 
no interesse da eficácia administrativa, será produzida, organizada, conservada, utilizada e, em
parte, 
eliminada; a segunda, no interesse da investigação, seja a relativa à evolução das entidades acumuladoras, 
seja a relativa à história do contexto social que a produziu e conservou. Mas não se pode esquecer uma 
terceira função: a que se liga aos interesses dos cidadãos, seus direitos e obrigações para com as instituições 
civis ou para com o Estado. 
 
Portanto, documento de arquivo pode ser definido como um suporte que contém uma informação 
arquivística ou como “um suporte modificado por um texto a ele aderido que surge como resultado de uma 
atividade administrativa e tem como finalidade comunicar uma ordem, provar algo ou transmitir uma 
informação útil para um trâmite”(Vázquez, s.d.); ou como “um suporte que contém um texto (escrito, 
grafado, gravado) que é resultado da atividade administrativa de uma entidade, efetuada para cumprir seus 
objetivos e finalidades (Tanodi, 1961). 
 
 
Numa visão ampla do conceito de documento arquivístico, pode-se dizer que “todo documento possui uma 
função estática e uma função dinâmica; cumpre uma função e passa uma mensagem. No arquivo interessa o 
documento em todas as dimensões como expressão da memória coletiva, como evidência de um ato jurídico, 
administrativo ou de outra natureza, como suporte informativo que é necessário processar, armazenar e ao 
qual é preciso disponibilizar; e como unidade física ou suporte material que deve ser preservado (Vega de 
Deza, 1996). 
 
Os elementos ou caracteres constitutivos dos documentos podem ser externos e internos, e constituem o que 
alguns teóricos chamam de estrutura e substância, respectivamente. A estas modalidades é possível juntar, 
ainda, elementos intermediários e os de utilização. 
 
Os elementos ou caracteres externos u extrínsecos, também chamados de estruturais ou de estrutura, têm a 
ver com o que é físico, formal, palpável, desde o espaço que o documento ocupa no arquivo, até sua forma 
(se é pré-original, original ou pós-original) e gênero (se textual, iconográfico, sonoro, informático). Esses 
elementos são: espaço, volume, suporte, formato, forma e gênero. 
 
Os elementos ou caracteres internos ou intrínsecos, também chamados de substanciais ou de substância, têm 
a ver com o que o que é intelectual, ideográfico, de conteúdo. Tais elementos são: procedência, as 
funções/atividades relacionadas ao documento, a natureza do tema, o grau de concentração da informação, as 
datas tópica e cronológica. 
 
Os elementos intermediários, que, em geral, são classificados por alguns teóricos como externos ou como 
internos, não apresentam, na realidade, características propriamente físicas, nem contextuais, nem pontuais, 
em relação ao tema do documento. Por isso, tais elementos devem ser preferivelmente tomados como 
intermediários. São eles: a língua, a categoria documental (segundo sua natureza jurídica, se é dispositivo, 
testemunhal ou informativo) e o tipo documental (segundo sua natureza jurídico-administrativa e sua 
finalidade). 
 
Os documentos têm, ademais, seus elementos de utilização: o uso primário e o uso secundário. O uso 
primário será dispositivo, comprobatório, testemunhal, segundo as razões da criação do documento. O uso 
secundário é sempre informativo, nas modalidades requisitadas pela pesquisa. 
 
Quanto às qualidades dos documentos, são elas que lhes conferem sua força probatória: 
 
1. Imparcialidade (em sua criação): derivada do fato de que não foram criados para “dar contas” à 
posteridade. Os documentos administrativos são meios de ação e relativos a determinadas funções. Sua 
imparcialidade explica-se pelo fato de que são relativos a determinadas funções; caso contrário, os 
procedimentos aos quais os documentos se referem não funcionarão, não terão validade. 
2. Autenticidade (nos procedimentos): ligada ao continuum da criação, tramitação, uso e guarda. Os 
documentos são criados dentro dos procedimentos regulares estabelecidos pelo direito administrativo; se 
assim não fosse, não seriam adequadamente cumpridas as razões que lhes deram origem. 
3. Naturalidade (na acumulação): os documentos não são colecionados e sim acumulados, naturalmente, no 
curso das ações, de maneira contínua e progressiva. 
4. Organicidade (em seu relacionamento com os outros documentos do conjunto): devido à interdependência 
entre os documentos do mesmo conjunto e suas relações com seu contexto de produção. 
5. Unicidade (no conjunto): deriva de que cada documento assume um lugar único na estrutura documental 
do conjunto (indissolúvel) ao qual pertence. 
 
Teoria das três idades 
 
Não obstante as grandes transformações trazidas pela informática para a área dos arquivos, por meio da 
recuperação otimizada da informação arquivística sobre os documentos em suportes tradicionais ou por meio 
dos novos suportes eletrônicos, as idades arquivísticas – ainda que os documentos possam ser virtuais – 
seguem obedecendo à evolução que leva a informação/documento desde sua criação até sua eliminação ou 
 
custódia permanente. A teoria das três idades, sistematizada pelos norte-americanos nos anos 70 do século 
XX, é um ponto de chegada natural dos estudos arquivísticos que, desde o século XIX, tentavam estabelecer 
uma ponte entre a documentação de gestão e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa. 
 
A teoria das três idades é a sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. Este ciclo compreende 
três idades que, desde o ponto de vista da administração, seriam a dos documentos ativos, a dos semiativos e 
a dos inativos. Mas a denominação mais difundida é a que corresponde aos usos desses documentos: 
correntes, ou de gestão, ou setoriais; intermediários ou semicorrentes; e permanentes ou históricos (ou de 
idade histórica). Alguns teóricos veem , no entanto, uma idade a mais: a dos arquivos centrais, onde se 
juntariam, ainda em idade corrente, os documentos originados dos setoriais. 
 
A primeira idade arquivística corresponde à produção do documento, sua tramitação, a finalização de seu 
objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O conteúdo desse documento, o chamado valor primário, 
coincide com as razões de sua criação. Os documentos, nessa idade, estão nos arquivos administrativos, 
ativos, correntes ou de gestão. A informação contida é de valor primário, isto é, vigente, em uso, e o 
documento valerá pela razão estrita do seu conteúdo. As funções ou tarefas arquivísticas dessa fase são o 
apoio à produção e à tramitação, a classificação, o servir à consulta administrativa (que é frequente), a 
primeira guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas tabelas de 
temporalidade. 
 
A passagem do documento da primeira à segunda idade denomina-se transferência e indica o fim do seu 
valor primário máximo, sua vigência; é quando já terminaram os direitos produzidos por sua criação. Os 
documentos passam, então, a semiativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primário, mas 
por razões mais jurídicas que administrativas. E’ uma retenção temporária esta, a que se dá nos arquivos 
intermediários, por razões de precaução e para aguardar os prazos indicados pelas tabelas de retenção. Nessa 
idade pode haver uma gradual abertura para a pesquisa, desde que autorizada. 
 
Da segunda idade arquivística para a terceira, a passagem denomina-se recolhimento. E os documentos 
passam à retenção permanente. As funções arquivísticas são o registro, a adaptação da classificação (o 
arranjo), depois das eliminações ditadas pelas tabelas de temporalidade, descrição e difusão. Esses 
documentos não servem mais à administração, e sim à pesquisa. Esta pode ser feita por historiadores, 
jornalistas, juristas, profissionais em geral e pelos cidadãos, com
fins culturais ou pessoais. Nos arquivos 
históricos, a tarefa arquivística inclui ainda a função sociocultural, realizada por meio de exposições, 
conferências, e a ação educativa, junto às escolas (Bellotto, 1991). 
 
Se o futuro aponta para uma arquivística “sem papel”, implantando sistemas virtuais de informações 
arquivísticas, esta verdade, a das três idades, não desaparece, ainda que os suportes documentais sejam 
eletrônicos. Isto porque, as estruturas e o funcionamento dos órgãos públicos e das empresas privadas 
seguem com o cumprimento de suas funções, atividades, que evidentemente não poderão lograr êxito sem 
registros documentais, eletrônicos que sejam. Ainda que prescinda de edifícios, salas e estantes ou armários 
deslizantes, haverá, da mesma forma, informações em sua fase gestionária, intermediária/precaucional e 
histórica. 
 
Fundamentalmente, não há mais do que duas categorias de arquivos: os públicos e os privados. O mais são 
idades (arquivo corrente, arquivo intermediário, arquivo histórico) ou são modalidades, dentro daquelas duas 
categorias: arquivos econômicos, sociais, notariais, militares, religiosos etc. 
 
Os arquivos públicos ou estatais são dos órgãos governamentais, e suas modalidades obedecem aos regimes 
políticos, podendo ser federais, estaduais e municipais; podem também pertencer ao poder executivo, ao 
poder legislativo ou ao poder judiciário. Os considerados representativos de cada país são os arquivos 
históricos do poder executivo (ou englobando também outros poderes): trata-se dos arquivos nacionais. Há 
também os arquivos finais de estados (estaduais) e municípios (municipais). 
 
Os arquivos privados são do domínio do direito privado e correspondem a entidades das mais distintas áreas, 
tais como econômicas, sociais (com fins de lucro ou não), de entretenimento e lazer, agremiações políticas, 
 
entidades de classe, religiosas etc. Ademais, há também os arquivos familiares e os pessoais. Algumas 
entidades, quando encerradas, podem ter seus arquivos custodiados por arquivos públicos. Com isso não se 
tornam públicos, continuam sendo privados, com seus acervos disponibilizados para a pesquisa, em uma 
instituição pública. 
 
Apesar de a teoria arquivística não admitir arquivos temáticos, é corrente falar-se em arquivos militares, 
arquivos religiosos, arquivos de arte etc. O sentido dessas denominações é, antes, o de um coletivo, para 
designar vários arquivos de várias entidades militares, religiosas e de arte, respectivamente. 
 
As políticas arquivísticas representam as estratégias que os governos e/ou os responsáveis pela gestão das 
instituições arquivísticas devem desenvolver com a finalidade de otimizar o funcionamento delas, de suas 
instalações, e de servir à administração e à pesquisa. As distintas facetas destas políticas, como mostra 
Manuel Vázquez, devem voltar-se para a vertente administrativa, para a racionalização e utilização dos 
recursos documentais, assim como para a vertente do patrimônio documental. Como recursos potentes para 
as políticas arquivísticas, pode-se considerar a organização da informação e a boa formação e desempenho 
eficiente, ético, eficiente e produtivo dos arquivistas (Vázquez, 1993). 
 
Os sistemas integrados de arquivos são arquivos de um mesmo governo ou setor governamental ou de uma 
organização privada, coordenados entre si e tendo uma comissão diretora que possa administrar a produção 
arquivística, desde a sua geração ou recepção até sua destinação final, com ênfase na preservação, 
distribuição e difusão das informações geradas pelas relações internas e externas da entidade. Os sistemas, 
em geral, compreendem subsistemas, que correspondem aos arquivos setoriais das subdivisões de 
determinado governo ou instituição. 
 
Os elementos que compõem um sistema são a legislação, os arquivos, os documentos e a informação. No 
sistema de arquivos estabelece-se um fluxo de baixo para cima, de cima para baixo, ou radial, ou horizontal 
de informações e de documentos. De cima para baixo, circulam as diretivas normalizadoras e as soluções 
para as diferentes questões. 
 
Todas essas demonstrações, conjeturas e reflexões na área do tratamento dos arquivos são, hoje, eivadas da 
grande questão em torno do uso da informática na arquivística. É preciso, antes de tudo, abordar a 
pertinência e a permanência dos princípios arquivísticos na era digital. 
 
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* Texto originalmente publicado pela Associação de Arquivistas de São Paulo, em 2002, na coleção Scripta: 
textos de interesse para os profissionais de arquivo e áreas afins, sob número 1. 
 
 
 
Rua Alves Guimarães, 462, Conj. 53, Pinheiros, São Paulo-SP, 05410-000 Tel./FAX: 55 11 3068-0777 
E-mail: CONTATO@PPPADVOGADOS.COM.BR Site: WWW.PPPADVOGADOS.COM.BR 
 
1 
Autora: Patricia Peck Pinheiro e Sandra Paula Tomazi Weber 
 
Da validade e dos Aspectos Jurídicos da Gestão e Digitalização Documental 
 
1.1. Documento Eletrônico 
 
O embasamento para a validade do documento eletrônico começa pelo fato de que um 
documento original não está intrinsecamente ligado à idéia de documento em papel, mas 
diretamente associado à sua capacidade de perícia e de comprovação da manifestação de 
vontade das partes, isto é, da prova de autoria
1
 e integridade
2
 do documento, quer seja ele 
físico ou eletrônico. 
 
Para Stringher
3, ―compreende-se por ‗documento‘, qualquer que seja o suporte utilizado, o
conjunto de informações que registre o conhecimento humano, de forma que possa ser 
utilizado como elemento de consulta, estudo e prova‖. 
 
Assim, vê-se que o suporte em papel é apenas uma das possíveis espécies do gênero 
―documento‖, sendo este último mais abrangente, alcançando diversos suportes, inclusive, o 
digital. 
 
Para o direito brasileiro, documento é qualquer escrito capaz de ter compreensão humana 
(Arts. 231 a 238 do CPP; Arts. 212, inciso II e 215 a 226 do Código Civil; Arts. 364 a 399 do 
Código de Processo Civil). Nesse sentido, destaca-se o artigo 232 do Código de Processo 
Penal: 
 
 Art. 232. Consideram-se documentos quaisquer escritos ou papéis, 
públicos ou particulares. 
 Parágrafo único: À fotografia do documento, devidamente 
autenticada, se dará o mesmo valor do original. 
 
 
1
 ―Certeza de que o documento provém do autor nele indicado‖. (Moacyr Amaral Santos, ―Primeiras Linhas de 
Direito Processual Civil‖, 2º vol., 3ª edição, p. 341). 
2
 Certeza de que o documento não foi objeto de qualquer alteração em sua configuração original. 
3
 STRINGHER, Ademar. Aspectos Legais da Documentação em Meios Micrográficos, Digitais e Eletrônicos. 
São Paulo: CENADEM, 2003, p. 133. 
 
 
 
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2 
Cabe ainda lembrar que no Direito Civil Brasileiro, a regra geral é a liberdade de forma, 
conforme previsto no artigo 107 do Código Civil: 
 
Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de 
forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir. 
 
O Tribunal de Justiça de Santa Catarina, ao analisar o Agravo de Instrumento 2003.024687-8, 
entendeu por documento eletrônico ―o registro público ou particular - de dados produzidos 
por meios não convencionais - cuja leitura é feita através de computador.‖ 
 
Segundo o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, a informatização e as inovações por 
ela trazidas, como o documento eletrônico, são um avanço para o Judiciário. Senão veja-se o 
trecho retirado do acórdão lavrado por este Tribunal: 
 
Ementa: Agravo provido para livrar processo de inventário de 
exigências desnecessárias, como reconhecimento de firma de 
procuração ad judicia, de juntada de originais de xerocópias com 
eficácia probatória inquestionável e de substituição de certidão da 
Receita Federal emitida por meio eletrônico (Internet), atualizando o 
procedimento em termos de futuro (art. 5%,XXXV, da CF). 
[...] 
―A r. deliberação, ao negar o valor probante do documento eletrônico, 
elimina a vantagem que o computador oferece ao Estado—juiz para a 
missão de pacificar conflitos com rapidez e segurança, um retrocesso, 
data venia. Essa e todas as outras exigências comprometem a função 
instrumental do processo (art. 5o, XXXV, da CF) e cumpre eliminá-
las.‖ (TJSP, Ag 1439244500, 3ª Câmara de Direito Privado, Relator 
Enio Zuliani, julgado em 09/05/2000) 
 
 
Outrossim, a utilização de documento originalmente eletrônico ou até mesmo digitalizado 
possibilita a significativa redução do volume de papel utilizado e armazenado pelas 
instituições privadas e públicas, dando causa a uma série de outras conseqüências, tais como: 
a) a redução do risco de deterioração e perda de documentos que são únicos, principalmente 
em decorrência de desastres naturais
4
; b) a celeridade na localização dos documentos e no 
 
4
 Em Alagoas, após as fortes chuvas e enchentes que assolaram o estado no primeiro semestre de 2010, os relatos 
de destruição de documentos eram inúmeros: ―(...) As enchentes também destruíram prédios e documentos da 
Justiça (...). A situação levou o Tribunal de Justiça a suspender, na segunda-feira, os prazos processuais em 13 
municípios onde os fóruns foram atingidos (...)‖. ―O TJ está contratando uma empresa especializada na 
recuperação de documentos. O que não for possível reparar, vamos convocar as partes para que apresentem 
novas provas e documentos‖ (Alagoas terá mutirões para emitir documentos destruídos pelas enchentes. 
 
 
 
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3 
transporte (pois a transmissão pode ser por meio eletrônico; c) maior nível de segurança e 
confidencialidade, ao restringir o acesso às informações; d) maior celeridade aos 
procedimentos da iniciativa pública, como o fisco e o judiciário; entre outros. 
 
A polêmica quanto aos efeitos jurídicos de um dado documento ocorre quando há 
migração de um suporte para o outro, ou seja, quando o documento em sua origem era 
físico e passou a ser eletrônico (exemplo, digitalização) ou era eletrônico e passou a ser 
físico. 
 
A transferência do suporte físico para o eletrônico já é tratada pela ONU, mais 
especificamente pela UNCITRAL - Comissão da ONU para leis de comércio internacional - 
que propôs Lei Modelo baseado no princípio de equivalência entre suporte físico e digital. 
5
 
 
No Brasil, desde 1968 o Legislador possibilitou a transferência de suportes quando autorizou 
a microfilmagem em todo o território brasileiro, por meio da Lei 5.433. 
 
O que se deve observar é o procedimento adotado para fazer a transferência. É importante que 
este procedimento permita comprovar que não houve alteração do conteúdo do documento 
durante a mudança de suporte (ou seja, quebra de integridade). 
 
A forma de armazenamento do documento também é importante, pois a autenticidade do 
documento deve ser mantida. 
 
Os cuidados acima são relevantes, pois se presumem verdadeiros os documentos que não 
sofrerem impugnação quanto a sua exatidão. 
 
 
Disponível em: http://noticias.uol.com.br/especiais/enchentes-no-nordeste/ultimas-noticias/2010/07/14/alagoas-
tera-mutiroes-para-emitir-documentos-destruidos-pelas-enchentes.jhtm. Acessado em 10/11/2010, às 10h41). 
 
5
 Nesse sentido, destacam-se os seguintes artigos da Lei Modelo da UNCITRAL: 
―Art. 6 – Quando a lei requeira que certa informação conste por escrito, este requisito considerar-se-á preenchido 
por uma mensagem eletrônica se a Informação nela contida seja acessível para consulta posterior. 
Art. 7 - Quando a lei requeira assinatura de uma pessoa, este requisito considerar-se-á preenchido por uma 
mensagem eletrônica quando: a) for utilizado algum método para identificar a pessoa e indicar sua aprovação 
para a informação contida na mensagem eletrônica. 
Art. 8 - Existir garantia fidedigna de que se preservou a integridade da informação desde o momento de sua 
geração em sua forma final e for acessível à pessoa à qual ela deva ser apresentada.‖ 
 
 
 
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4 
1.2. Do Uso de Certificação Digital 
 
No Brasil, a MP 2.200-002/01, que Instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - 
ICP-Brasil, atribuiu aos documentos certificados eletronicamente a natureza pública ou 
particular, e a presunção de veracidade em relação aos seus respectivos signatários.
Vejamos: 
 
Art. 10º Consideram-se documentos públicos ou particulares, para 
todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta 
Medida Provisória. 
 
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica 
produzidos com a utilização de processo de certificação 
disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação 
aos signatários, na forma do art.131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro 
de 1916 - Código Civil. 
6
 
 
O dispositivo em questão indica que os documentos eletronicamente assinados ―presumem-se 
verdadeiros em relação aos signatários‖, consubstanciado na disposição do artigo 219 do 
Código Civil de 2002, ad litteram: 
 
Art. 219. As declarações constantes de documentos assinados 
presumem-se verdadeiras em relação aos signatários. 
 
A assinatura eletrônica em um documento eletrônico que seja feita em consonância com as 
disposições da MP 2.200-002/01, equipara-se a uma assinatura feita de próprio punho em um 
documento em papel.
7
 
 
Porém, vale lembrar que um documento eletrônico para ser verdadeiro não precisa 
necessariamente ser certificado pela ICP-Brasil. Nesse sentido, está à própria MP 2.200-
002/01, ao dispor no artigo 10, §2º, que: 
 
O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro 
meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em 
forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos 
pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou 
aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 
 
 
6
 Art. 219 do Código Civil de 2002. 
7
 Fonte: https://www.oficioeletronico.com.br/Downloads/CartilhaCertificacaoDigital.pdf 
 
 
 
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5 
Contudo, aqueles produzidos com certificados emitidos pela ICP-Brasil produzem 
efeitos perante terceiros, independentemente da concordância prévia destes (§1º do Art. 
10 da MP 2.200-002/01), por isso a maioria das empresas, entidades e organizações 
utilizam certificados ICP- Brasil. 
 
1.3. Sociedade Paperless x Gestão Documental 
 
A cada dia que passa nos deparamos com um judiciário cada vez mais digital (processo 
eletrônico), com um fisco rumo ao mesmo caminho (SPED) e com relações não presenciais 
(contratos eletrônicos). Isso significa que estamos quebrando o PARADIGMA DA 
SOCIEDADE DO ―SEM PAPEL‖ (PAPERLESS), que é uma evolução natural e inevitável 
diante de uma sociedade cada vez mais digital. 
 
Logo, tal cenário exige uma profunda mudança de comportamento das pessoas em relação ao 
manuseio, guarda e descarte dos documentos. Para se ter um exemplo da mudança que 
estamos falando, veja que a maioria das pessoas que recebe uma nota fiscal eletrônica, mesmo 
um boleto eletrônico, tem como hábito, imprimir o mesmo em papel, aí utiliza para pagar no 
Internet Banking e depois imprime o comprovante eletrônico para ter mais um papel, junta os 
dois e guarda. Qual o risco deste procedimento? A pessoa guardou as cópias, não os originais. 
 
Claro que isso traz uma nova forma de se fazer a gestão documental, visto que o original 
agora não é mais o impresso e sim o digital. 
 
Precisamos entender que saímos da pedra talhada para o papel e agora do papel para a 
independência de suporte, para a prova escrita eletrônica
8
. Mas será que estamos preparados 
para fazer a gestão do documento eletrônico? 
 
8
 Encontra-se referência a possibilidade de utilização da prova eletrônica no artigo 225 do Código Civil: ―As 
reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fotográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções 
mecânicas ou eletrônicas de fatos ou coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, 
não lhes impugnar a exatidão.‖ Não menos importante é o artigo 332 do Código de Processo Civil, segundo o 
qual: Art. 332 - Todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados neste 
Código, são hábeis a provar a verdade dos fatos, em que se funda a ação ou defesa. 
 
 
 
 
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6 
 
A Administração Pública não pode esquecer que entre os seus deveres está o da gestão 
documental, seja para apoio a administração, à cultura, ao desenvolvimento científico ou 
ainda para constituição de prova e informação.
9
 
 
E atualmente a gestão documental exige a visão de 3 cenários: 
 
 Documentos: Físico, ―Digitalizado‖ e Eletrônico; 
 Postura da equipe durante todo o ciclo de vida do documento; 
 Melhores práticas para contratação de terceiros que irão executar serviços 
relacionados a gestão de documentos. Ex: digitalização, indexação, guarda, transporte, 
etc. 
 
Com base nesta visão, deve-se criar uma Norma de Gestão Documental e uma Tabela de 
Temporalidade que já prevejam as três modalidades (física, eletrônica e digitalizada) de 
documentos. Somente assim consegue-se dar o tratamento adequado ao legado existente 
(documentos físicos) e também estabelecer os procedimentos de manuseio, guarda e descarte 
dos documentos que já nascem digitais. 
 
Como já mencionado, não é incomum as pessoas eliminarem o documento original eletrônico 
e ficarem apenas com uma cópia sem perceber, inclusive quando se trata de documentos da 
organização. Um exemplo disso é o do executivo que recebe um e-mail importante e imprime 
para guardar o mesmo, apagando o digital da máquina. É importante fazer o armazenamento 
adequado dos e-mails, logs de sistema, arquivos eletrônicos, entre outros, a fim de preservar a 
sua autenticidade e integridade, elementos indispensáveis para constituir prova em Juízo. 
Apenas o original pode ser periciado, no caso do e-mail, é o eletrônico. Lembrando que não é 
apenas guardar, tem que ser capaz de achar depois. 
 
9
 Art. 216,§2º, da CF: ―Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação 
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem‖. 
Art. 1, da Lei 8.159/91: ―A Administração Pública não pode esquecer que entre os seus deveres está a gestão 
documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à 
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação‖. 
 
 
 
 
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7 
 
A norma de gestão documental deve abordar, entre outros aspectos, as regras relativas à 
Segurança da Informação em documentos, incluindo controles de preservação de integridade, 
disponibilidade, confidencialidade e autenticidade, tais como trilhas de auditoria e cópias 
de segurança (backups). 
 
De acordo com a ISO 15489, Um sistema, ou programa, de gestão documental, 
essencialmente, deve: 
 Determinar quais documentos devem ser criados em cada processo de negócio e 
quais informações devem ser incluídas em cada um destes documentos; 
 Decidir em que formatos e estruturas os documentos deverão ser criados e 
capturados e quais
as tecnologias que serão empregadas; 
 Determinar quais metadados deverão ser criados com o documento e durante os 
processos de documentação e como estes metadados serão permanentemente 
unidos e gerenciados; 
 Determinar os requisitos de recuperação, uso e transmissão de documentos entre os 
processos de negócio e outros usuários; e por quanto tempo os mesmos deverão ser 
guardados para que satisfaçam tais requisitos; 
 Decidir como organizar os documentos, assim como suportar os requisitos de uso; 
 Analisar os riscos que possam decorrer da falha de obtenção de documentos 
autorizadores de atividades; 
 Preservar os documentos e torná-los acessíveis ao longo do tempo, para que seja 
possível atender aos requisitos de negócio e expectativas da comunidade; 
 Estar conforme aos requisitos legais e normativos, às normas aplicáveis e políticas 
organizacionais; 
 Garantir que os documentos sejam mantidos em um ambiente protegido e seguro; 
 Garantir que os documentos sejam retidos apenas pelo o tempo em que sejam 
necessários e exigíveis; e 
 Identificar e avaliar as oportunidades para a melhoria da efetividade, eficiência e 
qualidade dos processos, decisões e ações da organização, que possam resultar em 
uma melhor criação ou gestão de documentos. 
 
 
 
 
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8 
Ressalta-se ainda que é essencial contratar de forma adequada os profissionais que apoiarão 
na gestão documental, para evitar problemas relacionados a vazamento de informação, 
armazenamento inadequado do documento, indisponibilidade do documento, entre outros. 
Isso exige a construção de um edital e contrato blindados, do tipo ―Bula de Remédio‖, 
prevendo as situações de risco e penalidades, com cláusulas de confidencialidade, Acordo de 
Nível de Serviço, Segurança da Informação, definição do local da execução do serviço (se os 
documentos poderão ou não saírem do perímetro físico da instituição), auditoria ( com 
previsão de realização frequente, para verificar se o serviço está sendo executado conforme o 
contratado), entre outras relacionadas. 
 
Por fim, não podemos esquecer que uma das maiores vulnerabilidades da segurança da 
informação no ambiente corporativo é o ser humano, pois é ele quem manipula e decide as 
ações a serem feitas. Logo, deve-se investir na conscientização do usuário para que ele 
entenda que documento não é apenas o ―papelzinho‖, mas que pode ser também o conjunto de 
informações contidas em um arquivo eletrônico e orientá-lo no correto manuseio, guarda e 
descarte do mesmo. 
 
Precisamos nos preparar para fazer a correta gestão dos documentos digitais, sejam eles 
públicos ou privados. 
 
1.4. Disposições normativas sobre os Arquivos Públicos Digitais 
 
No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) - órgão colegiado, vinculado ao 
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça
10
 - é responsável por determinar a política nacional 
de arquivos públicos e privados, bem como fornecer orientações normativas visando à gestão 
documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. 
 
O CONARQ já voltou os seus olhos para essa nova realidade e já está atuando na orientação 
para a gestão arquivística do documento eletrônico. Neste sentido nomeou em 2002 a 
 
10
 Decreto n.º 7.430, de 17/01/2011 – Dispões sobre a transferência do Arquivo Nacional e do Conselho 
Nacional de Arquivos-CONARQ da Casa Civil da Presidência da República para o Ministério da Justiça. 
 
 
 
 
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9 
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), que tem por objetivo sugerir normas 
e procedimentos técnicos para gestão arquivística e a preservação dos documentos eletrônicos 
nas instituições públicas e privadas. 
 
Pensando em garantir a confidencialidade, autenticidade e acessibilidade dos documentos 
digitais, o CONARQ disponibilizou
11
 o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados 
de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, que tratou na Resolução 25 de 
27/04/2007. 
 
Seus requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte 
do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos. 
 
Na Resolução 32 do CONARQ, de 17/05/2010, são tratados dos metadados, que compõem a 
parte II do Modelo de Requisitos supracitado. 
 
A digitalização de documentos também é um tema abordado pelo CONARQ, que traçou suas 
recomendações para documentos arquivísticos permanentes na Resolução n.º 31 de 
17/05/2010. 
 
Para o CONARQ, o processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas 
instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e 
manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo 
ou extravio. 
 
Diante das recomendações do CONARQ, muitos órgãos estão abordando também a matéria 
para tratar do documento eletrônico, já que este também compõe o acervo arquivístico. 
 
O Arquivo Público do Estado de São Paulo trata na instrução Normativa APE/SAESP – 1, de 
10/03/2009, das diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso 
contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e 
Indireta. 
 
11
 http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm 
 
 
 
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10 
1.5. Conclusão 
 
A sociedade de forma geral está preocupada com o que deve guardar, como e por quanto 
tempo, bem como qual solução implementar e, por fim, qual o formato a escolher para 
garantir que o mesmo se manterá acessível e capaz de ser lido no futuro, mesmo com 
mudança de hardwares e softwares. 
 
É essencial pensar todo o ciclo de vida da documentação para então aplicar as ferramentas 
necessárias, implementar a infra-estrutura mais adequada, que envolve não apenas o GED 
(Gestão Eletrônica de Documentos), mas também relacionadas a gestão de caixas postais 
(emails), digitalização, segurança da informação (controle de acesso, guarda de logs, 
criptografia, uso de certificado digital, outros). 
 
O CONARQ já vem se manifestando sobre a gestão arquivística de documentos digitais, 
fornecendo as orientações que entende necessárias para garantir a integridade e autenticidade 
de documentos, elementos essenciais quando se fala em validade do documento eletrônico. 
 
Referências Bibliográficas 
 
International Organization of Standardization, ISO 15489-1:2001 (ISO 15489). Disponível 
em: <http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908>. Acessado em: 15/03/2011. 
 
Moacyr Amaral Santos, ―Primeiras Linhas de Direito Processual Civil‖, 2º vol., 3ª edição, p. 
341. 
 
O que é certificação digital? Disponível em: 
https://www.oficioeletronico.com.br/Downloads/CartilhaCertificacaoDigital.pdf. Acessado 
em: 07/03/2011. 
 
PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. 4 ed. São Paulo: Saraiva, 2010.
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11 
PINHEIRO, Patricia Peck. Como está a Gestão Documental e Guarda das Provas Eletrônicas 
nas empresas?. Revista PartnerSales, fev. 2009, p. 14. 
 
STRINGHER, Ademar. Aspectos Legais da Documentação em Meios Micrográficos, Digitais 
e Eletrônicos. São Paulo: CENADEM, 2003, p. 133 
 
 
1 
 
INSTITUIÇÕES E PFOFISSIONAIS DE DOCUMENTAÇÃO 
Johanna W. Smit 
 
O termo documentação ocorre com diferentes significados, seja na 
linguagem do cotidiano, seja em áreas de especialidade, mas implicitamente sempre 
remete a uma ação exercida sobre documentos, quer seja a reunião de documentos, sua 
análise ou ainda sua utilização. Assim sendo, a documentação pode ser entendida como 
uma ação operada com ou sobre os documentos, afirmação essa que pressupõe uma 
reflexão sobre o que seja um documento. 
 
1 O CONCEITO DE DOCUMENTO 
Tradicionalmente, o documento é definido como resultante de uma 
inscrição em um suporte, com ênfase na inscrição textual em um suporte papel. Essa 
definição associa o conceito de documento à noção de registro, mas é insuficiente diante 
dos documentos produzidos por tecnologia digital e que atualizam antigas confusões 
entre documentos e não-documentos. 
É possível detectar duas correntes de pensamento que 
conformaram, a partir de meados do século passado, o entendimento do que seja um 
documento e, conseqüentemente, do que possa ser entendido pelo termo documentação, 
sendo uma corrente mais pragmática e a outra se caracterizando por uma abordagem 
funcionalista do documento. 
A abordagem mais pragmática do documento encontra importantes 
representantes nos Estados Unidos, por exemplo nos trabalhos de Jesse Shera e Louis 
Shores
1
. Shera, em 1972, limitou o documento a um registro gráfico (graphic record), 
primordialmente textual, mas podendo abarcar os documentos audiovisuais. De todo 
modo, o caráter intencional do documento, através do registro, foi muito enfatizado e 
conserva um traço característico do conceito de documento até hoje. 
Do outro lado do Atlântico, uns 40 anos antes, Paul Otlet – 
considerado o “pai” da documentação - seguira por uma trilha bastante diferente, muito 
abrangente, ao considerar praticamente tudo um documento, inclusive os objetos 
encontrados na natureza. Diante da explosão informacional e do aumento exponencial 
de documentos produzidos, em boa parte graças à invenção da imprensa, Otlet 
perseguiu uma outra visão do documento, menos relacionada à sua materialidade 
(pressuposta) e mais voltada à discussão de sua função. No início do século 20 a função 
do documento era correntemente relacionada à expressão do conhecimento humano, o 
que tornava o documento uma fonte de um conhecimento fixado materialmente, 
suscetível de ser usado para referência ou estudo, ou ainda como um argumento de 
autoridade
2
. Nessa mesma época Otlet, em seu “Tratado de Documentação” (1934), 
define os documentos na condição de registros escritos, gráficos ou tridimensionais que 
representam idéias ou objetos e que informam
3
. Nessa definição fica muito claro que o 
 
1
 Buckland, 1997, p.1 (foi consultada a versão eletrônica, razão pela qual a paginação não corresponde à 
paginação do artigo publicado em meio impresso). 
2
 Definição de 1937, sem autoria, citada por Buckland, 1997, p.3. 
3
 Otlet, 1934, p. 217. 
2 
 
documento deixa de ser concebido como um objeto auto-referenciado, passando à 
condição de representante de idéias ou objetos. 
Na ótica adotada por Otlet o documento adquire uma maior 
amplitude e de certa forma deixa de constituir um conceito distintivo já que em sua 
ótica literalmente “tudo” poderia ser considerado digno de guarda e preservação, pois 
representante de alguma ação humana ou de algum detalhe da natureza
4
. 
A expansão proposta por Otlet do conceito de documento para 
praticamente qualquer objeto chamou a atenção para muitos documentos que, por não 
serem textuais e registrados em suporte papel, nem por isto deixam de ser documentos. 
Mas a abordagem funcional do documento ainda era vaga e carecia de uma definição 
mais precisa: esta foi a proposta de Suzanne Briet, uma das três primeiras bibliotecárias 
atuando na Biblioteca Nacional da França. Muito envolvida nas atividades de 
intercâmbio de informações entre bibliotecas, ela passa a atuar intensamente em prol da 
recém-criada documentação e em 1951 lança uma espécie de manifesto, com o 
sugestivo título “O que é a documentação?” Neste texto ela resgata o sentido da palavra 
documento, qual seja, ensinamento ou prova, e afirma que “o documento é uma 
evidência que apóia um fato” 5. Cumpre ressaltar a permanência da idéia do registro na 
concepção de Briet, pois sem registro (seja em qualquer sistema de símbolos, suporte ou 
tecnologia) não está garantida a evidência, ou seja, a comprovação de um fato que, uma 
vez registrado, pode ser preservado, garantindo sua permanência no tempo. Detalhando 
sua definição, Briet caracteriza o documento como “qualquer índice concreto ou 
simbólico, preservado e registrado para representar, reconstituir ou demonstrar um 
fenômeno físico ou intelectual” 6. 
A importância das colocações de Briet é ressaltada por Buckland, 
ao apontar que a maior implicação de sua definição reside no fato que a documentação 
não deveria ser limitada ao trato com os textos mas entendida pelo sua ênfase no acesso 
à evidência 
7
. 
A questão da evidência ocupa uma parte importante do texto de 
Briet, que enuncia algumas perguntas aparentemente singelas, mas portadoras de 
profundos questionamentos para o futuro da documentação, ao propor uma distinção 
entre objetos e documentos, atribuindo aos últimos o poder de evidenciar algo. Assim 
sendo, Briet enumera alguns objetos e se pergunta se podem ser considerados na 
qualidade de documentos: 
 
 
 
 
 
 
4
 Embora a importância de Otlet seja inquestionável no avanço da concepção de uma documentação 
pró-ativa, parte da bibliografia reconhece nela também um traço de loucura obsessiva, em sua vontade 
de reunir tudo, guardar tudo, classificar tudo, para chegar a um conhecimento uno e perfeitamente 
coerente sobre todos os assuntos possíveis. Cf. Rayward, 1997 e Rieusset-Lemarié, 1997. 
5
 Briet, 1951, p.7. 
6
 Briet, 1951, p.7. 
7
 Buckland, 1997, p.4. 
3 
 
Objeto Documento? 
Estrela no céu Não 
Fotografia da estrela Sim 
Pedra no rio Não 
Pedra no museu Sim 
Animal na natureza Não 
Animal no zoológico Sim 
Quadro 1 – o documento na proposta de Suzanne Briet 
Deduz-se do questionamento de Briet duas afirmações, 
particularmente importantes para direcionar as reflexões atuais diante da dificuldade 
para conceituar o documento que nasce e permanece registrado eletrônicamente: 
 o documento não é mais caracterizado pelo seu suporte, mas pela 
sua condição de registro, que garante tanto a permanência 
da informação no tempo como também sua portabilidade no 
espaço; 
 o documento, enquanto registro, pressupõe, no senso comum, a 
intencionalidade, o que leva Briet a formular nova questão: 
como caracterizar a intencionalidade da pedra que foi tirada 
do rio e entrou para o acervo de um museu? 
Michael Buckland, que prestou um enorme serviço à Ciência da 
Informação ao resgatar a obra entrementes esquecida de Otlet e difundi-la 
internacionalmente, resgatou igualmente as propostas de Suzanne
Briet, que também se 
encontravam abandonadas face à prevalência de uma visão da Ciência da Informação 
orientada pela tecnologia. Buckland, que estudou profundamente a obra de Briet e a 
apelidou “Madame Documentação”, propõe uma leitura das “condições” de Briet para 
determinar quando um objeto se torna documento 
8
: 
 Materialidade – deve haver materialidade, ou seja, somente 
objetos físicos e sinais físicos podem constituir documentos; 
 Intencionalidade – deve haver a intenção de tratar o objeto como 
evidência de algo; 
 Processamento - os objetos devem ser processados, ou seja, 
devem ser transformados em documentos; 
 Fenomenologia - os objetos devem ser percebidos na qualidade 
de documentos. 
Buckland resgatou o termo evidência utilizado por Briet, segundo o 
qual a intencionalidade atribuída ao documento pode ser resumida da seguinte maneira: 
o documento é aquilo que traz uma evidência (Briet), sob forma de signos e esses signos 
nunca são objetos naturais. Ou seja, os signos não constituem uma propriedade natural, 
que pode ser procurada e encontrada nos objetos, mas uma propriedade atribuída aos 
objetos (naturais ou artificiais). 
Decorre da leitura que Buckland fez das propostas de Briet que o 
documento constitui a evidência de um fato, sublinhando, portanto, a ênfase atribuída à 
 
8
 Buckland, 1997, p. 4. 
4 
 
função do documento, em detrimento de uma delimitação – redutora – do documento ao 
aspecto material do registro. A percepção do caráter evidencial do documento leva a 
outra constatação, a saber, que a determinação se “algo” é um documento depende de 
um ponto de vista, ou seja, a adoção de um critério situacional. 
De acordo com esse histórico, o estatuto do documento foi melhor 
determinado: inicialmente assimilado ao registro textual ou audiovisual (Shera), em 
seguida abarcando todos os suportes, códigos e objetos potencialmente úteis para a 
documentação (Otlet) para, finalmente, ser definido pela evidência de um fato (Briet), 
ou seja, uma propriedade atribuída aos objetos. 
 
2 DOCUMENTAÇÃO 
Em supondo aceita a definição situacional e relativista do 
documento, é possível passar a detalhar o conceito de documentação. 
A documentação nasceu como uma dissidência da biblioteconomia, 
considerada muito genérica em seus procedimentos de organização da informação: a 
documentação se propõe, portanto, a tratar a informação de uma forma mais detalhada. 
O movimento por um tratamento mais detalhado e, portanto, especializado, da 
informação, levou ao surgimento, nos Estados Unidos, da biblioteconomia 
especializada e na Europa à documentação, termo adotado nos anos 20 do século 
passado 
9
. A partir dos anos 50 do século passado a terminologia muda, adotando-se 
termos que enfatizam a informação tais como Ciência da Informação ou Sistema de 
Informação. 
A consciência da quantidade, variedade e importância das 
informações produzidas e circulando através do mundo originou a documentação. 
Otlet era um pacifista convicto (perdera um filho na 1ª Guerra 
Mundial) e dedicou sua vida à reunião e organização de informações que, em sua ótica, 
poderiam garantir a paz mundial na medida em que todos os povos tivessem acesso à 
informação de outros povos, de modo a poder dimensionar as diferenças culturais e a 
aprender a conviver com elas. Esta preocupação soa estranhamente atual na 
contemporaneidade, quando a “aldeia global” provoca o surgimento das tribos e dos 
movimentos que ressaltam a identidade de grupos, culturas ou modos de vida 
10
. 
Através da amizade com Lafontaine, senador belga com grande influência política 
(Prêmio Nobel da Paz em 1913) e acesso a vultosos meios financeiros, Otlet se dedicou 
à concepção de um sistema mundial de informação, apresentado em seu “Traité de 
Documentation”. O Traité é verborrágico, mais prescritivo do que teórico, e traduz a 
concepção otletiana em imensas listas de condições e procedimentos a cumprir 
11
. Otlet 
foi incansável em seus propósitos e, apesar de ter sido considerado excessivamente 
centralizador, utópico, ou ingênuo por alguns 
12
, marcou profundamente a concepção do 
 
9
 Eduardo Wense Dias (2002) descreveu de forma muito clara a passagem da Biblioteconomia à Ciência 
da Informação. 
10
 Nestor Garcia Canclini, em 1998 e 2005, trata com muita propriedade os efeitos, na cultura, das 
questões de perda de identidade causadas pela globalização e o fenômeno inverso, de afirmação de 
identidades locais, grupais, étnicas, culturais, etc. 
11
 Rayward, 1997. 
12
 Rieusset-Lemarié, 1997. 
5 
 
que pode ser feito com a informação e os documentos, permanecendo atual em suas 
grandes idéias e seu ideal pacifista. 
Importa ressaltar no ideário de Otlet a linha mestra de seus 
objetivos, a saber, a síntese de informações, síntese essa sempre produzida a partir da 
análise. Se até hoje impera um modelo analítico na documentação, segundo o qual as 
informações devem ser descritas a partir de sua análise, ressaltando-se seus aspectos 
mais pertinentes em relação aos objetivos de quem as analisa (instituição e/ou pessoa), 
Otlet objetivava a síntese das informações, ou seja, a elaboração de uma nova 
informação, sintética, baseada nas informações disponíveis e devidamente avaliadas 
quanto à sua correção. Para chegar à síntese Otlet imaginou separar as informações 
presentes nos documentos, retirando-as de seu contexto original e juntando-as a outras 
informações sobre o mesmo tema. A síntese, possível a partir da análise, repousa no que 
ele batizou de “princípio monográfico”, ou seja, o isolamento de informações sobre o 
mesmo tema, reunindo-as de acordo com o tema (donde monográfico, ou seja, tema 
único). O princípio monográfico deixa claro que não se trata mais de organizar a 
informação, na forma na qual é apresentada, mas sintetizar uma nova informação, que 
reunida, comporia um verbete de um “livro universal da ciência”, organizado sob forma 
de enciclopédia. 
Se o sonho de Otlet se mostrou completamente inviável, tanto em 
função de sua ingenuidade quanto também porque a tecnologia imaginada para 
organizar a síntese de informações (fichas mais códigos e recursos propiciados pela 
Classificação Decimal Universal - CDU) não era suficientemente potente para atender 
aos objetivos propostos, até hoje as idéias expostas em seu Traité continuam atuais, 
quando o mesmo dizia que os procedimentos típicos da documentação, sempre 
determinados por objetivos institucionais, eram os seguintes: 
 Colecionar documentos; 
 Preservar documentos; 
 Organizar documentos; 
 Representar a informação presente em documentos; 
 Selecionar, ou recuperar, documentos de acordo 
com a informação procurada; 
 Reproduzir documentos e 
 Disseminar documentos e informações. 
Deve-se salientar que a “bibliografia” tinha os mesmos objetivos, 
mas foi concebida numa era na qual a erudição se impunha, em detrimento de um 
tratamento eficaz de grandes volumes de informação. De todo modo, a documentação 
herdou da bibliografia dois objetivos essenciais, a saber, a organização da informação e 
a preocupação com sua disseminação. 
 
3 A DOCUMENTAÇÃO HOJE 
A documentação e o produto de sua ação, ou seja, os sistemas de 
informação, numa visão contemporânea, podem ser esquematizados da seguinte 
maneira: 
6 
 
Entrada no sistema de 
informação 
 Saída do sistema de informação 
 
Criação de documentos e 
informações 
Gestão de documentos e 
informações, muitas vezes com 
apoio das tecnologias da 
informação e comunicação 
(TICs) 
Acesso à informação
Apropriação da informação, geração de conhecimento novo 
 
 
Objetivo da documentação cuja mensuração, no entanto, lhe escapa totalmente, 
sendo objeto de outras áreas do conhecimento 
Quadro 2 – A documentação hoje – adaptação a partir de Smit e Barreto 
 
Embora a documentação seja caracterizada por sua condição de 
apoio em relação às outras áreas do conhecimento, hoje sua função social é 
sistematicamente ressaltada, quando essa dispõe o que “já-se-sabe-sobre”, também 
denominado o “estado-da-arte” em determinado assunto, evitando o investimento em 
questões já resolvidas e propiciando o avanço do conhecimento a partir do que está 
consolidado. A documentação continua perseguindo os objetivos enunciados por Otlet 
há quase um século atrás, ao selecionar, colecionar, tratar, organizar e disseminar 
informações presentes em documentos, mas enfrenta um novo desafio, quando se 
constata que muitas informações hoje estão registradas em documentos eletrônicos 
13
. A 
imaterialidade do documento eletrônico obriga a uma nova reflexão, quando se 
reconhece que o documento eletrônico não é produto de uma inscrição em um suporte, 
mas a associação de três partes: estrutura lógica (que especifica a organização de um 
documento para indicar suas diferentes partes), o conteúdo do documento (formado pela 
informação contida em cada parte) e a estrutura de apresentação (a forma como o 
documento aparece na página, sua formatação)
14
. Muito embora a especificidade do 
documento eletrônico ainda deva mover muitas discussões, forçoso é constatar que a 
definição de Briet resiste às inovações eletrônicas, pois o documento eletrônico continua 
sendo percebido como evidência de um fato. 
A documentação oscila hoje entre dois pólos complementares, na 
medida em que esta deve conciliar 
 uma ênfase no acervo (independentemente de suporte, 
tecnologia e sistema de signos), ou seja, um cuidado com os 
registros, sua organização e preservação e 
 
13
 Buckland, 1998. 
14
 Santos, 2005, p.41. 
7 
 
 uma ênfase no acesso à informação, o que é particularmente 
problemático quando os registros são eletrônicos, dada a rápida 
obsolescência das diferentes tecnologias envolvidas. De toda 
forma, o acesso à informação pressupõe sua organização, 
fornecendo evidências que permitam a elaboração de novas 
sínteses, para retomar a terminologia de Otlet e Briet. 
 
4 AS INSTITUIÇÕES DISPONIBILIZADORAS DE DOCUMENTOS E OS 
RESPECTIVOS PROFISSIONAIS 
Os arquivos e os centros de documentação não constituem as 
únicas instituições que reúnem, organizam e disponibilizam documentos. Bibliotecas, 
museus, centros de informação, centros ou projetos memória também cumprem essa 
função, cada uma a seu modo. É possível até ir além e dizer que cartórios e escritórios 
de contadores (e a lista certamente é maior!) também têm nos documentos sua “matéria-
prima”. 
A distinção entre as diferentes instituições não é nada simples, 
tendo em vista que as fronteiras são fluidas. Já houve uma época em o documento 
presente nas instituições justificava (ou explicava) a distinção: objetos vão para o 
museu, livros para a biblioteca e documentos administrativos para o arquivo. Essa 
diferenciação, que nunca foi muito convincente, mostrou toda sua fragilidade com o 
surgimento dos documentos em meio digital e, antes disto, com a incorporação de 
documentos audiovisuais aos diferentes acervos. Não é possível, portanto, recorrer à 
distinção entre os documentos para estabelecer as fronteiras entre as diferentes 
instituições. Homulos, nos idos de 1990, desenhou um “contínuo de instituições 
coletoras de cultura”, situando os museus e as bibliotecas nas duas pontas do contínuo e 
os arquivos no centro: 
 
Museus Arquivos Bibliotecas 
Contínuo de instituições coletoras de cultura 
 Quadro 3 – As instituições coletoras de cultura de acordo com Homulos 
 
A argumentação de Homulos está em parte ultrapassada
15
 mas ele 
chamou a atenção para o que importa, a meu ver: a diferenciação entre as instituições 
tendo por base a função atribuída aos documentos por elas custodiados. Proponho, a 
seguir, uma releitura do contínuo proposto por Homulos, no qual podemos enxergar 
uma “família” de instituições disponibilizadoras de informação: 
 
 
 
 
15
 Refiro-me, a título de exemplo, à questão da informática que, em 1990, estava muito presente em 
bibliotecas e quase ausente em museus e arquivos. 
8 
 
Instituição Função atribuída aos documentos 
Bibliotecas 
Centros de documentação 
Serviços de informação 
O documento é portador de informação, revelando um 
ponto de vista ou uma informação sobre determinado 
tema ou assunto 
Arquivos O documento viabiliza e representa o funcionamento 
institucional 
Museus O documento (objeto) é evidência de algo (uma 
civilização, uma fruição estética, uma técnica, um 
momento histórico, etc.) 
Centros de Memória O documento é portador de informação, ou evidência de 
algo ou ainda representa o funcionamento institucional 
 Quadro 4 – A família de instituições disponibilizadoras de informação 
 
A inclusão dos centros de memória no quadro acima é intencional 
ao apontar para a relatividade da distinção. Para simplificar a discussão, que não é nada 
simples, proponho um maior detalhamento da distinção entre dois “tipos” de 
instituições - os arquivos e os centros de documentação (que nesta ótica trabalham de 
forma mais detalhada do que as bibliotecas, mas atribuem a mesma função aos 
documentos). 
 
5 A DOCUMENTAÇÃO E A ARQUIVOLOGIA 
As duas áreas têm nos documentos sua “matéria-prima”, mas com 
objetivos diferentes. A documentação se propõe a organizar os documentos – e a 
informação neles contida – para permitir sínteses do estado-da-arte. A ênfase recai, 
portanto, sobre o “assunto”, ou área do conhecimento, do qual se deseja saber algo a 
mais. Os arquivos, por sua vez, têm por missão organizar os documentos de acordo com 
a atividade para a qual são gerados e que os mesmos viabilizam. A ênfase recai sobre o 
funcionamento institucional, representado pelos documentos no arquivo e sua respectiva 
organização. 
O que reter desta diferenciação? As diferentes áreas trabalham com 
documentos, mas os objetivos que presidem sua organização são totalmente diferentes, 
razão pela qual as lógicas que sustentam a organização e descrição dos documentos 
também são totalmente diferentes. O documento de arquivo tem ainda uma 
temporalidade ditada por sua função face à administração e à história, ao passo que na 
documentação a obsolescência de documentos é determinada pelo desenvolvimento da 
área de conhecimento ou do tema específico que está sendo documentado. 
No entanto, e sei que a afirmação que segue não é consensual, 
parece-me também enriquecedor vislumbrar a proximidade entre as áreas e não se 
limitar somente à distinção entre elas. Tanto a documentação quanto os arquivos 
preservam documentos e informações tendo em vista sua utilidade (probatória, 
informacional ou cultural), o que pressupõe a organização dos documentos e a 
construção do acesso aos mesmos. Objetivos idênticos, ou muito próximos, mas lógicas 
diametralmente opostas na gestão dos documentos tendo em vista que as funções 
atribuídas aos documentos são totalmente diferentes: 
9 
 
 Na documentação o documento tem por função informar 
sobre algum aspecto da área do conhecimento; 
 Na arquivologia o documento viabiliza e representa o 
funcionamento institucional. 
 
5 FINALMENTE 
A título de síntese sugiro as seguintes reflexões: 
- o documento
não corresponde a papel-com-inscrição mas a algo 
que, contendo uma inscrição, é considerado consensualmente um documento. 
- a organização intelectual dos documentos sempre é necessária e 
pressupõe conhecimentos sobre suas variadas utilizações e os respectivos usuários. Dito 
de outro modo, a organização intelectual dos documentos deve sempre estar 
subordinada à função a eles atribuída pela instituição: se arquivo a função é uma, se 
biblioteca/centro de documentação a função é outra; 
 - a discussão corporativa não será aqui tratada pois diz respeito a 
outro leque de questões, a saber, a reserva de mercado por vias legais para diferentes 
profissões. Prefiro enfatizar o que importa, ou seja, a clareza que o profissional deve ter 
para, de acordo com os objetivos institucionais, fazer a gestão dos documentos 
(avaliação, organização, descrição, disponibilização); 
- tanto na documentação como nos arquivos trabalhamos para 
alguém, cujas idiossincrasias não podem ser esquecidas. O nosso trabalho não se 
justifica em si, mas pelo retorno que damos à instituição, à administração pública e à 
sociedade em geral. 
 
Bibliografia 
BRIET, S. Qu’est-ce la documentation? Paris: EDIT, 1951. 
BUCKLAND, M. What is a « document »? Journal of the American Society of 
Information Science, vol. 48, n.9, p.804-809, 1997. Disponível em: 
http://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/whatdoc.html. Acesso em: 1 maio 
2008. 
BUCKLAND, M. What is a “digital document”? Document Numérique, vol. 2, n.2, 
p.221-230, 1998. Disponível em : 
http://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/digdoc.html. Acesso em: 1 maio 
2008. 
DIAS, E. W. O específico da Ciência da Informação. In: AQUINO, Miriam de 
Albuquerque (org.). O campo da Ciência da Informação: gênese, conexões e 
especificidades. João Pessoa: Editora Universitária/UFPB, 2002. p.87-99. 
GARCIA CANCLINI, N. Culturas híbridas: estratégias para entrar e sair da 
modernidade. 2. ed. São Paulo: Editora da Universidade de São Paulo, 1998. 
GARCIA CANCLINI, N. Diferentes, desiguais e desconectados. Rio de Janeiro: 
Editora UFRJ, 2005. 
HOMULOS, P. Museums to libraries: a family of collecting institutions. Art Libraries 
Journal, v.15, n.1, p.11-13, 1990. 
10 
 
OTLET, P. Traité de documentation: le livre sur le livre. Bruxelas: Editiones 
Mundaneum, 1934. 
RAYWARD, W. B. The origins of Information Science als the International Institute of 
Bibliography/International Federation for Information and Documentation (FID). 
Journal of the American Society for Information Science, vol. 48, n.4, p.289-300, 
1997. 
RIEUSSET-LEMARIÉ, I. P. Otlet’s Mundaneum and the international perspective in 
the history of documentation and information science. Journal of the American 
Society for Information Science, vol. 48, n.4, p.301-309, 1997. 
SANTOS, V. B. dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. 2ª ed. 
rev. aum. Brasília: ABARQ, 2005. 
SMIT, J. W., BARRETO, A. de A. Ciência da informação: base conceitual para a 
formação profissional. In: VALENTIM, M. L. (org.). Formação do profissional da 
informação. São Paulo: Polis, 2002. p.9-23. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
1 
 
 1 
As relações interdisciplinares da Arquivologia 
III Congresso Nacional de Arquivologia – Rio de Janeiro 
Síntese da Transcrição da comunicação proferida pelo Prof. Dr. José Maria Jardim 
Referência: 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II 
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 2008, Rio de Janeiro. Anais do III 
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
Bom dia a todos. 
 É um prazer participar desse Congresso, especialmente desta primeira sessão, na 
qual se aborda um tema que me é tão caro. Quero agradecer o convite dos organizadores 
para estar aqui hoje e parabenizar a todos os organizadores e participantes deste 
Congresso que certamente será um sucesso 
 Vou abordar o tema “As relações interdisciplinares da Arquivologia”, na perspectiva 
de favorecer a discussão sobre as dimensões epistemológicas da área, bem como o seu o 
impacto no ensino (na graduação e pós-graduação) e na pesquisa em Arquivologia. 
Minha intenção é enfatizar especialmente as chamadas dimensões interdisciplinares da 
Arquivologia. 
 Reconhecer a Arquivologia como campo científico é também identificar seus níveis 
de diálogos com outros campos científicos. Essa condição de disciplina vocacionada aos 
diálogos com outras disciplinas parece-me um atributo não apenas reconhecido na 
história da Arquivologia como também constitui uma discussão inevitável quando 
pensamos no desenvolvimento científico da área e seus desafios futuros. 
O saber e o fazer arquivísticos vêm se modificando profundamente nas duas 
últimas décadas. Essas alterações têm ocorrido de forma diferenciada em distintas partes 
do mundo e em ritmos variados. Apesar dessas diferenças, é possível identificar certa 
convergência na percepção da comunidade arquivística internacional sobre um novo 
cenário, marcado por uma dinâmica complexa, caracteriza a Arquivologia 
contemporânea. Isso é evidenciado nos congressos nacionais, internacionais e em boa 
parte da literatura arquivística. Alguns aspectos, a meu ver, expressam esse cenário que 
se modificou e segue em constante modificação: 
- as novas configurações na produção, uso e conservação da informação 
arquivística; 
- os novos fazeres demandando novos saberes arquivísticos; 
- as novas dinâmicas organizacionais nos setores público e privado; 
- as novas demandas informacionais por parte da sociedade; 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
2 
 
 2 
- as novas necessidades na formação dos arquivistas; 
- as novas representações sociais do que é um arquivista; 
- os questionamentos dos arquivistas sobre o que é um arquivista nesse cenário de 
mudanças; 
- as demandas de conhecimento arquivístico; 
- os novos lócus de produção e difusão de conhecimento arquivístico; 
- as novas agendas de pesquisa em Arquivologia; e 
- as reflexões emergentes sobre o objeto da Arquivologia, as nossas teorias e 
nossos métodos neste cenário de futuras modificações. 
 O teor de inovações nesse cenário, logicamente, não é o mesmo em todos esses 
aspectos e nem tampouco as demandas emergentes surgem e são percebidas da mesma 
forma e com a mesma sincronia em diversas realidades sociais. Por outro lado, esses 
novos desafios não significam necessariamente rupturas e descontinuidades com a 
Arquivologia estruturada na Europa no final do século XIX. 
 Com muita freqüência, as melhores e mais consistentes respostas ou hipóteses 
voltadas para esses novos desafios da Arquivologia nas duas últimas décadas, significam 
um profundo e saudável reconhecimento da história da Arquivologia. É fundamental, 
num momento como esse, termos muito claro esse percurso histórico da Arquivologia, 
em um plano internacional e em plano nacional. 
 A releitura e re-significados de princípios fundadores da Arquivologia, à luz da 
contemporaneidade, tem se revelado um exercício saudável no reconhecimento de novas 
indagações e no encontro de novas respostas. Essa atitude nada tem de conservadora. Ao 
contrário, é altamente ousada do ponto de vista intelectual e, claro, muito delicada. É 
nessa dialética,
envolvendo a leitura contemporânea do passado e os deslocamentos no 
presente que as ciências - no nosso caso, a ciência arquivística - constroem percursos 
futuros. 
 Portanto, neste contexto em que estamos vivendo, a sedução por reduzir a 
Arquivologia a adjetivos pode ser um equívoco. Sem excluir todos os méritos de 
hipóteses ricas que lhe são subjacentes, a Arquivologia não é apenas pós-custodial, não é 
apenas pós-moderna, não é apenas integrada. A Arquivologia é! Ponto! Gerar uma 
espécie de auto-explicação, às vezes de forma imediatista e até banal, sobre a 
Arquivologia e pretensamente refundá-la é minimizar o alcance das possibilidades 
epistemológicas da própria área, tendo em conta o seu próprio percurso histórico. 
 A Arquivologia não precisa ser refundada. A Arquivologia demanda, cada vez mais, 
ser repensada constantemente nas nossas práticas diversas, para além do conforto dos 
manuais cujas perguntas e respostas foram suficientes durante tantos anos. 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
3 
 
 3 
 Precisamos repensar a Arquivologia para reconhecermos novas perguntas e 
buscarmos novas respostas. Isso é mais relevante, do ponto de vista científico, do que a 
classificação da Arquivologia, às vezes de forma apressada, pelo uso de etiquetas bem 
intencionadas, porém em alguns casos, até mesmo ingênuas em termos epistemológicos. 
 Portanto, refiro-me aqui à Arquivologia enquanto disciplina científica que requer de 
todos nós uma atitude científica sem, no entanto, resvalarmos em um cientificismo 
barato ou numa Arquivologia que é apenas interpretada como um conjunto de normas. 
As normas são fundamentais, porém não podemos esquecer que as normas se 
constituem em dispositivos de teor estritamente prescritivo e datado. Só produziremos 
normas consistentes e que cumpram os seus objetivos numa dada realidade e durante um 
determinado tempo se tivermos respaldo na pesquisa científica e na educação de 
qualidade. Se não soubermos disso, só saberemos o valor das normas, mas jamais o valor 
de produzirmos conhecimentos em termos científicos e, sobretudo, jamais saberemos o 
valor dos desvios que resultam do que transcende a norma. 
Um campo científico se faz também com seus desvios. Muitas vezes, é a partir 
do reconhecimento dos desvios que se produzem novas normas, como sempre e 
inevitavelmente datadas. Elas não são produzidas para durarem eternamente, 
especialmente se considerarmos que são irrigadas pela pesquisa e pela educação de 
qualidade. Ou seja, o arquivista deve produzir conhecimento cientifico do qual resultam, 
inclusive, mas não só, normas de qualidade. Ao atuar como um profissional que dispõe 
de conhecimentos científicos, o arquivista produz a norma arquivística, mas não deve 
tornar-se refém dela. Até porque, nem todo fenômeno arquivístico é normatizável. Da 
mesma forma, nem todo fenômeno arquivístico era passível de ser enquadrado nos 
manuais que durante muitos anos nortearam a área. 
Não pretendo minimizar o papel dos manuais, mas estes não sintetizavam 
necessariamente, sobretudo nos últimos vinte anos, o nosso elenco de perguntas e 
respostas para a área. Mais que isso, não expressavam uma nova lógica de produção de 
questionamentos e hipóteses. Ao reconhecermos isso, inevitavelmente nos defrontamos 
com as dimensões interdisciplinares da Arquivologia. De imediato, sugiro algumas 
questões. Não tenho, porém, nenhuma pretensão de respondê-las neste momento. Na 
verdade, estou trazendo para vocês algumas inquietações que me chamam a atenção. 
 Por que nós temos discutindo tanto as relações interdisciplinares da Arquivologia 
com outros campos nos últimos anos, especialmente no caso brasileiro, com a Ciência da 
Informação? 
Esse debate, muito freqüente no Brasil, é reflexo de uma tendência internacional? 
Em outros países de forte tradição arquivística esse debate é tão evidente? 
Essas co-relações tão debatidas no campo da Ciência da Informação são também alvo de 
reflexões na Administração, na História, na Ciência da Computação (áreas que de 
imediato vem à tona como campos com os quais nós desenvolvemos relações 
interdisciplinares)? 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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E essas outras dimensões interdisciplinares da Arquivologia, exteriores àquelas com a 
Ciência da Informação, que não são tão discutidas no momento? 
E as clássicas relações da Arquivologia com a Administração e a História? E os outros 
campos das Ciências Sociais? 
Será que essa discussão está tão resolvida ou naturalizada, ao ponto do debate a respeito 
parecer dispensável? 
 Essas questões, evidentemente, exigem investigações sistemáticas. É uma agenda 
de pesquisa que, acredito, pode ser interessante, até porque a literatura em Arquivologia 
e nos demais campos que mencionei parece não dar conta, no momento, dessas questões. 
Há, no entanto, algumas pistas e indicadores que se não nos permitem respondermos a 
essas perguntas em toda sua extensão, talvez nos ajudem a levantarmos aqui algumas 
hipóteses. 
 Para isso, gostaria antes de especificar alguns elementos do campo arquivístico, 
estabelecer algumas considerações sobre disciplina, disciplinaridade e 
interdisciplinaridade. 
 Uma disciplina científica, segundo Heckhausen(1972), envolve sete critérios: o 
domínio material ou objeto de estudo; o conjunto dos fenômenos que são observados; o 
nível de integração teórica; os métodos; os instrumentos de análise; as aplicações 
práticas; e as contingências históricas. 
 Conforme Legendre apud Maheu (2008), em termos epistemológicos, uma disciplina 
é o “domínio estruturado do saber que possui um objeto de estudo próprio, um esquema 
conceitual, um vocabulário especializado e, ainda, um conjunto de postulados, conceitos, 
fenômenos particulares, métodos e leis.” Refiro-me, neste caso, à disciplina como um 
ramo do saber e não como componente curricular. 
Devemos considerar ainda que uma disciplina é uma atividade socialmente 
organizada, que pressupõe um discurso e uma prática que constitui um corpo de 
conhecimento envolvendo uma comunidade de especialistas dessa ciência. Uma 
disciplina científica envolve organizações científicas que reconhecem quem é ou não 
membro do corpo de cientistas, que definem regras deontológicas e metodológicas. Uma 
disciplina científica pressupõe a existência de publicações especializadas, regras de 
qualidades para os trabalhos a serem publicados e apresentados nos congressos. 
 Tendo em vista esta disciplinaridade, gostaria de balizar um pouco mais alguns 
elementos em torno da interdisciplinaridade. 
 A história da Ciência revela, especialmente a partir do século XX, sob o 
norteamento da racionalidade capitalista, uma forte tendência daquilo que vários autores 
chamam de fragmentação do saber, ou seja, um quadro de excessiva especialização 
científica. 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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 Se, de um lado, a fragmentação da ciência favoreceu diversas conquistas científicas 
em vários momentos, a partir do século XX, por outro lado, este seria um obstáculo a 
novos avanços científicos. Ou seja, o excesso de especialização impediria hoje uma
percepção mais ampla do real e diminuiria as possibilidades da ciência enquanto 
conhecimento efetivamente a favor do desenvolvimento humano e social. Nesse cenário, 
o cientista é convidado a um olhar não exclusivamente especializado, mas também 
transversal. 
 Como menciona Olga Pombo (2005, p.9), “... o progresso da investigação faz-se, 
cada vez mais, não tanto no interior dos adquiridos de uma disciplina especializada, mas 
no cruzamento das suas hipóteses e resultados com as hipóteses e os resultados de outras 
disciplinas.” 
Quando estamos aqui a falar de interdisciplinaridade, estamos a tentar o 
mapeamento de possibilidades de cruzamento de hipóteses da Arquivologia, de 
resultados da Arquivologia com as hipóteses e resultados de outros campos. 
 O projeto interdisciplinar ganhou bastante adesão do mundo científico. Não há 
dúvidas de que se trata de uma perspectiva extremamente rica. A própria professora Olga 
Pombo menciona que a interdisciplinaridade segue um curso que, a essa altura, 
independe em boa parte de uma decisão individual de um cientista ou de um grupo de 
cientistas. Isso se dá na medida em que passa a ser um imperativo de “uma maneira 
contemporânea de pensar um conjunto de fenômenos que não são apenas objetos de um 
determinado campo” (POMBO, 2005). Paralelamente, esse reconhecimento parece 
convidar a certa banalização do termo, ou seja, tudo fica muito interdisciplinar no 
discurso. Como que na prática, efetivamente, conseguimos diferenciar a 
interdisciplinaridade para além da retórica sedutora, convidativa e, de imediato, 
extremamente rica? E afinal de contas, o que é isso? O que é interdisciplinaridade? 
“A minha proposta é muito simples. Passa por reconhecer que, por 
detrás destas quatro palavras, multi, pluri, inter e transdisciplinaridade, 
está uma mesma raiz – a palavra disciplina (que nós falamos há pouco). 
Ela está sempre presente em cada uma delas. O que nos permite 
concluir que todas elas tratam de qualquer coisa que tem a ver com as 
disciplinas. Disciplinas que se pretendem juntar: multi, pluri, a ideia é a 
mesma. Juntar muitas, pô-las ao lado uma das outras. Ou então 
articular, pô-las inter, em inter-relação, estabelecer entre elas uma 
relação recíproca...” (POMBO, 2005, p.5) 
Nesse quadro de transformação epistemológica do plano científico, Pombo sugere-
nos que “onde nós esperávamos encontrar o simples, estamos encontrando o complexo, 
o infinitamente complexo” ... “quanto mais fina é a análise, maior a complexidade que 
se abre à nossa frente” (2005, p.10). E, portanto, que 
 “o todo não é a soma das partes. Sem interesse real, e isso é 
fundamental, por aquilo que o outro tem para dizer não se faz 
interdisciplinaridade. Só há interdisciplinaridade se somos capazes de 
partilhar o nosso pequeno domínio do saber, se temos a coragem 
necessária para abandonar o conforto da nossa linguagem técnica e 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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para nos aventurarmos num domínio que é de todos e de que ninguém 
é proprietário exclusivo.” (POMBO, 2005, p.10) 
 No caso da Arquivologia, sem me aprofundar aqui na história do campo, é 
impossível não levarmos em conta alguns momentos significativos para visualizarmos o 
impacto desses marcos na construção de relações da Arquivologia com outros campos. 
 Se a publicação do manual dos holandeses em 1898 é um marco fundador da 
Arquivologia, a sua configuração como área está fortemente ligada à invenção dos 
arquivos públicos como instituição, a partir da Revolução Francesa e a um conjunto de 
práticas na organização dos arquivos do Estado moderno. A Arquivologia como saber de 
Estado, é filha do Estado moderno europeu, fortemente associada, naquele momento, ao 
quadro de uma memória que é identificada e que é construída como referência à 
nacionalidade dos Estados. 
Até meados do século XX, predomina o entendimento do arquivo histórico como 
objeto da Arquivologia que se estrutura então como “ciência auxiliar” da História. 
 Nesse momento, o fazer arquivístico exige do arquivista não apenas a teoria 
arquivística em seu estado de construção. Exige também conhecimentos da História e do 
Direito. 
A crescente intervenção do Estado na vida social, sobretudo após a II Guerra, 
propiciam a emergência dos princípios relacionados à gestão de documentos 
(especialmente no mundo anglo-saxão), à idéia de ciclo vital e à reconfiguração das 
instituições arquivísticas. As tradições administrativas dos Estados nacionais, associadas, 
nesse quadro histórico, às condições de respostas, em cada caso, àquilo que se 
convencionou chamar de “explosão documental”, seguem influenciando fortemente as 
concepções de Arquivologia (como área voltada apenas para os arquivos históricos ou 
como área que inclui também os arquivos correntes e intermediários). Influenciam 
também as práticas arquivísticas e até mesmo, a partir da emergência da gestão de 
documentos, o entendimento do que é um arquivista, no mundo anglo-saxão, 
diferenciado do gestor de documentos, e de como educar um sujeito para que ele se torne 
um arquivista. Ou seja, havia uma tendência, naquele momento, ao menos no mundo 
anglo-saxão, a uma maior proximidade com a administração. O arquivista deixou de ser 
um “historiador”, mas essa visão cede espaço às perspectivas do arquivista como 
“administrador”. 
 Nesse cenário histórico, o fazer arquivístico exige do arquivista não apenas a teoria 
arquivística e os conhecimentos da História e do Direito, mas também profundos 
conhecimentos da área de Administração. 
 Especialmente após os anos 90 do século XX, as novas formas de produção e uso da 
informação arquivística provocam novas questões em torno de aspectos teóricos e 
práticos da área. São questionados os nossos objetos, nossos métodos, o documento 
digital, a web, a perspectiva não custodial, o funcionamento das instituições e serviços, a 
identidade do arquivista, sua formação, a pesquisa. Discutia-se, naquele momento, de 
uma maneira muito frequente a disciplinaridade e a interdisciplinaridade da 
Arquivologia. 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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 Nesse contexto, o fazer arquivístico exige do arquivista não apenas a teoria 
arquivística, não apenas mais somente conhecimentos da História e do Direito e da 
Administração, mas também das tecnologias da informação, da Comunicação, da 
Sociologia, da Antropologia, da Ciência da Informação. 
Chegamos ao atual momento com todas essas demandas que passam a ser 
inerentes ao trabalho do arquivista em diversos planos de sua atuação. A Arquivologia, 
desde os seus marcos fundadores, é uma disciplina com vocação multi, pluri e 
interdisciplinar. Em todas as atividades arquivísticas, o arcabouço teórico e os métodos e 
técnicas da Arquivologia são acionados, evidentemente. No entanto, não gerenciamos os 
arquivos apenas com os instrumentos teóricos e metodológicos da Arquivologia. 
Necessitamos em diversos momentos e em graus variados, da Administração, da 
História, do Direito, da Sociologia, da Antropologia, da Ciência da Informação, da 
Ciência da Computação e outros campos de conhecimento. Enfim, o trabalho 
arquivístico é de natureza, no mínimo, multidisciplinar. 
 Lindo, mas como é que operamos essa interdisciplinaridade com qualidade? 
Como podemos dar conta dessa interdisciplinaridade na nossa formação, na nossa 
atualização
profissional, na nossa pesquisa? 
 A interdisciplinaridade ou outros graus de relação da Arquivologia com outros 
campos tem sido pouco explorada, enquanto questão epistemológica, pela própria 
Arquivologia. Ao longo de muitos anos, pelo menos até vinte anos atrás, essas relações 
faziam parte da Arquivologia, mas não eram problematizadas. A partir de um novo 
quadro emergente após o anos 90, a discussão da interdisciplinaridade entra na nossa 
agenda de discussão, finalmente. 
 Supondo que, durante algum tempo ocorreu uma certa “inércia epistemológica” na 
Arquivologia , esse cenário foi realmente alterado nessas duas últimas décadas? Há 
indícios que sim. 
Essa discussão tem sido ampliada em razão de vários aspectos: as novas 
configurações da produção e uso da informação; o fenômeno informacional 
contemporâneo, marcado pela tecnologia da informação; os novos questionamentos 
sobre a identidade do arquivista e a natureza do trabalho arquivístico e a produção de 
conhecimento arquivístico que passa a ser também uma tarefa da universidade, 
relativizando o domínio técnico da área a partir das instituições arquivísticas. Isso se dá 
porque a pesquisa em Arquivologia se faz necessária para além das motivações mais 
imediatas da gestão arquivística. Não se trata mais somente de produzir conhecimento 
para o programa de classificação arquivística a ser estabelecido pelo arquivo nos 
próximos dois anos. Agora é preciso também investigar e obter respostas que reorientem 
esses programas de classificação nos médio e longo prazos, em um quadro das redes de 
informação, face a usos remotos dos acervos, por exemplo. Isso tudo só se consegue com 
pesquisa. Ao se fazer necessária a construção de agendas de pesquisa em Arquivologia é 
necessário, portanto, discutir epistemologicamente a própria terminologia, os nossos 
métodos, os nossos universos de atuação e estas questões interdisciplinares do campo. 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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 A essa altura, do ponto de vista da história das ciências, nós podemos até afirmar 
como uma hipótese bastante razoável, que a perspectiva interdisciplinar na área de 
Arquivologia, alcança graus de consolidação bastante nítidos. Um bom exemplo da 
interdisciplinaridade está, por exemplo, no projeto de pesquisa que é o InterPARES 
(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems ). O 
InterPARES, envolve a Arquivologia, a Ciência da Computação, Filmes, Geografia, 
História, Direito, Biblioteconomia e várias outras áreas. 
Aos poucos, o campo vai assumindo mais claramente suas novas demandas e 
desnaturalizando a co-relação com outras áreas. Questiona-se sobretudo a naturalização 
que se deu a partir de uma perspectiva da Arquivologia como uma ciência auxiliar da 
História ou uma espécie de ciência auxiliar da Administração. 
 É importante ressaltar que essa perspectiva interdisciplinar não é, porém, 
plenamente consolidada. É uma vertente em construção que acolhe profissionais que dela 
partilham, tanto quanto é objeto de discordância de outros. Esse, aliás, é um dos embates 
do campo, expresso basicamente em três visões que estão aí: 
 
- a visão da Arquivologia com um campo autônomo, com bases consolidadas e, de certa 
forma, ciência auxiliar da História; (essa autonomia não significa, porém, insulamento 
porque os diálogos com outras disciplinas são um imperativo do quadro científico atual) 
 
- a visão da Arquivologia como uma disciplina que constitui uma sub-área da Ciência da 
Informação (uma visão que ganha espaço especialmente no Brasil, sem maior veiculação 
internacional); 
 
- a visão de Arquivologia com uma disciplina científica em permanente construção, 
dotada de autonomia, porém exercida (ou potencialmente) exercida em diversos aspectos 
mediante relações interdisciplinares com a História, a Administração, a Ciência da 
Informação, a Biblioteconomia, a Museologia, a Sociologia, etc. Essa é hoje a minha 
perspectiva. 
 
 Algumas questões merecem ser reconhecidas nesse debate entre as possíveis 
relações envolvendo Arquivologia e Ciência da Informação. 
Um equívoco é a perspectiva, pelo menos em algumas interpretações, de que a 
Arquivologia é uma “modalidade pragmática” ou “universo de aplicação da Ciência da 
Informação”. Essa perspectiva reduz a Arquivologia a um campo de aplicação da 
Ciência da Informação, passando ao largo dos dispositivos teóricos da área. Ainda que os 
dispositivos teóricos da Ciência da Informação possam e devam ser aplicados no 
universo empírico arquivístico, isso não equivale necessariamente a uma relação de 
subordinação da Arquivologia em relação à Ciência da Informação. Essa concepção vem 
ganhando espaço no Brasil, inclusive, de alguma forma, no campo arquivístico. Talvez 
essa visão ganhe adesões em função das necessidades de institucionalização da Ciência 
da Informação no Brasil. 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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Um outro equívoco, é a idéia de que a Arquivologia, junto com a 
Biblioteconomia e a Museologia, constituem-se na base da Ciência da Informação. Ao 
menos em relação à Arquivologia, basta analisar a história da área e também da Ciência 
da Informação para verificar que essa afirmação é inconsistente. 
 Da mesma forma, parece-me equivocada a perspectiva de que a autonomia da 
Arquivologia é incompatível com o imperativo da sua interdisciplinaridade. Autonomia e 
relações interdisciplinares não são categorias excludentes. Um campo de conhecimento 
pode manter relações interdisciplinares com diversas outras áreas sem que sua 
autonomia, como um campo, seja diluída. Autonomia não significa insulamento. 
 Nesse cenário, parece ter algum espaço no Brasil a percepção de que as distinções 
entre Arquivologia e Biblioteconomia seriam artificiais. Ora, todos os recortes do campo 
científico são artificiais. Não são resultados “naturais”. Resultam de embates, 
convergências, divergências, interpretações e vários fatores históricos. Ainda assim, o 
reconhecimento de que as informações que são objeto da Arquivologia não são as 
mesmas que são objeto da Biblioteconomia e da Ciência da Informação parece-me fazer 
sentido em termos teóricos, empíricos e metodológicos. Isso não nos impede de 
reconhecermos zonas de convergência e uma agenda comum de interesses de 
investigação com a Ciência da Informação, a Biblioteconomia e a Museologia. 
 Parece-me também inadequada a interpretação de que a Biblioteconomia teria, no 
Brasil, estreitas relações com a Arquivística porque essas duas áreas são contempladas 
frequentemente, em nossas universidades, pelos Departamentos de Ciência da 
Informação. Claro que o convívio de profissionais desses campos num mesmo recorte 
institucional como um Departamento de Ciência da Informação pode propiciar um 
ambiente favorável a relações entre as duas disciplinas, mas isso não é, por si só, um 
condicionante. Como sabemos, não se produz interdisciplinaridade apenas pelo fato de 
um Departamento de Ensino ter arquivistas e bibliotecários trabalhando lado a lado. Isso 
é uma caricatura de interdisciplinaridade. O fundamental são as interlocuções na 
pesquisa, no ensino, no reconhecimento das singularidades e especificidades nos 
diálogos entre esses campos. 
 Um outro aspecto diz respeito ao número considerável de dissertações e teses 
produzidas
nos programas de pós-graduação em Ciência da Informação, com temáticas 
voltadas ou pelo menos relacionadas à Arquivística. 
A ausência de um programa de Mestrado e Doutorado em Arquivologia, no 
Brasil, nos últimos 15 anos, levou a uma procura, por parte dos arquivistas, a programas 
de pós-graduação em diversas áreas. Essa demanda levou profissionais da Arquivologia 
para a pós-graduação em História, Administração, Educação, Engenharia de Produção, 
sendo mais freqüente o recurso à pós-graduação em Ciência da Informação. Muitos 
desses programas, zelosos das suas perspectivas interdisciplinares, acolheram essas 
perspectivas mesmo sem contarem, na maioria absoluta dos casos, com um corpo 
docente que tivesse proximidade com as inquietações procedentes da Arquivologia. 
Em nenhum desses casos, essa procura parece ter derivado de sinais evidentes de 
uma perspectiva interdisciplinar por parte desses programas de Ciência da Informação 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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em relação à Arquivologia. Nenhum deles decidiu que bastaria ter relações 
interdisciplinares com a Arquivologia, até porque isso não é uma decisão que nasce 
dessa forma. Isso nasce no cotidiano, nos bastidores da pesquisa. No caso da Ciência da 
Informação, só muito recentemente, ainda timidamente, alguns programas de pós-
graduação passaram a oferecer disciplinas sobre informação arquivística. 
É muito interessante um levantamento recentemente feito pelo Eliezer Pires da 
Silva na sua dissertação sobre “A noção de informação arquivística presente na 
produção de conhecimento em Arquivologia no Brasil”. Nesse levantamento, foram 
identificados 97 trabalhos com temática arquivística produzidos em diferentes programas 
de pós-graduação e áreas do conhecimento entre 1996 e 2006. 43% desses trabalhos 
estão na Ciência da Informação, em torno de 18% na História, 7% em Educação, 
Comunicação, Memória Social. Será necessário uma análise dessas teses e dissertações 
para podermos afirmar se efetivamente as relações interdisciplinares começam a se fazer 
evidente. 42
17
7
7
6
5
4
2
2
2
1
1
1
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Ciência da Informação
História
Educação
Comunicação
Administração
Memória Social e Documento
Engenharia de Produção
Artes
Letras
Saúde Pública
Arquitetura
Ciência Social
Tecnologia
Gráfico 3 - Teses e dissertação com temática arquivística distribuídas por áreas do conhecimento do 
programa.
Teses e Dissertações
 
Fonte: SILVA, Eliezer Pires da Silva. A noção de informação arquivística na produção de conhecimento 
em Arquivologia no Brasil (1996-2006). 2009. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) - 
Universidade Federal Fluminense 
É possível, nesse quadro, supor que um Mestrado em Arquivologia provocaria 
uma alteração? Claro que provocaria! Não tenho dúvidas de que se nós conseguirmos 
oferecer mestrados na nossa área e, numa perspectiva a longo prazo, o doutorado, 
absorveremos muito dessa demanda. Isso não exclui de forma nenhuma a legitimidade 
do profissional de Arquivologia que continuará a procurar a sua pós-graduação em 
História, em Administração, ou em Ciência da Informação. Afinal, o nosso campo é 
interdisciplinar. Nós não estamos fadados a trabalhamos com pesquisa apenas numa pós-
graduação em Arquivologia, mas estamos condenados a uma posição periférica como 
JARDIM, José Maria. As relações interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008. 
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campo de conhecimento se, além da graduação, não criarmos a pós-graduação stricto 
sensu em Arquivologia no Brasil. 
 Por último, gostaria de mencionar que para visualizar um pouco mais esse cenário, 
analisei três anos do Encontro Nacional de Pesquisa e Pós-graduação em Ciência da 
Informação, um encontro realizado pela Associação Nacional de Pesquisa e Pós-
graduação em Ciência da Informação. Analisei 451 trabalhos apresentados em 2006, 
2007 e 2008. Desses 451 trabalhos da área de pesquisa em Ciência da Informação, 
apenas 12( 4%), revelavam elementos que tinham como objeto de análise, total ou 
parcial, os arquivos. Ao menos quantitativamente, a interdisciplinaridade está longe de 
ser evidente, no caso específico. 
 Enfim, para concluir, penso que a interação da Arquivologia com outros campos é 
efetivamente rica. Nós temos que buscá-la na nossa perspectiva, no fazer arquivístico, no 
ensino, na produção de pesquisas. Os níveis de interação com alguns desses campos 
ainda são precários, de parte a parte. Espero que cada vez mais fique evidenciado a 
importância desse diálogo da nossa parte, como atitude do campo da Arquivologia. Mas 
é necessário nós refletirmos um pouco mais sobre como esses diálogos são construídos, 
os resultados, as hipóteses, tanto na prática profissional, como no ensino, como na 
pesquisa. E ao fazê-lo, nós certamente contribuiremos para ampliarmos a Arquivologia 
como campo científico, reconhecendo a riqueza das suas possibilidades 
interdisciplinares. 
 Muito obrigado e parabéns a todos os colegas, professores e alunos da área 
arquivística. Que venham mais anos de bons trabalhos e muitos êxitos! 
Bibliografia: 
 
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SILVA, Eliezer Pires da Silva. A noção de informação arquivística na produção de 
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Ciência da Informação) - Universidade Federal Fluminense 
 
 
 
 
 1 
Arquivos e Gestão do Conhecimento 
Profa. Dra. Valéria Martin Valls 
março de 2011 
 
Introdução 
 
De forma acentuada, os temas relacionados à Gestão do Conhecimento propagam-se pelas 
Organizações, independente de seu porte, área de atuação, segmento, natureza, enfim, estão 
mais presentes a cada dia. Como não poderia deixar de ser, exige-se que os profissionais 
envolvidos não somente interem-se dos projetos e iniciativas de Gestão do Conhecimento, 
mas assumam uma postura pró-ativa e engajada frente às diversas demandas, o que exige dos 
profissionais a busca constante pela aprendizagem e pelo fomento de suas habilidades e 
competências. Em Gestão do Conhecimento não há reserva de mercado: o espaço existe e será 
ocupado pelos profissionais que demonstrarem mais competência. 
 
Nesse sentido, os profissionais da informação que atuam em arquivos podem e devem fazer 
parte das iniciativas de Gestão do Conhecimento Institucional! O presente trabalho tem a 
intenção de apresentar conceitos básicos e conexões entre a Gestão do Conhecimento e as 
práticas e ferramentas da arquivologia, para instrumentalizar esses profissionais, apoiando e 
incentivando diretamente sua visão crítica e principalmente oportunizando caminhos para que 
o arquivo mereça seu destaque nas Organizações, como catalizador dos processos de 
captação, organização e disponibilização do conhecimento explícito, contribuindo para a 
aprendizagem organizacional e para a preservação da memória instituicional. 
 
1. Aspectos conceituais da criação do conhecimento 
 
O significado da palavra “conhecimento” na língua portuguesa está relacionado ao ato de 
conhecer, ter uma idéia, noção, etc. Além disso, muitas vezes é utilizada como sinônimo de 
informação e de experiência. Sob o enfoque administrativo, conhecimento é uma das 
entidades que compõem a clássica tríade: dado, informação e conhecimento. A característica 
básica dessas entidades é apresentada no quadro a seguir: 
 
Quadro 1 – Entidades: Dado / Informação / Conhecimento 
Dado Informação Conhecimento 
 2 
 
Simples observações sobre o 
estado do mundo 
 
Dados dotados de relevância 
e propósito 
 
Informação valiosa da mente 
humana 
Inclui reflexão, síntese, 
contexto 
 
Facilmente estruturado 
Facilmente obtido por 
máquinas 
Freqüentemente quantificado 
Facilmente transferível 
Requer unidade de análise 
Exige consenso em relação 
ao significado 
Exige necessariamente a 
mediação humana 
 
De difícil estruturação 
De difícil captura em 
máquinas 
Freqüentemente tácito 
De difícil transferência 
 
Organizados através dos 
Bancos de Dados 
Gerenciadas através dos 
Sistemas ou Serviços de 
Informação 
 
Gerenciados através da 
Unidades de Conhecimento 
Fonte: Adaptado de Davenport & Prusak (1998) 
 
O processo de criação do conhecimento foi estudado e estruturado conceitualmente pelos 
pesquisadores japoneses Nonaka e Takeuchi e, segundo eles, consiste na dinâmica das 
atividades proporcionada pela interação entre elos humanos, documentos, treinamentos, 
reuniões e decisões que, essencialmente, constitui o processo sob o qual a Organização retém, 
utiliza e repassa o conhecimento. Nesse contexto, o conhecimento se baseia em dados e 
informações, porém ao contrário deles, está sempre ligado as pessoas, que são os agentes 
diretos que desencadeiam a transição de dados e informação para conhecimento. 
 
Ainda segundo os autores japoneses, o conhecimento é dividido em dois grandes tipos: o 
conhecimento tácito e o conhecimento explícito. O conhecimento tácito, altamente subjetivo, 
é caracterizado pela experiência e pelo resultado obtido através da prática; em razão dessa 
característica, é dificilmente visível e exprimível; é altamente pessoal e difícil de formalizar; 
abrange idéias, valores, emoções e ideais. Envolve fatores intangíveis, sendo de difícil 
articulação em linguagem formal, já que se baseia no ser humano a partir da interação de duas 
dimensões: uma técnica e a outra cognitiva. A dimensão técnica se refere às habilidades do 
indivíduo (know-how), enquanto a dimensão cognitiva se refere aos modelos mentais, crenças, 
intuição e percepções do indivíduo, moldando sua forma de perceber o mundo. Já o 
conhecimento explícito é objetivo e é caracterizado pela racionalidade, pela seqüência e pela 
teoria. É sistemático (palavras, números, símbolos, etc). Refere-se àquele conhecimento 
articulado em linguagem formal, externalizado, objetivo, tangível, documentado, que pode ser 
encontrado em textos, livros, relatórios, documentos escritos em geral, sendo de fácil coleta, 
 3 
codificação e recuperação. A criação do conhecimento está baseada na conversão relacional 
entre o conhecimento tácito e o explícito. A interação entre eles cria os quatro modos de 
conversão do conhecimento: Socialização, Externalização, Combinação e Internalização. O 
detalhamento desses conceitos é apresentado no quadro 2: 
 
Quadro 2: Os modos de conversão do conhecimento 
Socialização 
 
Externalização Combinação Internalização 
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Conceituar Sistematizar Operacionalizar 
Tácito a tácito 
 
Tácito a explícito 
 
Explícito a explícito 
 
Explícito a tácito 
Criação do 
conhecimento a 
partir da observação, 
da prática, do 
compartilhamento de 
experiências, “do 
fazer junto” 
 
Criação de 
conhecimento pela 
articulação do 
conhecimento tácito 
e sua transformação 
em conhecimento 
explícito, ato de 
conceituação 
 
Criação do 
conhecimento pela 
combinação de 
dados, informações e 
conhecimentos 
sistematizados e 
articulados 
formalmente 
Criação de 
conhecimento pela 
comunicação de 
conhecimentos 
explícitos que, 
quando absorvidos e 
processados pelos 
indivíduos são 
entendidos 
intuitivamente e 
traduzidos em 
conhecimento tácito. 
 
Fonte: Adaptado de Nonaka & Takeuchi (1997) 
 
A construção do conhecimento é um processo intrínseco, individual; duas pessoas produzem 
conhecimentos diferentes a partir da mesma informação (objeto), principalmente porque 
possuem conhecimento tácito diferente e a leitura que cada um faz de determinada situação é 
eminentemente pessoal. A maneira como cada um vê e absorve a informação – a relação do 
indivíduo com o objeto – é que determinará o conhecimento a ser construído. Já a 
transferência do conhecimento se dá basicamente pela informação: transferido de forma 
indireta por meio de veículos como palestras, apresentações,
aulas, e pela tradição: transferido 
de forma direta, de pessoa para pessoa, por meio do aprendizado pela prática. É o clássico 
caminho do aprender com os mais experientes ou mais velhos. 
 
Diferente dos outros recursos disponíveis, o conhecimento é o único recurso que aumenta 
com o uso, ou seja, quanto mais utilizado, mais conhecimento é gerado e assim 
 4 
sucessivamente, em uma crescente exponencial. O ambiente tem um papel fundamental nesse 
contexto, por possibilitar a conexão entre as pessoas. 
 
2. A Gestão do Conhecimento 
 
O conceito de Gestão do Conhecimento, assim como o próprio conhecimento nas 
Organizações, é dinâmico e envolve várias abordagens. Entende-se que a gestão enquanto 
processo envolve uma série de etapas que visa identificar, captar, organizar, disseminar, 
compartilhar e reutilizar o conhecimento de uma organização; o conhecimento explícito, 
registrado em diversos formatos e mídias e o conhecimento tácito, que envolve as 
experiências, habilidades e competências humanas. 
 
Algumas definições clássicas de Gestão do Conhecimento complementam essa visão, como 
podemos observar: 
 
 “É o processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou 
capital intelectual” (Bukowitz & Williams) 
 “Conhecimento tem sido caracterizado como um ativo e o modelo implantado para 
gerir o conhecimento nas Organizações tem sido denominado como Gestão do 
Conhecimento” (Davenport & Prusak) 
 “É o processo sistemático de procura, seleção, organização, análise e disponibilização 
da informação, de modo que se possibilite aos trabalhadores de uma Organização a 
compreensão necessária e suficiente numa área de interesse específico” (Knowledge 
Management Glossary) 
 
Para que uma Organização implante a Gestão do Conhecimento, vários caminhos podem ser 
trilhados: 
 
 Capturar, armazenar, recuperar e distribuir ativos tangíveis de conhecimento, tais 
como patentes, direitos autorais, documentos arquivísticos; 
 Coletar, organizar e disseminar conhecimentos intangíveis, tais como know-how e 
especialização profissional, experiência individual, soluções criativas, etc.; 
 5 
 Criar um ambiente de aprendizado interativo, no qual as pessoas transfiram 
prontamente o conhecimento, internalizem-no e apliquem-no para criar novos 
conhecimentos. 
 
Pode-se afirmar que somente as Organizações que aprendem continuamente sobreviverão 
principalmente considerando a dinâmica dos negócios atuais onde a inovação e a excelência 
caminham lado a lado, exigindo processos dinâmicos e eficazes. Embora todas as 
Organizações gerem e utilizem conhecimento, somente algumas poucas gerenciam de fato 
este conhecimento como elemento crítico para a sua manutenção e evolução. Certamente isso 
as difere das demais. 
 
Em relação aos objetivos e benefícios da Gestão do Conhecimento, segundo Davenport & 
Prusak (1998), podemos citar: 
 
 Criar repositórios de conhecimento que reúnam tanto conhecimento quanto 
informação, principalmente documentos escritos. Estes repositórios podem ser de três 
tipos: conhecimento externo (inteligência competitiva); conhecimento interno 
estrutural (documentos arquivísticos, relatórios, produtos, procedimentos e técnicas); 
conhecimento interno tácito ou informal; 
 Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento, facilitando sua 
difusão dentro da organização. São enfatizados a conectividade, o acesso e a 
transferência de informação e conhecimento. A base para tais processos são as 
tecnologias digitais que garantem a alimentação, o acesso e a transferência em tempo 
real. O estabelecimento de normas e padrões são essenciais para organizar a memória 
digital; 
 Criar um ambiente positivo onde a criação, transferência e uso do conhecimento sejam 
valorizados. Isso envolve visão, valores e comprometimento das lideranças dispostas a 
encorajar a criatividade individual e o trabalho em equipes multifuncionais; 
 Reconhecer o conhecimento como um bem e enfatizar seu valor para a Organização. 
 
A Gestão do Conhecimento, além disso, conta com alguns elementos essenciais para que seja 
efetivamente implantada e, o que é mais complexo, seja sustentável: 
 
 6 
 Alta Direção e Lideranças: Sem o direcionamento e o apoio irrestrito dos dirigentes, as 
iniciativas de Gestão do Conhecimento podem até ser implantadas mas dificilmente 
serão mantidas a médio e longo prazo. A Alta Direção assegura a manutenção do foco 
e viabiliza o processo como um todo; 
 Tecnologia da Informação: O papel da tecnologia é muito acentuado, principalmente 
nos repositórios de conhecimento explícito, onde os conhecimentos registrados e 
armazenados podem ser acessados prontamente por qualquer colaborador autorizado e 
na implantação dos Mapas de Conhecimento (Listas e descrições das competências de 
indivíduos internos e externos à Organização), que objetivam facilitar o 
compartilhamento de conhecimento ao permitir que as pessoas se encontrem 
rapidamente e que sejam estabelecidos contatos; 
 Gestão de Pessoas: O conhecimento é gerado através da interação humana é seu papel 
é crucial nas iniciativas de Gestão do Conhecimento, principalmente se considerarmos 
que somente um funcionário motivado terá predisposição e interesse para compartilhar 
seu conhecimento com os demais, tendo em vista os fatores que envolvem esse 
processo (como poder, insegurança, políticas internas, dentre outros); 
 Serviços de Informação (Bibliotecas e Arquivos): Responsáveis pelos processos de 
gestão da informação e documentação, tem papel fundamental na retenção, 
organização e disseminação do conhecimento e a cada dia ganham mais espaço nas 
Organizações envolvidas estrategicamente com Gestão do Conhecimento. 
 
3. O papel do arquivo na organização do conhecimento e sua contribuição para a 
implantação da Gestão do Conhecimento Institucional 
 
Relembrando algumas definições de “Arquivo”: 
 
 Pode ser conceituado como uma acumulação ordenada de documentos, em sua maioria 
textual, criada por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados 
para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no 
futuro (Paes, 2004). 
 Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos 
registrados sobre qualquer suporte, e conjunto de documentos produzidos ou recebidos 
por uma pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, 
 7 
sejam elas de caráter administrativo, técnico ou científico, independente de suas idades 
ou valores intrínsecos (Lopes, 1997). 
 
Um arquivo é, basicamente, um espaço onde são física ou eletronicamente retidos os 
documentos gerados ou recebidos por uma pessoa ou organização. Essa retenção prevê 
processos como: seleção, organização, manutenção / guarda, conservação / preservação, 
disponibilização, acesso, etc. O arquivo atua como um “espelho” da Organização, já que 
através dele é possível demonstrar o passado, as práticas atuais e até mesmo antever o futuro, 
através do acesso a relatórios, planejamentos e projetos estabelecidos. 
 
A manutenção de um arquivo contempla uma iniciativa extremamente relevante da Gestão do 
Conhecimento, que é o repositório de conhecimento explícito, tornando-se uma grande fonte 
de conhecimento para a tomada de decisão e também mantendo acessível conhecimento capaz 
de apoiar atividades, reutilizando conhecimento já gerados, otimizando processos 
operacionais, táticos e estratégicos e integrando a Organização em relação às suas práticas 
técnicas, comerciais, administrativas, etc. O acesso aos documentos arquivísticos, portanto, 
pode impulsionar o re-uso
do conhecimento e a interação humana, fomentando o ambiente de 
aprendizagem tão difundido pelos defensores da Gestão do Conhecimento. 
 
Além disso, observando as práticas e iniciativas de Gestão do Conhecimento, é possível 
observar uma grande sinergia com as ferramentas utilizadas no tratamento documental, como 
por exemplo: 
 
 Atividades como classificação, avaliação e descrição arquivística conceitualmente 
podem ser relacionadas aos processos de organização do conhecimento, com a 
indexação de conhecimento explícito e disponibilização em Portais ou repositórios; 
 A Tabela de Temporalidade Documental, instrumento clássico da arquivística torna-
se elemento indispensável na classificação e avaliação da extensa massa documental 
disponível nas Organizações que gerenciam seu conhecimento de maneira integrada; 
 A manutenção do arquivo contempla a premissa básica da Gestão do Conhecimento 
que está relacionada com o acesso ao conhecimento por parte dos tomadores de 
decisão. Documentos organizados promovem a democracia no acesso à informação, 
evitando conhecimento entesourado em uma área ou pessoa, tão comum nas 
 8 
Organizações, muitas vezes encarado como uma forma de reter poder e manipular 
situações; 
 A organização do conhecimento prevê outros suportes, além do tradicional meio físico 
(papel). Os arquivistas devem ampliar seu campo de atuação, entendendo que na 
Gestão do Conhecimento o conhecimento certamente é encontrado em diferentes 
suportes (mídias digitais, por exemplo) e que as técnicas tradicionais podem e devem 
ser customizadas; 
 A taxonomia, largamente propagada pelos profissionais de Tecnologia da Informação, 
tem sua base conceitual muito próxima a da classificação arquivística. Há um espaço 
de atuação muito amplo nesse sentido, apoiando as equipes de tecnologia na 
concepção e implantação de Portais de Conhecimento ou outras formas de acesso e 
retenção de conhecimento; 
 A implantação das comunidades de prática prevê a participação de profissionais que 
conheçam a Organização, seus funcionários, suas atividades e os processos do 
negócio. Muitas vezes o arquivista tem essa habilidade, podendo participar ativamente 
desta iniciativa de Gestão do Conhecimento, atuando como mediador entre as 
necessidades de conhecimento e as fontes disponíveis, muitas vezes fontes “humanas”, 
encontradas na própria Organização. 
 
Resumindo, os arquivistas podem e devem se integrar aos projetos e iniciativas de Gestão do 
Conhecimento em suas Organizações. Mas, antes de tudo, é preciso analisar suas próprias 
atividades técnicas e funcionais e buscar integrá-las as demandas de organização do 
conhecimento, que certamente estão sendo criadas a cada dia, exigindo dos profissionais 
maior flexibilidade e integração com os demais processos do negócio. Uma das etapas 
fundamentais é conhecer e entender melhor os conceitos e fundamentos da Gestão do 
Conhecimento, tentando “desnudar” os termos e conceitos utilizados, observando sua sinergia 
com as práticas da própria gestão arquivística, que como pudermos observar, é muito grande e 
variada, o que abre novos nichos de atuação, podendo e devendo ser explorada pelos 
profissionais da informação. 
 
Referências 
 
1. ALVARENGA NETO, R.C.D. de; BARBOSA, R.R.; PEREIRA, H.J. Gestão do 
conhecimento ou gestão de organizações da era do conhecimento? um ensaio teórico-
 9 
prático a partir de intervenções na realidade brasileira. Perspectivas em Ciência da 
Informação, Belo Horizonte, v. 12, n. 1, p. 5-24, jan./abr. 2007. Disponível em: 
<http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/viewFile/246/34>. Acesso 
em 27 de fevereiro de 2011. 
2. BUKOWITZ, W.R., WILLIAMS, R.L. Manual de gestão do conhecimento: 
ferramentas e técnicas que criam valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman, 
2002. (Tradução de The Knowledge Management Fieldbook). 
3. CUNHA, M.V. Bibliotecários e arquivistas: novos afazeres na sociedade do 
conhecimento. PontodeAcesso, Salvador, v.1, n.1, p. 99-106, jun. 2007. Disponível 
em: <http://www.portalseer.ufba.br/index.php/revistaici/article/view/1395/877>. 
Acesso em 27 de fevereiro de 2011. 
4. DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as 
organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998. 
5. GARVIN, D.A. Construindo a organização que aprende. In: Gestão do 
Conhecimento: Harvard Business Review. 5.ed. Rio de Janeiro : Campus, 2000. p. 50 
a 81. 
6. LOPES, L.C. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática. 
Rio de Janeiro: APERJ, 1997. 
7. LUZ, C. Arquivologia 2.0: a informação digital humana excertos de um arquivista 2.0 
no mundo digital. Florianópolis : Bookess Editora, 2010. 
8. ______. O papel do arquivista, profissional da informação, nos portais corporativos. 
Disponível em: 
<http://www.enara.org.br/modules.php?name=News&file=article&sid=44>. Acesso 
em 27 de fevereiro de 2011. 
9. NONAKA, I. TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na Empresa: como as 
empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. 9.ed. Rio de Janeiro : Campus, 
1997. 
10. PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. FGV: Rio de Janeiro: 2004. 
11. PROBST, G., RAUB, S., ROMHARDT, K. Gestão do conhecimento: os elementos 
construtivos do sucesso. Porto Alegre : Bookman, 2002. (Tradução de Managing 
Knowledge Building Blocks for Sucess). 
12. SERRA JÚNIOR, L.R. O papel do arquivista na Gestão do Conhecimento. In: 
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 2., 2006, Porto Alegre. 
Disponível em: 
 10 
<http://www.cid.unb.br/publico/setores/000/84/materiais/2007/1/530/o%20papel%20d
o%20arquivista%20na%20gest%C3%A3o%20do%20conhecimento.pdf>. Acesso em 
27 de fevereiro de 2011. 
13. SVEIBY, K. E. A nova riqueza das organizações: gerenciando e avaliando 
patrimônios de conhecimentos. Rio de Janeiro: Campus, 1998. (Tradução de The New 
Organizational Wealth). 
14. TERRA, J.C.C. Gestão do Conhecimento: o grande desafio empresarial. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2005. 
15. ______. Gestão do Conhecimento: as sete dimensões. São Paulo: Negócio editora, 
2005. 
 
 
 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
OS ARQUIVOS, O MINISTÉRIO PÚBLICO E A DEMOCRACIA
1[1] 
 
 
 Jaqueline Mara Lorenzetti Martinelli
2[2] 
 
 
 
I - INTRODUÇÃO 
 
 
 O Ministério Público tem como uma de suas missões constitucionais a defesa do regime 
democrático
3[3]
. 
 
 Um dos pilares da democracia, talvez o mais importante e essencial a ela, é o acesso à 
informação
4[4]
. 
 
 Bem por isso, nossa Constituição democrática assegurou como direito fundamental de todo e 
qualquer cidadão o acesso à informação
5[5]
. 
 
 Mas há que se perguntar de que adianta garantir o direito de acesso à informação, se esta não é 
preservada, ou ainda, se preservada, não está disponível ou em condições de ser acessada, por não estar 
organizada de modo a possibilitar a sua localização e a sua recuperação? 
 
 O constituinte estava atento a essas questões e não as deixou sem resposta, a fim de que o direito 
de acesso à informação pudesse efetivamente ser concretizado no dia-a-dia dos cidadãos. 
 
1[1]
 Esta tese foi apresentada no XIV Congresso Nacional do Ministério Público realizado em Recife-PE, 17 a 20 de outubro de 2001, 
contendo pequenas alterações que serão indicadas nas notas abaixo 
2[2]
 A autora é Promotora de Justiça em São Paulo e Coordenadora da Comissão de Avaliação de Documentos do MPSP 
3[3]
art. 127, CF - O Ministério Público é instituição
permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da 
ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. 
4[4]
 Norberto Bobbio, em “O Futuro da Democracia”, ed. Paz e Terra, conceitua a Democracia como o regime do poder visível, pois a 
Democracia não tolera o poder que oculta ou o poder que se oculta. 
5[5]
art. 5º, inc. XIV, CF - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício 
profissional. 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 
 Assim é que elevou os documentos (onde as informações estão contidas) à categoria de 
patrimônio cultural brasileiro ao lado de outros bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente 
ou em conjunto, portadores de referência a identidade, a ação, a memória dos diferentes grupos formadores da 
sociedade brasileira, determinando ao Poder Público a sua promoção e proteção.
6[6] 
 
 Tamanha a importância do direito de acesso à informação para o regime democrático que o 
constituinte não parou por aí, tendo se preocupado em especificar a forma pela qual a proteção ao patrimônio 
documental brasileiro deveria ser realizada. 
 
 Determinou, então, caber à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação 
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem.
7[7] 
 
 E fez mais, previu que os danos e ameaças ao patrimônio cultural seriam punidos na forma da 
lei
8[8]
, e desde logo, tombou todos os documentos detentores de reminiscências históricas dos antigos 
quilombos
9[9]
, não deixando nenhuma dúvida quanto à importância que o constituinte conferiu aos documentos 
enquanto fontes de informação e de memória histórica da sociedade brasileira, e quanto à urgência para a 
tomada de medidas concretas para a sua preservação e para a sua acessibilidade .[N1] 
 
 O legislador ordinário não se manteve indiferente às preocupações do constituinte quanto à 
proteção do patrimônio documental brasileiro, enquanto garantia ao direito de acesso à informação, e, em 08 de 
janeiro de 1991, foi sancionada pelo Presidente da República, a Lei n. 8.159, que dispôs sobre a política 
nacional de arquivos públicos e privados. 
 
 Esta lei veio a regulamentar o par. 2º, do artigo 216, da Constituição Federal, no tocante à gestão 
documental governamental e as formas para a sua preservação e publicidade. 
 
 
6[6]art. 215, “caput” e art. 216, “caput”, inciso IV, par. 1º, CF 
7[7]
art. 216, par. 2º, CF 
8[8]
art. 216, par. 4º, CF 
9[9]
art. 216, par. 5º, CF 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 A partir de então, passou a ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial 
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico 
e como elementos de prova e informação
10[10]
. De acordo com a lei, consideram-se como arquivos públicos, os 
conjuntos de documentos produzidos e recebidos, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, 
por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias, sendo igualmente públicos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos 
no exercício de suas atividades
11[11]
. 
 
 Esta lei regulamentou também quais os documentos públicos que devem ser guardados 
definitivamente, a partir da identificação de seus valores enquanto correntes, intermediários e permanentes.
12[12] 
 
 Assim, determinou a lei que os documentos públicos de valor permanente, considerados como 
tais os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, são inalienáveis e imprescritíveis, 
devendo ser definitivamente preservados.
13[13] 
 
 A lei previu também que a administração da documentação pública ou de caráter público 
compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal, municipais, cada qual na sua esfera 
específica de atribuição enquanto pertencente ao Poder Executivo, ao Poder Judiciário ou ao Poder 
Legislativo
14[14]
. Com isso, a lei pretendeu dizer que em cada uma das esferas da administração governamental, 
há de ser constituído Arquivo Público próprio (Arquivos Municipais, Arquivos Estaduais e Arquivos Federais) 
para cada um dos poderes executivo, judiciário e legislativo. 
 
 Apenas para evitar objeções precipitadas ao direito de amplo e pleno acesso aos documentos 
públicos assegurado pela Constituição e pela lei em debate, anota-se, neste ponto, que foi também previsto o 
respeito ao sigilo a determinadas categorias de documentos, disciplinando a Lei n. 8159/91, desde logo, a 
 
10[10]
art. 1º, Lei 8.159/91 
11[11]
art. 2º, 7º e par. 1º, Lei 8.159/91 
12[12]
art. 8º, Lei 8.159/91 
13[13]
art. 8º, par. 3º, e art. 10, Lei 8.159/91 
14[14]
art. 17 e par. seguintes, Lei 8.159/91 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
restrição ao seu acesso
15[15]
. Assim o fazendo, a lei harmonizou o direito fundamental de acesso à informação ao 
direito fundamental da inviolabilidade à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas.
16[16] 
 
 O legislador penal também foi sensível ao tema e ao editar a lei que dispôs sobre sanções penais 
para as atividades lesivas ao meio ambiente, considerou crime contra o patrimônio cultural a destruição, 
inutilização ou deterioração de bem especialmente protegido por lei
17[17]
, bem como de arquivo, registro, museu, 
biblioteca, dentre outros.
18[18]
 
 
 É inegável, portanto, que atualmente o direito de acesso à informação conta com uma ampla 
legislação protetiva, que assegura não somente esse direito, mas principalmente impõe ao Poder Público o dever 
de preservar e gerir os documentos públicos produzidos no exercício de suas atividades, sem o que o acesso à 
informação, contida especialmente em documentos públicos, não seria viável. 
 
II - OS DOCUMENTOS DO MINISTÉRIO PÚBLICO 
 
 Ainda que não vinculado a nenhum dos Poderes do Estado, o Ministério Público é uma 
instituição de caráter público e os documentos por ele produzidos e recebidos no exercício de suas atividades 
finalísticas ou administrativas (atividades-meio) são também públicos e constituem parte do patrimônio 
documental e cultural brasileiro. 
 
 Ademais, as relevantes funções constitucionais de que foi incumbido na defesa da ordem 
jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis, fez com que o Ministério 
Público passasse a ocupar papel de destaque no cenário nacional, adquirindo crescente prestígio na sociedade, 
cuja história já não pode ser escrita sem o relato de sua atuação, sempre presente nos mais importantes 
episódios da vida em comunidade, sejam de repercussão nacional, estadual ou mesmo municipal. 
 
 
15[15]
art. 22, art. 23 e par. seguintes, Lei 8.159/91 
16[16]
art. 5º, inciso X, CF 
17[17]
lembre-se que o documento público de valor permanente é inalienável e imprescritível, segundo a Lei 8.159/91, art. 10, portanto é 
bem especialmente protegido por
lei. 
18[18]
art. 62, incisos I e II, da Lei. 9.605/98 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 Portanto, a preservação e perpetuação da memória institucional do Ministério Público, sua 
história e sua trajetória, interessa (e pertence) a toda a sociedade e não somente aos seus integrantes. 
 
 Observe-se, contudo, que nada conta melhor sobre a história e a trajetória de uma determinada 
instituição, do que os documentos produzidos por ela própria no exercício de suas atividades finalísticas. 
 
 Bem por essas razões, é que o Ministério Público, enquanto instituição de caráter público e 
produtora/receptora de documentos públicos, cujo conjunto documental constitui parte integrante do patrimônio 
documental brasileiro, deve acatar o comando da Constituição Federal, no sentido de implantar a gestão de seus 
documentos e adotar as providências para franquear a sua consulta, na forma da Lei n. 8.159/91, que 
regulamentou a política nacional de arquivos públicos. 
 
 Assim, além de implantar a gestão de seus documentos, deve cada Ministério Público (Federal e 
Estadual) instituir o seu Arquivo Público próprio, que se incumbirá de gerir e administrar a documentação 
produzida no exercício de suas atividades, recolhendo e preservando, de forma definitiva, os documentos 
considerados de valor permanente para a instituição, além de possibilitar o acesso às informações neles contidas 
por todos aqueles que delas necessitarem. 
 
 Muitos, talvez, entendam não haver necessidade da criação de um Arquivo do Ministério 
Público, em razão, em grande parte, de um entendimento consolidado por certa tradição administrativa de que 
os documentos produzidos no exercício de sua atividade-fim, por integrarem processos judiciais, não 
precisariam ser preservados pela própria instituição, na medida em que o Poder Judiciário assumiria a sua 
guarda. 
 
 Com todo o respeito, considero esse entendimento equivocado, sendo necessária a sua revisão. 
 
 Isto porque
19[19]
: 
 
 
19[19]as observações dos itens “1”, “2”, “3” constam do Projeto “Programa de Gestão Documental Para O Ministério Público de São 
Paulo” elaborado pela autora desta tese em conjunto com a Profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, já aprovado pela 
Procuradoria-Geral de Justiça de São Paulo 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 1. A delegação da responsabilidade pela guarda e preservação dos documentos produzidos pela 
Instituição ao Poder Judiciário não condiz com a nova posição reservada ao Ministério Público pela 
Constituição de 1988, que lhe assegurou autonomia funcional e administrativa (art. 127, § 2
o
). E mais, abrir mão 
de tal prerrogativa implica em conceder ao Judiciário o poder de decidir sobre o destino dos documentos que 
registram a atuação funcional e a própria memória institucional do Ministério Público. 
 
 2. A própria Constituição Federal determina ser dever da administração pública a gestão da 
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (art. 216, 
§ 2
o
). A Lei Federal n. 8.159/91, que regulamentou a política nacional de arquivos públicos e privados (artigos 
1
o
, 7
o
 e 10), conceituou como arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelos 
órgãos públicos no exercício de suas funções e atividades, competindo, em princípio, ao próprio órgão produtor 
a preservação dos documentos de valor permanente, pois estes são considerados inalienáveis e imprescritíveis. 
 
 3. Não fossem todos os preceitos legais acima evocados, o raciocínio de considerar que a guarda 
dos documentos do Ministério Público estará assegurada pelo Poder Judiciário não leva em conta o fato de que 
tais documentos, ao integrarem os processos judiciais, perdem sua individualidade e passam a compor 
documentos mais complexos (os processos judiciais) que registrarão as atividades do Poder Judiciário e não 
mais as do Ministério Público. Lá no Poder Judiciário, os processos serão produzidos e arquivados em ordem 
seqüencial numérica/cronológica, significando que aqueles processos instruídos pelo Ministério Público 
misturar-se-ão com todos os demais que não tenham qualquer relação com esta Instituição. Nesse caso, os 
conjuntos documentais produzidos pelo Ministério Público de valor permanente perderão a sua integridade por 
serem distribuídos por centenas de milhares de processos judiciais, cuja destinação será, então, de exclusiva 
responsabilidade do Poder Judiciário, sem que o Ministério Público possa exercer qualquer controle ou 
ingerência sobre a forma pela qual serão administrados. 
 
 
III - O MINISTÉRIO PÚBLICO E A PROTEÇÃO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL BRASILEIRO 
 
 No entanto, se por um lado cabe ao Ministério Público, enquanto instituição de caráter público autônoma 
e independente, criar seu Arquivo Público, implantando a gestão integral de seus documentos, na forma da lei e 
da Constituição Federal, por outro lado, é dever do Ministério Público, enquanto guardião do regime 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
democrático e defensor do meio ambiente (no tocante a defesa do patrimônio cultural) 
20[20]
, diligenciar e zelar 
para que os outros órgãos da administração pública respeitem e cumpram a legislação federal e estadual sobre 
arquivos e documentos públicos. 
 
 Conforme acima já mencionado, os documentos públicos foram elevados à categoria de patrimônio 
cultural, dispensando-se-lhe ampla proteção legislativa civil e penal, dada a sua importância para garantir o 
direito de acesso à informação e a preservação da memória histórica-cultural do povo brasileiro. 
 
 Nesse sentido, deve o Ministério Público, no exercício de suas funções institucionais, promover a 
difusão dessa legislação, a fim de compelir as administrações públicas a instituir seus Arquivos Públicos e a 
implantar a gestão de seus documentos, uma vez que se trata de dever imposto ao Poder Público pela própria 
Constituição Federal, já regulamentado por legislação ordinária federal. 
 
 Em especial e em primeiro lugar, o Ministério Público poderia promover o cumprimento da legislação 
arquivística perante os Municípios, por serem as unidades administrativas governamentais de maior 
proximidade dos cidadãos e cujas atividades mais afetam o cotidiano das comunidades, determinando mesmo a 
sua trajetória histórica. A Constituição Federal, constatando a importância do Município para a formação da 
história do Estado e por conseguinte da Nação, incumbiu-lhe do dever de promover a proteção do patrimônio 
histórico-cultural local, observada a legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual.
21[21]
 
 
IV - A EXPERIÊNCIA PAULISTA 
22[22] 
 
 Em maio de 1998 o Arquivo do Estado de São Paulo e o Ministério Público Paulista iniciaram 
tratativas no sentido de integrar essa instituição ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – 
SAESP. 
 
 
20[20]
art. 127 e art. 129, inciso III, CF 
21[21]
art. 30, inciso IX, CF 
22[22]o texto foi extraído do Projeto “Programa de Gestão Documental Para O Ministério Público de São Paulo” elaborado pela autora 
desta tese em conjunto com a Profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, já aprovado pela Procuradoria-Geral de 
Justiça de São Paulo 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm
Naquela oportunidade, observava-se que a produção e o acúmulo crescente de documentos causavam 
preocupação pela insuficiência de espaço físico e que a ausência de critérios para administrar os documentos e 
as informações prejudicava a instituição no cumprimento de suas atividades finalísticas. Verificou-se que o 
ciclo de vida dos documentos não vinha sendo respeitado e grandes massas documentais de 2ª e 3ª idades 
(intermediária e histórica, respectivamente) permaneciam sem avaliação nos arquivos correntes das Unidades 
ou no impropriamente denominado “arquivo morto”. Nesse sentido, disputavam o mesmo espaço volumes 
consideráveis de documentos que poderiam ser eliminados sem prejuízo para a instituição e para a sociedade, e 
documentos de valor probatório e histórico-cultural que deveriam ser preservados para sempre. 
 
 Constatou-se, também, que a integridade dos conjuntos documentais produzidos pelo MP no exercício 
de suas atividades-fim estavam se perdendo por práticas indiscriminadas de eliminação ou por acúmulo 
desordenado, acarretando prejuízo irreparável à memória institucional do Ministério Público que não encontra 
em seus inúmeros arquivos os documentos de valor informativo relevante por ele produzidos desde o final do 
século XIX. 
 
Não dispondo de pessoal qualificado na área arquivística nem de normas ou procedimentos 
padronizados, os arquivos da instituição acabaram atuando como depósitos de emergência para as enormes 
massas documentais acumuladas (arquivos-mortos). A prática de avaliação documental inexistia e as 
eliminações obedeciam a critérios subjetivos de valor. 
 
Considerou-se, portanto, inadiável a implantação de um programa de gestão integral de documentos e 
de informações no Ministério Público de São Paulo que garantisse a preservação de sua memória institucional, 
a racionalização do fluxo documental, a agilidade na recuperação das informações necessárias ao 
desenvolvimento de suas atividades, e a garantia da disponibilização das informações para a pesquisa histórica 
e para o exercício pleno da cidadania. O Arquivo do Estado de São Paulo, na condição de órgão central do 
Sistema de Arquivos do Estado, instituído pelo Decreto n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, propôs a 
integração do Ministério Público de São Paulo ao Sistema, considerando que essa integração encontrava pleno 
amparo na legislação vigente, eis que, respeitada sua completa autonomia funcional e administrativa, vincula-se 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
ao Poder Executivo Estadual e seu acervo documental integra o patrimônio arquivístico do Estado paulista (Lei 
federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, artigos 7.º e 17) 
 
Nesse sentido, e considerando-se que seria de todo recomendável a implantação de 
processo de avaliação, visando a elaboração de tabela de temporalidade dos documentos mantidos 
nos arquivos do Ministério Público paulista; considerando-se, mais, a necessidade de liberação de 
espaços, reduzindo-se ao mínimo a documentação acumulada, sem prejuízo à Administração e à 
comunidade; e, finalmente, levando-se em conta as vantagens que desse processo resultariam, 
quais sejam, a agilidade nas comunicações administrativas, racionalização da produção de 
documentos e normalização do fluxo documental, o Arquivo do Estado de São Paulo sugeriu a 
instituição de Comissão de Avaliação de Documentos no Ministério Público paulista, nos moldes do 
art. 2.° do Decreto Estadual n.° 29.838, de 18 de abril de 1989, e a celebração de um Termo de 
Cooperação Técnica, o qual, além de cuidar da referida integração do Ministério Público ao SAESP, 
tem seus objetivos ampliados para atender também ao interesse maior de proteção ao patrimônio 
documental do Estado de São Paulo. 
 
 A proposta foi acolhida com interesse pelo Ministério Público de São Paulo e o referido 
Termo de Cooperação Técnica, foi firmado em 30 de agosto de 2000, entre o MPSP e a Secretaria 
de Cultura do Estado de São Paulo, com a interveniência do Arquivo do Estado. 
 
 Ainda nessa direção, visando a preservação de sua memória institucional, foi criado o Centro de 
Pesquisa e Documentação Histórica do Ministério Público de São Paulo pelo Ato Normativo n.º 217/99-PGJ, 
de 17 de dezembro de 1999, que entre outras atribuições, está encarregado de recolher e administrar os 
documentos de valor permanente (Arquivo Permanente ou Histórico). 
 
 Outras medidas pontuais foram adotadas, chegando-se à conclusão de que o programa de 
gerenciamento eletrônico de documentos e informações (sistema de protocolo, comunicação interna, 
sistema de rede, banco de dados, sistema de recuperação e acesso eletrônico às informações) da 
Instituição somente alcançará seus objetivos se for orientado previamente pelo Programa de Gestão 
Documental, porque a este compete a elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de 
Temporalidade de Documentos. 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 
 Assim, decidiu-se implantar o Programa de Gestão Integral de Documentos no Ministério Público do 
Estado de São Paulo, que tem como objetivos específicos: 
 
1. Integrar o Ministério Público ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, de acordo com 
o previsto no Termo de Cooperação Técnica celebrado entre o Ministério Público e a 
Secretaria de Estado da Cultura, com a interveniência do Arquivo do Estado (D.O.E de 1.º de 
setembro de 2000). 
2. Articular as diversas ações que vêm sendo tomadas e executadas de forma isolada e pontual 
pelo Ministério Público para se garantir a implantação de um Programa de Gestão Integral de 
Documentos. 
3. Realizar diagnóstico sobre a situação dos arquivos e da massa documental acumulada pela instituição. 
4. Desenvolver trabalho técnico de avaliação de documentos com o objetivo de reduzir a massa 
documental, eliminando os documentos rotineiros desprovidos de valor para a Administração e para a 
sociedade, observados todos os prazos previstos na legislação vigente. 
5. Implantar efetivamente o Centro de Pesquisa e Documentação Histórica do Ministério Público, criado 
pelo Ato Normativo n.º 217/99-PGJ, de 17 de dezembro de 1999, a fim de assegurar a integridade, 
guarda definitiva, conservação, processamento técnico e acesso aos documentos de valor histórico-
cultural da instituição. 
6. Criar e implantar o Arquivo Central do Ministério Público, para administrar os documentos de 2
a
 idade e 
guarda temporária, esgotada a sua vigência nos arquivos correntes das unidades. 
7. Elaborar um Plano de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade das áreas meio e fim 
com fundamento na estrutura e na produção documental do Ministério Público. 
8. Propor normas e procedimentos técnicos para a produção, tramitação, arquivamento, reprodução, 
informatização e eliminação de documentos. 
9. Realizar cursos de treinamento para a Comissão de Avaliação e os Grupos Setoriais de Trabalho. 
 
A equipe do SAESP fez algumas adaptações ao programa eletrônico de gestão documental, 
para adequá-lo às necessidades específicas do Ministério Público. O referido programa vem sendo 
instalado em todas as unidades produtoras/acumuladoras de documentos do Ministério Público para 
Retirado de (15 set 2005): 
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que o trabalho possa ser realizado em meio eletrônico. Para consolidar todas as propostas, o 
SAESP colocou à disposição uma base de dados, criada com essa finalidade. 
 
 Por outro lado, o Arquivo do Estado propôs
ações integradas com o Ministério Público visando o 
cumprimento da outra parte do ajuste, qual seja, a defesa e preservação do patrimônio documental do Estado de 
São Paulo. Segundo dados oficiais, no Estado de São Paulo, dos 645 municípios, somente 18 deles criaram 
legalmente seus arquivos públicos municipais, evidenciando o descaso a que é relegada a memória do povo 
paulista, na medida em que os documentos públicos municipais integram o patrimônio documental e cultural de 
nosso Estado. 
 
 Nesse sentido, foram estudadas estratégias com os Centros de Apoio Operacional às 
Promotorias de Defesa do Cidadão e do Meio-Ambiente, no sentido de se institucionalizarem os 
arquivos públicos municipais em todo o Estado de São Paulo, condição sine qua non para se 
garantir a aplicação efetiva da legislação referente aos arquivos públicos e preservação do 
patrimônio documental do Estado. 
 
O Ministério Público, por meio de seus Centros de Apoio Operacional, fornecerá condições 
técnicas aos Promotores de Justiça, instalados em cerca de 320 Comarcas do Estado, para 
acionarem os Prefeitos e Presidentes de Câmaras Municipais a regulamentarem o art. 21 da Lei de 
Arquivos n.º 8.159/91, criando os seus respectivos arquivos públicos municipais. A Secretaria de 
Cultura, por meio do Arquivo do Estado, deverá, então, prestar orientação técnica aos 645 
municípios do Estado, na área de sua especialidade. 
 
Sensível à importância da questão, o Centro de Apoio Operacional às Promotorias de Justiça 
do Meio Ambiente de São Paulo, ao analisar a representação formulada pelo Arquivo do Estado de 
São Paulo, elaborou, por meio do seu então Promotor de Justiça-Assessor Roberto Carramenha, 
parecer favorável entendendo que “seja no âmbito constitucional, na esfera civil e na esfera penal, se 
vê a necessidade de proteção de todo e qualquer bem que se encerre ou venha a encerrar valor 
histórico e cultural, além de se verificar imprescindível a preservação do direito conferido a todos de 
acesso às informações, contidas nos documentos públicos, mostrando-se pertinentes as 
preocupações expendidas pela Diretoria do Arquivo do Estado, ...bem como razoável a orientação 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
aos Promotores de Justiça que atuam na defesa do meio ambiente no sentido de promoverem 
medidas tendentes a compelir o Poder Público municipal, por meio de procedimento próprio das 
Promotorias de Justiça, a institucionalizarem os arquivos públicos municipais para a tutela do 
patrimônio histórico-cultural.”23[23], e sugeriu, desde logo, a adoção de algumas providências 
tendentes a atingir os objetivos propostos. 24[24] 
 
 
V - CONCLUSÕES 
 
1. O direito fundamental de acesso à informação é um dos pilares do regime democrático. 
 
2. O direito de acesso à informação somente estará garantido se esta informação for preservada e, uma vez 
preservada, se estiver organizada de modo a possibilitar a sua recuperação e o seu acesso. 
 
3. Os documentos públicos são fontes de informação, assegurando-se o direito de acesso pleno a eles, 
ressalvadas as categorias de sigilo. 
 
4. A Constituição Federal elevou os documentos (onde as informações estão contidas) à categoria de patrimônio 
cultural brasileiro ao lado de outros bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em 
conjunto, portadores de referência a identidade, a ação, a memória dos diferentes grupos formadores da 
sociedade brasileira, determinando ao Poder Público a sua promoção e proteção.
25[25] 
 
5. O Ministério Público, enquanto instituição de caráter público, deve instituir seu ARQUIVO PÚBLICO e 
implantar a gestão integral de seus documentos. 
 
6. O Ministério Público, no exercício de suas funções institucionais como defensor do regime democrático e do 
meio ambiente (patrimônio cultural), deve zelar pelo cumprimento da legislação federal e estadual sobre 
 
23[23]
 parecer proferido no protocolado n. 0053/01-do CAOMeio Ambiente 
24[24]
 o parágrafo foi incluído, pois as providências pelo CAOMeio Ambiente foram tomadas e conhecidas após a tese já ter sido 
enviada para o Congresso Nacional do MP 
25[25]
 a conclusão do item 4 foi incluída para apresentação neste Congresso Estadual do Meio Ambiente 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
arquivos e documentos públicos, de modo a fomentar a instituição de Arquivos Públicos em todas as esferas 
administrativas governamentais e, em especial, em todos os Municípios dos Estados brasileiros. 
 
Retirado de (15 set 2005): 
 http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL 
 
 
 
 
 
Ieda Pimenta Bernardes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
“O documento, pois, não é mais, para a história, essa matéria inerte 
através da qual ela tenta reconstituir o que os homens fizeram ou disseram, 
o que é passado e o que deixa apenas rastros: ela procura definir, no 
próprio tecido documental, unidades, conjuntos, séries, relações. (...) O 
documento não é o feliz instrumento de uma história que seria em si mesma, 
e de pleno direito, memória; a história é, para uma sociedade, uma certa 
maneira de dar status e elaboração à massa documental de que ela não se 
separa”. 
Michel Foucault – A arqueologia do Saber 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
 
Gestão documental, democracia e modernização da gestão pública 
As diretrizes traçadas na Constituição Federal de 1988 e na Lei federal de arquivos nº 8.159/1991, 
têm orientado as administrações públicas brasileiras, em todos os níveis, a formular políticas de 
arquivo e gestão documental. A Lei nº 8.159/1991 se constitui em marco jurídico de fundamental 
importância, pois regulamentou a Constituição e reafirmou princípios importantes quanto ao dever 
do Estado em promover a gestão dos documentos públicos, bem como o acesso às informações. 
No ambiente democrático, os arquivos passaram a desempenhar uma função social cada vez mais 
relevante, responsáveis que são, em grande medida, pela efetividade dos princípios constitucionais 
da participação, transparência, responsabilidade e controle social, bem como do direito social de 
acesso à informação. 
Contudo, muitos ainda ignoram as interfaces entre as políticas de arquivo, a consolidação da 
democracia e a modernização da gestão pública. Na perspectiva de uma retórica modernizante já 
bastante desgastada, os arquivos e os documentos, de forma geral, são associados ao atraso, à 
lentidão de procedimentos, à burocracia e formalidades inúteis. Nesse discurso, se propugna “acabar 
com a papelada”, na mesma medida em que se promove a mistificação das tecnologias da 
informação como solução instantânea para os grandes volumes de documentos acumulados nos 
depósitos, sem tratamento técnico. 
No mundo contemporâneo, o resultado de diversas experiências vem demonstrando que as políticas 
de arquivo se constituem em recursos estratégicos para a modernização da gestão pública e para o 
fortalecimento de sociedades democráticas. As informações registradas em documentos públicos e 
colocadas em circulação são, de fato, os insumos básicos para as melhores decisões, para a 
celeridade dos processos de trabalho e para a qualidade dos serviços públicos. 
É inegável que as tecnologias da informação têm sido fortes aliadas na
busca da eficiência 
organizacional, mas a informação pública que se constitui em ferramenta gerencial é aquela 
registrada, dotada de contexto e rastreabilidade; e essa “informação de qualidade” tem a sua origem 
nos arquivos e nos documentos públicos. Logo, nenhum sistema informatizado, por melhor que 
sejam as técnicas utilizadas no seu desenvolvimento, dará conta da gestão, preservação, segurança e 
disponibilidade das informações ao longo do tempo se não for orientado por parâmetros, critérios e 
requisitos definidos pelo conhecimento arquivístico. 
Nos últimos tempos, o problema tornou-se mais complexo, pois as administrações públicas estão 
gerando cada vez mais arquivos híbridos, compostos de documentos convencionais, principalmente 
em papel, e documentos digitais. Ainda assim, apesar de suas peculiaridades, os documentos digitais 
preservam características inerentes a todos os documentos arquivísticos, uma vez que se originam no 
exercício de funções e atividades institucionais. Por essa razão, mesmo incorporando maciçamente 
 
 
3 
as tecnologias da informação e gerando progressivamente documentos digitais, as administrações 
públicas precisam, necessariamente, formular e implementar políticas de arquivo e gestão 
documental para resguardar a autenticidade, o valor de prova, a confiabilidade e a acessibilidade dos 
documentos que geram, recebem e acumulam no decurso do tempo. 
Vale ponderar que a alimentação de sistemas de informação para subsidiar a implementação de 
políticas públicas não depende somente de infra-estrutura tecnológica, mas principalmente de 
arquivos institucionalizados e de documentos organizados tecnicamente, acessíveis e preservados. 
Por isso, não restam dúvidas: sem arquivos e documentos não há sistemas de informação 
consistentes e confiáveis, mesmo com o emprego de tecnologias sofisticadas. Razão pela qual, a 
eficiência e eficácia dos serviços de informação dependem de trabalho integrado e colaborativo de 
profissionais com conhecimento arquivístico e de profissionais de informática. 
No entanto, o que se observa, em geral, é a baixa confiabilidade de sistemas de informação 
constituídos à margem dos arquivos, o que compromete a qualidade das decisões gerenciais, tomadas 
a partir de um conjunto de dados e informações pouco precisas sobre a realidade. 
A propósito, os próprios administradores, que são os usuários preferenciais das informações 
registradas nos documentos, muitas vezes não percebem a importância dos arquivos no processo 
gerencial, como fundamento para suas decisões. A sociedade como um todo, que involuntariamente 
consome e reproduz o conceito distorcido de arquivos como “depósitos de papéis velhos sem 
utilidade prática”, também tem suas dificuldades em reconhecer nos arquivos instrumentos 
imprescindíveis para a defesa de seus direitos, para fiscalizar e exercer controle social das ações do 
poder público, para a construção de conhecimento e para a preservação da memória. Essas são, aliás, 
razões suficientes para que a atuação dos arquivos assuma contornos de atividades típicas de Estado, 
uma vez que tangenciam questões fundamentais como a construção de nossa identidade e a defesa de 
nossa soberania. 
A tradicional indisposição com os arquivos traduz-se, nas administrações públicas brasileiras, de 
forma geral, no descaso, no abandono, na falta de recursos e na ausência de políticas públicas para a 
área. Freqüentemente, o gestor público se esforça por ocultar ou se esquecer da existência dos 
arquivos: eles são escondidos em porões escuros, depósitos abandonados, galpões afastados ou em 
empresas terceirizadas, ainda que o custo dessa delegação seja elevado e comprometa o exercício 
pleno do direito fundamental do cidadão de ter acesso às informações públicas. 
A associação dos arquivos com o atraso e a burocracia, em seu pior sentido, inicialmente promovida 
no campo da política, se consolidou e se reproduziu nos meandros da cultura organizacional e da 
tradição administrativa, e continua a ser praticada pelas novas gerações. A distorção do conceito de 
arquivo, por essa contaminação semântica, segue operando seus efeitos no campo das mentalidades, 
dificultando a defesa de direitos individuais e coletivos, a apuração e punição de delitos, bem como 
 
 
4 
impedindo o acesso à memória e a construção de identidades. Esse fenômeno explica, de certa 
forma, a inclinação das instituições em utilizar, como eufemismo, em lugar de “arquivo”, a 
denominação “centro de documentação” ou “centro de memória”. 
Nesse contexto, a prática arquivística tem papel estratégico no campo das políticas públicas, pois 
deve desconstruir conceitos e valores consolidados por certa tradição administrativa que resiste em 
atualizar-se. É preciso demonstrar aos gestores e à sociedade que os arquivos são instrumentos 
essenciais para que o Poder Público cumpra o seu dever de transparência, responsabilidade e 
eficiência. Comprometidos com sua vocação original de facultar o acesso aos documentos e às 
informações públicas, os arquivos se constituem em pilares do Estado Democrático de Direito. Por 
conseqüência, a formulação e implementação de políticas públicas de arquivos e gestão documental 
representam o passaporte da gestão pública para a modernidade democrática. 
 
Os Arquivos e a gestão de documentos 
O termo "gestão de documentos" ou "administração de documentos" é uma tradução do termo inglês 
"records management". O primeiro é uma tradução dos franco-canadenses gestión de documents e o 
segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, o primeiro 
parece ser o mais difundido entre nós. 
 O Dicionário de terminologia arquivística editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 
1984, define gestão de documentos como um aspecto da Administração geral relacionado com a 
busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo, em 1990, e reeditado em 
1996, define gestão de documentos como o "Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização 
e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos". 
No ordenamento jurídico brasileiro, notamos que o conceito está consolidado: 
 
 “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as 
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” (Constituição Federal de 
1988, art. 216, § 2.º) 
 
"É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, 
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação". (Lei federal nº 8.159/91, art. 1º) 
 
"Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente" (Lei federal nº 
8.159/91, art. 3º) 
 
Considerando, portanto, que a gestão pressupõe um efetivo controle do ciclo de vida dos documentos 
desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva, percebe-se que uma 
 
 
5 
política de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de 
arquivamento, bem como os procedimentos que regulam as transferências, recolhimentos para 
guarda permanente e eliminações de documentos. 
No setor público, observa-se um certo padrão na formulação e implementação de políticas no campo 
da gestão documental, que prevê a responsabilidade dos Arquivos Públicos para exercerem, em nível 
central, a coordenação
dos Sistemas de Arquivo, bem como para desempenharem atribuições 
normativas. Nesse sentido, podemos observar dois processos distintos, porém integrados e 
complementares e, muitas vezes, simultâneos e interdependentes: 
Processo de formulação 
Compreende a realização de pesquisas, diagnósticos e censos sobre a produção documental, a 
estrutura e funcionamento de protocolos e arquivos. Nessa fase, é fundamental a institucionalização e 
organização dos Arquivos Públicos e dos Sistemas de Arquivo, que tornem oficiais as atribuições 
dos órgãos e as competências dos agentes. É importante também a realização de estudos para a 
proposição de princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das 
atividades de protocolo e arquivo. Nessa fase, deve-se propor a edição de normas legais, 
regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias, visando disciplinar a recepção, 
produção (convencional ou em meio digital), tramitação, arquivamento, avaliação, (transferência, 
recolhimento e eliminação) e acesso aos documentos públicos. Importante também é a definição de 
requisitos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos a serem cumpridos por sistema 
informatizado de gestão de documentos, a fim de garantir sua consistência, segurança e 
confiabilidade. Nesse sentido, a incorporação de modernas tecnologias da informação nas atividades 
de protocolo e arquivo deve ser realizada em conformidade com a política de arquivos e gestão 
documental. 
A formulação de política pública de gestão documental requer competência técnica dos agentes 
envolvidos para redigir e propor os atos normativos, bem como habilidade política para sensibilizar a 
superior administração em apoiar e fazer aprovar o conjunto de normas disciplinadoras da gestão 
sistêmica de documentos. Vale lembrar que, normalmente, essas decisões têm impacto orçamentário, 
razão pela qual a habilidade de convencimento e negociação dos formuladores é decisiva para o êxito 
das propostas. 
Processo de implementação 
Nesse processo, são indispensáveis as ações de assistência técnica, capacitação de recursos humanos, 
acompanhamento da execução e ação fiscalizadora. A implementação deve ser orientada por um 
plano de ações estratégicas que permita a efetiva resolução de problemas ou, então, o seu melhor 
encaminhamento. No processo de implementação, a quantidade de mudanças propostas é 
proporcional ao grau de conflito ou consenso em torno de metas e objetivos. É altamente desejável a 
 
 
6 
participação dos formuladores no processo de implementação, pois o conhecimento e o compromisso 
com cada uma das etapas do processo aumenta a clareza dos objetivos e reduz as resistências. 
Por essa razão, os Arquivos Públicos devem contar com unidades técnicas específicas para prestar 
orientação aos órgãos setoriais e subsetoriais do Sistema de Arquivos, analisar e propor adequações 
às propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos e acompanhar a 
execução dos procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento de documentos. 
Nesse processo, é de importância estratégica que as instituições arquivísticas promovam cursos, 
palestras e seminários destinados aos responsáveis pelos órgãos setoriais/subsetoriais do Sistema de 
Arquivos e para os integrantes das Comissões de Avaliação de Documentos. Também integra esse 
trabalho pedagógico a elaboração de manuais técnicos e manuais de normas e procedimentos, 
visando à disseminação do conhecimento. 
O acompanhamento da execução de atividades se faz com a realização de visitas técnicas, reuniões 
periódicas, bem como com análise e elaboração de pareceres sobre trabalhos executados. A atividade 
fiscalizadora é essencial para assegurar que as normas e procedimentos oficiais sejam efetivamente 
cumpridos. Nesse sentido, é recomendável a realização periódica de avaliação documentada e 
sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de protocolo e 
arquivo. Igualmente importante, é o monitoramento da implementação das diretrizes e normas 
emanadas do órgão central do Sistema de Arquivos e da execução de programas de gestão e 
preservação documental, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades de arquivo e protocolo. 
Por fim, a atividade de fiscalização deve contribuir na elaboração de dados gerenciais e para a 
apuração e reparação de atos lesivos à política de arquivos e gestão documental. 
A fase de implementação deve contar com um amplo trabalho de difusão da legislação e normas 
técnicas, inclusive em páginas da Internet. Esse trabalho de comunicação é essencial para demonstrar 
a posição estratégica dos arquivos na administração e a importância dos documentos públicos para a 
análise retrospectiva, o planejamento estratégico, bem como, para a eficiência e eficácia dos atos 
administrativos. Por outro lado, é previsível, porém, de difícil mensuração, a economia de recursos 
públicos que a gestão de documentos pode proporcionar ao possibilitar acesso rápido às informações, 
localização imediata de documentos para constituir prova em defesa dos interesses da 
Administração, geração de séries históricas, preservação e disponibilidade de dados consistentes e 
confiáveis para realizar planejamento, transparência e controle das finanças públicas, agilidade no 
processo decisório e no atendimento ao cidadão, redução da massa documental acumulada e 
otimização dos espaços físicos dos arquivos... Tudo isso, sem mencionar que é incalculável, pois 
intangível o valor do patrimônio documental constituído pelos acervos permanentes que faculta à 
sociedade o acesso à memória e lhe assegura o direito de construir e fortalecer a sua própria 
identidade. 
 
 
7 
 
Instrumentos da gestão documental
1
 
Os plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos são os principais 
instrumentos técnicos da gestão documental, e para terem eficácia devem ser aprovados pelos 
Arquivos Públicos e oficializados pelos titulares de órgãos públicos. 
 O plano de classificação organiza de forma lógica (e física) a produção documental, de acordo com 
as funções e atividades que determinaram a sua produção. A elaboração de planos de classificação 
envolve estudos profundos sobre a estrutura e funcionamento do órgão produtor dos documentos a 
serem classificados. 
No plano, os documentos estão agrupados em conjuntos (séries documentais) e podem ser analisados 
em seus respectivos contextos originais de produção, considerando-se sempre as relações orgânicas 
que mantêm entre si e entre as séries do mesmo fundo. Uma importante contribuição do plano de 
classificação é exercer rigoroso controle de vocabulário na nomeação dos documentos, evitando-se 
redundâncias e sinonímias. Com a efetiva aplicação de planos de classificação imprime-se agilidade 
e precisão na recuperação das informações. 
A tabela de temporalidade é um instrumento que consolida todos os critérios construídos durante o 
longo e complexo processo de avaliação. Nela estão identificadas todas as séries documentais com 
seus respectivos prazos de guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente). A aplicação de 
tabelas de temporalidade imprime racionalidade à gestão sistêmica, pois controla a passagem dos 
documentos de uma para outra fase do ciclo vital, regula a permanência dos documentos nos 
depósitos, autoriza a eliminação de documentos dentro dos prazos previstos e protege os documentos 
de guarda permanente, encaminhando-os para guarda definitiva. 
 
Gestão documental e Sistemas de Arquivo 
A concepção da gestão sistêmica foi trazida da área da Administração para a Arquivologia para 
promover a integração dos arquivos, de modo a preservar sua autonomia administrativa,
e ao mesmo 
tempo, estabelecer um vínculo de natureza técnica entre as partes, e das partes com um órgão 
coordenador. 
Para exercer suas atribuições referentes à gestão documental, as instituições arquivísticas estão adotando o 
modelo sistêmico, que prevê a criação de Sistemas de Arquivos com o objetivo de assegurar a 
 
1
O Departamento de Gestão do SAESP, do Arquivo Público do Estado, aprovou junto à FAPESP um projeto de pesquisa 
dentro do Programa em Políticas Públicas, para realizar as pesquisas e estudos necessários à elaboração desses 
instrumentos de gestão. O projeto foi executado no período de 1999 a 2002, e o Decreto nº 48.898/2004 aprovou o 
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São 
Paulo: Atividades-Meio. A mesma metodologia vem sendo utilizada para a elaboração de planos e tabelas das 
atividades-fim dos órgãos e entidades da administração estadual paulista. Disponível em 
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_publicacoes.php 
 
 
8 
integralidade do ciclo vital dos documentos (idades corrente, intermediária e permanente), a integração das 
atividades de protocolo e arquivo, a padronização de normas e procedimentos técnicos, bem como o pleno 
acesso e proteção ao patrimônio arquivístico público. Essa abordagem prevê a criação e estruturação de 
um órgão central e de seus órgãos setoriais/subsetoriais. O modelo conta, ainda, com a atuação de 
Comissões de Avaliação de Documentos, grupos permanentes e multidisciplinares de trabalho, em cada 
um dos órgãos e entidades da administração pública. Da articulação e integração do todo com as partes, 
decorre a produção de conhecimento sobre os documentos públicos e a elaboração de critérios aderentes, 
consistentes e confiáveis para a sua preservação ou eliminação. Nesse sentido, o pleno funcionamento dos 
Sistemas de Arquivo é condição ao pleno êxito das políticas de gestão e preservação documental. 
De forma geral, podemos afirmar que “um sistema de arquivos se configura como um conjunto de 
atividades articuladas através de uma rede de centros e serviços técnicos para estruturar a transferência, o 
recolhimento, depósito, arranjo, descrição e serviço dos documentos”( Heredia Herrera, A. p. 207). 
Ou, como nos ensina o prof. Manuel Vásquez o “sistema integrado de arquivos é um conjunto orgânico de 
arquivos, vinculados por uma direção central que normaliza os processos arquivísticos e focaliza a 
informação em um ponto acessível à consulta interna e externa”. Ainda nessa direção, podemos perceber 
que "sistema de arquivos é o conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma 
entidade privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas 
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos comuns" 
(Camargo e Bellotto, 1996). 
O modelo de gestão sistêmica de documentos é a opção adotada pelos profissionais da área arquivística, 
porém, não está plenamente consolidado no âmbito da administração pública brasileira. A gestão sistêmica 
se caracteriza, basicamente, pela existência de um órgão central, unidade administrativa especializada que 
coordena as atividades arquivísticas e exerce função normativa; pela existência nos órgãos e entidades de 
unidades setoriais e subsetoriais, que se vinculam do ponto de vista técnico ao órgão central, porém sem 
subordinação administrativa. Podemos citar como exemplos desse modelo de gestão sistêmica, ainda que 
guardem peculiaridades próprias, o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR (criado em 1978, 
reestruturado pela Lei nº 8.159/1991e pelo Decreto nº 4073/2002) e o Sistema de Arquivos do Estado de 
São Paulo-SAESP (instituído pelo Decreto nº 22.789/1984 e alterado pelo Decreto nº 54.276/2009). 
Como nos orienta a profª Vicenta Cortés Alonso, para que "se possa desenvolver as atividades 
arquivísticas necessárias ao cumprimento do que for estabelecido pelo órgão central do Sistema é preciso 
conectar-se com todas as unidades arquivísticas do Sistema orientando as ações que contribuam para seu 
perfeito funcionamento e organização". Nesse sentido, para que o documento "cumpra a finalidade para a 
qual foi produzido, que é ser o suporte de informação para a Administração que o produziu, e 
posteriormente ser testemunho histórico para a cultura e para a investigação científica (pesquisa) é 
 
 
9 
necessário que haja um sistema que permita a correta produção dos documentos e sua gestão nos seus três 
ciclos de vida: corrente, intermediário e permanente" (Cortés Alonso,V., 1978) 
A regulagem dessa relação de interdependência entre a unidade central e os órgão setoriais/subsetoriais é 
um ponto decisivo para o êxito da gestão sistêmica. Nesse sentido, é fundamental a estruturação dessas 
unidades setoriais nos órgãos que integram o Sistema de Arquivos, com competências bem definidas e 
padronizadas, bem como a capacitação de profissionais para ocupar os cargos diretivos. A atuação dos 
órgãos setoriais/subsetoriais é estratégica para o pleno funcionamento do Sistema, pois a eles cabem a 
execução direta das atividades técnicas e a observância das diretrizes, normas e procedimentos emanados 
do órgão central. 
De fato, a implementação da gestão sistêmica de documentos encerra um grau elevado de complexidade, 
considerando-se os seguintes aspectos: a) cultura administrativa resistente às mudanças ; b) extensão, uma 
vez que é preciso integrar as inúmeras unidades dispersas e descentralizadas que devem executar as 
mesmas atividades; c) a forma híbrida de relação entre as partes: autonomia administrativa e vinculação 
técnica; d) a padronização em larga escala de normas e procedimentos técnicos; e) as diferenças de 
contexto político que prevê prerrogativas para cada órgão ou entidade no planejamento e execução de seus 
respectivos programas de governo. 
Como nos alerta o prof. José Maria Jardim "o alcance e sucesso de uma política arquivística encontram-se 
diretamente relacionados com a sua capacidade de contemplar a complexidade e cultura das organizações" 
(1995, p. 37). Por isso, para contornar resistências culturais e impactos decorrentes das relações de poder, 
a implementação da gestão sistêmica deve valer-se de metodologia participativa. O alcance e a 
abrangência das intervenções exigem que o trabalho seja realizado de forma multidisciplinar e com ampla 
participação de todos os agentes envolvidos. Nesse sentido, é de fundamental importância manter o nível 
de motivação, coesão e comprometimento das equipes de trabalho, pois a qualidade e aderência dos 
resultados decorre de uma produção efetivamente coletiva de conhecimento. 
 
Avaliação: instrumento para preservação de documentos 
O principal objetivo da avaliação é assegurar a preservação de conjuntos documentos que, por suas 
características formais e de conteúdo, são considerados imprescindíveis para a garantia de direitos e 
a reconstituição da memória institucional. Nesse processo, a eliminação de documentos desprovidos 
de valor é atividade decorrente e residual, embora de grande impacto na racionalização de espaços e 
na redução de custos operacionais. 
Na avaliação, o eixo da reflexão deixa de ser “como preservar”, preocupação tradicional das 
instituições de custódia, e se desloca para a questão “o que deve ser preservado”? Por essa razão, os 
critérios formulados no processo de avaliação atuarão como vetores na formulação de políticas de 
preservação documental. 
 
 
10 
Do ponto de vista jurídico, é dever do Poder Público promover a gestão e assegurar a preservação 
dos documentos de valor histórico e cultural. Contudo, a legislação define normas gerais, cabendo
aos órgãos e entidades da administração pública, bem como às instituições arquivísticas realizarem 
os estudos necessários para responderem a essa pergunta: quais os documentos que o Poder Público 
deve preservar? A matéria torna-se mais complexa se considerarmos que no regime federativo os 
critérios devem ser formulados e aprovados oficialmente por cada um dos Poderes da União 
(Executivo, Legislativo e Judiciário), em todas as esferas (federal, estadual e municipal), por todos 
os entes federados. 
Os documentos de arquivo decorrem do exercício de funções e atividades, e a continuidade natural 
de tais atividades, no decurso do tempo, leva à produção de documentos que são únicos e singulares, 
porém, similares em sua formulação e muito parecidos quanto aos dados que registram, ocasionando 
a seriação. É dessa produção de conjuntos documentais repetitivos e semelhantes, com características 
formais e de conteúdo comuns, que surge a possibilidade da avaliação documental (Heredia 
Herrera, A., 1992, p. 117) 
Os documentos de arquivo se tornam repetitivos exatamente por registrarem o exercício rotineiro de 
atividades institucionais. Essa redundância na produção documental permite sua redução ao mínimo 
essencial, com racionalidade técnica. O prof. Manuel Vásquez afirma que é preciso deixar 
informação reduzida, porém completa da realidade que nos cerca. Ele argumenta que a avaliação não 
é manipulação, e compara o processo de avaliação à cura de um obeso, pois, nesse caso, a redução de 
peso é realizada proporcionalmente, sem mutilação de nenhum dos membros do indivíduo (Vásquez, 
2006). Nesse sentido, a avaliação documental é acionada como o recurso técnico mais eficaz, e o 
único legitimado pela Arquivologia, para a seleção de documentos “históricos”, que deverão integrar 
o patrimônio documental de uma sociedade, em razão de sua capacidade para expressar a memória 
coletiva. (Jardim, Ciência da Informação). 
É por essa razão que a avaliação é a mais estratégica das atividades de gestão documental, pois 
durante o processo de avaliação são construídos os critérios que deverão orientar a constituição de 
acervos permanentes. O processo de avaliação deve ser conduzido por Comissões de Avaliação de 
Documentos, grupos permanentes e multidisciplinares, instituídos oficialmente, responsáveis pela 
elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos. No 
Brasil, por determinação legal, as propostas de prazos de guarda e destinação final de documentos 
devem ser aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas (Lei federal de arquivos nº 8.159/1991, 
art. 9º) 
A redução da documentação produzida se faz por meio da eliminação, em conformidade com 
critérios técnicos oficiais e parâmetros legais, definidos durante o processo de avaliação, e com 
ampla publicidade em veículos oficiais de comunicação. Nesse sentido, o processo é revestido de 
 
 
11 
legalidade, legitimidade e cientificidade, e não guarda nenhuma semelhança com ações lesivas ao 
patrimônio arquivístico, que devem ser apuradas e denunciadas pelo Ministério Público por meio de 
Inquéritos Civis e Ações Civis Públicas
2
. 
Na literatura arquivística, observa-se, com pequenas variantes, que os valores dos documentos 
podem ser identificados como primários ou secundários. Os valores primários ou imediatos 
(administrativo, jurídico-legal, fiscal) são aqueles que decorrem das razões pelas quais o documento 
foi gerado. Os valores secundários ou mediatos são aqueles que qualificam o documento como fonte 
de informação para a pesquisa em qualquer área do conhecimento, como prova de direitos e 
obrigações, e também como testemunho do exercício das atividades que registram. 
Nota-se que são os valores que definem o tipo de guarda e a destinação final dos documentos de 
arquivo. Aqueles que encerram apenas valores primários terão guarda temporária e serão destinados 
à eliminação, após o cumprimento de prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade. Os 
documentos que, além das razões que justificaram a sua produção, encerram valor informativo 
relevante ou probatório, terão guarda definitiva e serão destinados à preservação. 
 
O que significa “valor histórico”? 
A literatura arquivística mais tradicional refere-se a esse valor secundário dos documentos como 
"valor histórico", da mesma maneira que a Lei federal nº 8.159/1991, ao definir como permanentes 
"os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente 
preservados" (art.8º, parag. 3º). Nota-se que a associação direta entre "valor secundário" e "valor 
histórico" tem causado alguns equívocos de entendimento. Um deles diz respeito à suposição de que 
os acervos permanentes servem preferencialmente aos historiadores e suas pesquisas, em detrimento 
de pesquisadores de outras áreas do conhecimento ou de cidadãos comuns. O outro equívoco diz 
respeito à idéia pré-concebida de que se o valor é “histórico” o historiador seria o profissional mais 
capacitado para reconhecê-lo e analisá-lo. 
Por essas distorções, que podem acarretar graves prejuízos ao processo de avaliação, seria mais 
apropriado que nos referíssemos aos documentos secundários como documentos de valor probatório 
e informativo relevante, fontes importantes para a cultura e o desenvolvimento científico. 
Em verdade, no mundo todo, a análise de valores primários e secundários é realizada por equipes 
multidisciplinares, inclusive com a colaboração de historiadores, e com a indispensável participação 
de arquivistas e profissionais que atuam nas áreas-fim das instituições, a quem compete reconstituir e 
 
2
 A propósito, vale mencionar as ações integradas do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São 
Paulo com as Promotorias de Justiça para combater as ações lesivas aos documentos públicos, efetivadas ou potenciais de 
ocorrerem em todo o Estado de São Paulo. A parceria é fruto da celebração de Termo de Cooperação Técnica entre o 
Arquivo Público do Estado e o Ministério Público Estadual no ano de 2000, renovado em 2009. O Termo está disponível 
em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_historico.php 
 
 
12 
analisar o contexto original de produção dos documentos, bem como a sua organicidade, ou seja, a 
relação dos documentos com as atividades que registram, e o inter-relacionamento dos documentos 
dentro de uma série, bem como das séries dentro de um fundo. 
A propósito, vale mencionar as observações da profª Luciana Duranti de que os documentos de 
arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações 
geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”. Para a 
autora, os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em 
que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à 
sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e 
autenticidade”. (Duranti, L., p.49-64) 
No senso comum, o "valor histórico" vincula-se estreitamente ao “antigo”. Nessa perspectiva, a 
antiguidade (conferida, geralmente, aos documentos com mais de trinta anos) e as características 
materiais desses objetos físicos, que comprovam o decurso do tempo (cor amarelada, manuscrito, 
corroído por insetos, com autógrafo de pessoas ilustres), parecem emprestar aos documentos um 
valor (“histórico”) que, originalmente, eles não possuíam. 
Na perspectiva da Arquivologia, a identificação e análise do “valor histórico, probatório ou 
informativo" de documentos é uma operação que deve ser conduzida com rigor científico durante a 
avaliação
documental. A expressão é utilizada para designar o potencial informativo de um 
determinado conjunto de documentos como prova das atividades que registram, e também como 
fonte para a pesquisa retrospectiva e a produção de conhecimento. Esse potencial incide sempre 
sobre conjuntos (séries) e não sobre documentos isolados, por mais valiosas que possam parecer as 
informações individualmente registradas. 
A análise é mais eficaz quando incide sobre os documentos correntes, pois se tornam mais evidentes 
as relações entre eles e as atividades em curso, que são responsáveis por sua produção. Nesse 
sentido, o documento não precisa “envelhecer” para receber o atributo de “histórico”. Esse 
reconhecimento se dá na origem, no momento de sua produção, quando se confirmar o mencionado 
potencial para a pesquisa. 
Esse valor mediato pode ser previsível e evidente quando os documentos evidenciam a organização e 
o funcionamento do órgão produtor ou não previsível, que pode ser detectado por meio de critérios 
de importância e amostras complementares. O valor previsível e evidente é o que possui 
determinadas séries documentais, consideradas “imprescindíveis” ou “vitais”, que nos permite 
antecipadamente (previamente), reconhecer o seu interesse para a pesquisa desde o momento de sua 
identificação num plano de classificação e tabela de temporalidade, antes mesmo de sua produção e 
tramitação (pois esclarecem sobre a origem, o funcionamento e eventual extinção do órgão produtor) 
(Vásquez, 2006, p. 60). O critério de importância é o que supera o nível comum de interesse ( a 
 
 
13 
pessoa é muito conhecida, o fato é extraordinário, circunstâncias que transformam o rotineiro em 
anormal, repercussão no espaço e no tempo) (Vásquez, 2006, p. 85-89) 
 
 
 
Arquivos e representação: 
“Não se pode representar o fluxo histórico em tempo real ou em tamanho natural (...). A representação da 
realidade, da realidade do mundo natural ou da realidade histórica, não pode coincidir com esta realidade 
(em primeiro lugar, porque ela é de natureza simbólica, transcrita em forma de signos, de palavras 
significando conceitos ou de imagens que têm, no pensamento, a função de representar esta realidade, mas 
que são de uma natureza totalmente diferente). Os fatos que servirão de base às nossas representações não 
podem ser exaustivos e devem ser escolhidos, na história como na ciência, pela significação de seus 
conteúdos”. 
 Michel Paty. Inteligibilidade racional e historicidade. 
 
A propósito da representação do espaço e do tempo são muito conhecidos dois contos de Jorge Luis 
Borges. Quanto à representação do espaço, no conto “Del rigor en la ciencia”, Borges relata a 
história de um grande imperador que convoca os maiores cartógrafos do mundo para que fosse feito 
um mapa perfeito de seu império. Ao final do trabalho lhes entregaram um mapa tão exato que 
coincidia com o tamanho do império e que, sem utilidade, exposto ao sol e ao frio, foi destruído com 
o passar do tempo. Tomado por um realismo extremo, os cartógrafos abandonam a idéia da 
representação do espaço, pois desejam retratar a realidade em perfeita correspondência, sem 
nenhuma redução. Por isso, quando concluído, o mapa acaba por recobrir exatamente a extensão 
representada. O mapa tem a própria dimensão do terreno. 
Em relação à representação do tempo, no conto “Funes, o Memorioso”, o personagem tinha uma 
memória tão perfeita que era capaz de reconstruir um dia inteiro em todos os seus pormenores, mas 
cada reconstrução requeria também um dia inteiro. Dizia ele que sua memória era como um depósito 
de lixo. Apesar de contar com uma memória prodigiosa, Borges demonstra por meio do absurdo, que 
Funes não era muito capaz de pensar, pois "pensar é esquecer diferenças, é generalizar, abstrair, 
classificar", e no mundo de Funes havia apenas detalhes, quase imediatos. 
Observa-se nos dois contos, respectivamente, as complexas relações entre a realidade natural e 
histórica e sua representação. Para os nossos objetivos, o curioso é perceber que a representação é 
uma operação que se faz com redução, de um lado, e de outro, com um pouco de esquecimento. 
Quando falamos em arquivos, de forma geral, nos é permitido associá-los à idéia do "espelho", como 
se houvesse uma perfeita coincidência entre a instituição (sua estrutura e funcionamento) e sua 
produção documental. O mesmo não ocorre quando tratamos de acervos permanentes, que resultam 
 
 
14 
de arquivos “depurados”. Nesse caso, a avaliação promove uma redução da produção documental, e 
a parcela preservada (acervo permanente) deve ser capaz de representar o todo em seus mais diversos 
aspectos. Por isso, a avaliação documental pode ser compreendida como uma metodologia de 
representação da realidade institucional, ou então, apenas como uma das modalidades possíveis de 
representação social. 
Ao pretender preservar todos os documentos de um arquivo, sem promover reduções, se renuncia à 
representação, e tal como o mapa de Borges coincidia com o terreno, pretende-se que o arquivo 
coincida perfeitamente com a realidade institucional. Nesse caso não falamos em escala, em 
proporcionalidade, em critérios qualitativos e quantitativos e nem em valores para se construir a 
representação. Tudo é perfeita coincidência, num fluxo contínuo e vazio do tempo, sem intervenções. 
 Assim como a representação do espaço exige o uso de escala, símbolos convencionais e projeções, a 
representação do tempo também recorre a critérios e parâmetros, vinculados a um espaço e tempo 
específicos, utilizados na construção da memória. Nesse processo, o sujeito está presente, com toda a 
bagagem de sua época (valores, visão de mundo, tradições). 
 
Avaliação e historicidade: a objetividade possível 
A avaliação documental é uma prática, dotada de historicidade, que opera com valores. Nesse 
processo, a construção do patrimônio documental é uma operação que pressupõe o manejo de valores 
que são historicamente situados e que norteiam a formulação de políticas públicas. Como diz o prof. 
Ulpiano Bezerra de Menezes "o trabalho documental não é uma atividade meramente especulativa, 
cognitiva, mas concreta, prática - política" (Meneses, U.B., 1992, p. 189) 
Nesse sentido, a análise deve ser empreendida com rigor e realizada dentro de parâmetros 
internacionalmente reconhecidos, a fim de assegurar ao processo de análise a objetividade possível, 
bem como reduzir a níveis toleráveis as interferências da subjetividade. Por isso, observa-se, de um 
lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com o ordenamento jurídico vigente) e, por 
outro, a legitimidade (a elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios, bem como a sua ampla 
publicidade). Além disso, como o trabalho almeja um estatuto científico, deve ser conduzido por 
princípios, técnicas, conceitos e práticas consagrados pela ciência arquivística. 
No mais, é preciso admitir que nossas certezas são provisórias, e que fazemos o melhor que podemos 
nos estreitos limites do conhecimento de nossa época, que vai se ampliando e se (re)construindo no 
fluxo dinâmico do tempo. Além do mais, os profissionais de qualquer área atuam a partir do 
conhecimento legado e de acordo com os valores e a visão de mundo predominantes em sua época. 
Nesse sentido, a avaliação permite a elaboração de critérios que podem e devem ser 
permanentemente revisitados para possíveis ajustes e aperfeiçoamentos. 
 
 
15 
Como dizia Walter Benjamin, a preservação é inseparável da análise crítica do processo de seleção e 
transmissão de bens culturais. Nesse sentido, as opções e escolhas presentes no processo de 
avaliação podem e devem ser continuamente revistas numa perspectiva crítica,
mesmo porque o 
trabalho do historiador consiste em "escrever a história a contrapelo", ou seja, rever criticamente o 
processo de transmissão dos bens culturais. (Benjamin, W. p. 225). 
 
 
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16 
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Os dez mandamentos da preservação digital:
uma brevíssima introdução
Humberto Celeste Innarelli
Introdução
O tema preservação digital1 ganha cada vez mais visibilidade e importância no mundo 
contemporâneo, pois cada vez mais o homem depende das tecnologias de informação e 
comunicação geradas neste e nos últimos séculos. Como consequências dessas novas 
tecnologias, teremos nesse processo o surgimento dos documentos digitais2, os quais vêm 
ganhando um status altamente relevante como forma de registro e fonte de informação.
No entanto, esses mesmos documentos ora referidos inauguraram uma nova 
problemática em relação a sua preservação, pois como é comum acontecer a qualquer 
tecnologia ligada à produção histórico-cultural da humanidade, a manutenção ou pelo menos a 
busca da fidedignidade na preservação da memória do mundo em que vivemos coloca-se 
como um dos nossos dilemas centrais nesse estudo, ou seja, este novo modelo de documento 
(processo documental digital de manutenção e difusão de informações humanas) deve ser 
pensado quanto aos seus quesitos de acessibilidade a longo prazo (décadas, séculos, milênios 
etc).
Tendo em vista esse foro central, é entendido ser fundamental o estudo do assim 
chamado documento digital, como meio de fundamentação da história da humanidade.
Num mundo que caminha cada vez mais para novos paradigmas de globalização e 
comunicação sem fronteiras, tendo como pano de fundo a informática e as novas tecnologias 
comunicacionais, o cidadão atual depara com o desafio da preservação de sua memória 
coletiva e individual, pois, diante desse aparato tecnológico e sua “funcionalidade e utilidade” 
em meio aos grandes sistemas informacionais, documentos digitais são perdidos com a 
mesma facilidade que são gerados; isso não acontece somente em função
das mídias digitais 
ou dos usuários desses sistemas, mas também podemos nos questionar sobre certa falta de 
interesse mais direcionado dos profissionais oriundos da própria área que agrega as novas 
tecnologias da informação.
Em meio a essas tendências e possíveis conflitos gerados pela magnitude iniciada pela 
“revolução digital”, pode-se deixar assente uma certa mudança cultural nessa percepção, que 
passa a tornar os arquivistas colaboradores fundamentais e fundamentantes para a 
preservação da memória humana a partir dos novos modelos postos pelos sistemas 
informatizados.
1 Ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo do tempo. Devem 
alcançar todas as características essenciais do objeto digital: físicas, lógicas e conceituais.
2 Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional
Assim, este trabalho pretende, ao seu modo, levantar a discussão em relação à 
preservação de documentos digitais a partir dos intitulados Dez Mandamentos da Preservação 
Digital, bem como apontar para alguns aspectos fundamentais para que esta preservação 
aconteça.
É importante ressaltar que este trabalho faz parte de um trabalho maior, o qual contém 
de forma detalhada as fragilidades, modelos e orientações sobre como proceder em cada 
situação indicada pelos Dez mandamentos da preservação digital. O trabalho completo 
encontra-se publicado no livro Arquivística: temas contemporâneos (2007).
Preservação digital
Diante da grande utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) nas 
áreas da Ciência da Informação e uma tendência cada vez maior de produção de documentos 
e informações digitais, é fundamental a iniciativa de se pesquisar temas relacionados às 
políticas de preservação; aos formatos físicos; aos formatos lógicos; aos sistemas 
gerenciadores; aos processos de migração3; aos processos de replicações; ao lixo digital; à 
durabilidade; à confiabilidade; ao formato etc. 
Tendo em vista um projeto que preveja a preservação destes documentos e 
informações, para que não corramos o risco de viver em uma “sociedade sem memória” e 
consequentemente sem parte de sua história, esta preocupação é expressa pela Unesco4 em 
sua resolução sobre preservação digital que também foi publicada no memorando informativo 
da ARQ-SP5 (2001). 
A resolução da Unesco considera urgente a necessidade de salvaguardar os 
patrimônios culturais digitais, garantindo assim o acesso continuado aos conteúdos e à 
funcionalidade dos registros eletrônicos autênticos em prol da preservação e do acesso aos 
documentos, para assegurar os direitos dos cidadãos.
O texto de Howell (2000) também traz uma reflexão que não podemos esquecer: ele diz 
que temos 2 mil anos de experiência na preservação de manuscritos, 200 anos na preservação 
de documentos feitos por máquinas, mas experiências de preservação digital ainda são pouco 
comprovadas e experimentadas. Para ele, neste momento podemos somente prever e não 
afirmar.
A preocupação pela preservação dos documentos digitais também é relatada por 
Rondinelli (2002), que considera que “os documentos eletrônicos exigem mais, uma vez que 
são constantemente ameaçados pela fragilidade do suporte e pela obsolescência tecnológica”. 
Este artigo de Rondinelli também leva em consideração que no meio digital o suporte6 e o 
conteúdo são perfeitamente separáveis, e esta separação permite a migração contínua de 
3 Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados face 
às mudanças tecnológicas
4 United Nations Educational Scientific and Cultural Organization
5 Associação dos Arquivistas de São Paulo
6 Base física sobre a qual a informação é registrada
mídia, a qual acontece forçosamente devido à fragilidade da mídia e à obsolescência 
tecnológica. Porém, ela também salienta que esta migração aumenta a possibilidade de 
adulteração e a garantia da fidedignidade e autenticidade torna-se mais complexa e 
complicada. 
Esta separação significa, na prática, que o documento digital possui um conjunto de bits
7, os quais são mantidos exatamente iguais no momento em que são migrados para novos 
suportes. O momento da migração, porém, é considerado crítico por “expor” o conjunto de bits 
a alterações, seja ela por questões técnicas ou por interesses específicos dos executores do 
processo.
Levando em consideração a preservação digital e manutenção de “nossa memória”, 
foram idealizados “Os dez mandamentos da preservação digital”, os quais levam em 
consideração os princípios abordados pelo tema. A seguir, será possível conhecer e entender 
de forma genérica cada um dos mandamentos.
Os dez mandamentos da preservação digital
Os dez mandamentos da preservação digital [Fig. 01] foram idealizados mediante a 
experiência prática vivida no Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual 
de Campinas (AC/Siarq/Unicamp) e mediante um estudo que vem sendo desenvolvido desde 
2001, o qual fundamenta teoricamente todos os mandamentos aqui descritos, porém, como 
nada é definitivo, todos eles estão passíveis de discussão. 
É importante salientar que a idéia de colocar tópicos da preservação digital na forma de 
mandamentos nada tem haver com religião ou crença. Foi apenas uma forma didática de fixar 
os princípios da preservação digital, mas, assim como na religião, cabe a cada um a 
interpretação e a aplicação dos mandamentos em conformidade com a realidade e a estrutura.
7 Dígitos binários – 0 ou 1
Fig. 01 – Os dez mandamentos da preservação digital
Para melhor interpretação dos mandamentos da preservação digital, é apresentada 
neste artigo uma brevíssima introdução de cada um dos mandamentos. O livro ou o artigo 
ampliado apresentará de forma detalhada as principais fragilidades, os modelos e as 
orientações que podem ser utilizadas no processo de preservação digital.
1 – Manterás uma política de preservação
A primeira etapa e, com certeza, uma das mais difíceis, é a definição e a 
implementação de uma política de preservação digital na instituição, pois é esta que vai 
garantir a preservação dos documentos digitais ao longo do tempo. Assim como existem 
políticas de preservação de documentos não-digitais nas diversas instituições, o mesmo deve 
acontecer com a documentação digital, já que por princípio a mesma deve ser entendida de 
igual forma.
2 – Não dependerás de hardware específico
O uso de hardwares específicos pode causar uma dependência tecnológica deste tipo 
de hardware e do próprio fabricante, esta dependência é perigosa no sentido de não ser 
possível manter e migrar documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois à 
medida que os hardwares apresentam problemas e/ou são migrados para novas tecnologias, o 
detentor do documento digital não tem total autonomia para realizar estes procedimentos, os 
quais são fundamentais para a preservação digital.
A carta de Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, publicada pela 
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (2003), 
relaciona o seguinte ponto:
“Rápida obsolescência da tecnologia digital: a preservação de longo prazo das 
informações digitais está seriamente ameaçada pela vida curta das mídias, 
pelo ciclo cada vez mais rápido de obsolescência dos equipamentos de 
informática, dos softwares e dos formatos.”
3 – Não dependerás de software
específico
Assim como no mandamento anterior, o qual diz “Não dependerás de hardware 
específico”, o mesmo acontece em relação ao software, pois o uso de softwares específicos 
também pode causar uma dependência tecnológica deste tipo de software e do próprio 
fabricante, esta dependência é perigosa no sentido de não ser possível manter e migrar 
documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois o detentor do documento digital 
não tem total autonomia para realizar os procedimentos fundamentais para a preservação 
digital.
4 – Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma 
de acesso ao documento digital
O mandamento "Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de 
acesso ao documento digital" aborda uma preocupação que está relacionada a um dos itens 
abordados no terceiro mandamento, pois está diretamente ligado a “caixa preta” e a 
dependência do desenvolvedor. 
Uma “caixa preta” não somente em relação ao software, mas também aos sistemas 
gerenciadores de documentação digital, pois muitas vezes o usuário acredita que 
simplesmente por fazer a captura8 neste tipo de sistema, os dados e o próprio documento 
podem ser localizados a qualquer momento, mas é importante entender que qualquer sistema 
está suscetível a falha e que nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores.
8 A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio de ações 
de: registro; classificação; indexação; atribuição de outros metadados e; arquivamento.
5 – Migrarás seus documentos de suporte e formato 
periodicamente
Nos dias de hoje a documentação digital faz parte dos acervos documentais, podendo 
ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificações no seu 
formato e suporte ao longo do tempo. É importante que isso aconteça, e de forma periódica, 
pois, como pudemos observar no decorrer do texto, os suportes e os formatos não duram para 
sempre, ficando assim cessíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de 
confiabilidade.
6 – Replicarás os documentos em locais fisicamente separados
O fato de manter uma política de backup não necessariamente garante a recuperação 
da documentação digital caso haja algum tipo de catástrofe nos depósitos digitais, pois, se toda 
a documentação digital e seu backup estiverem em um mesmo prédio, tudo pode ser perdido 
em um incêndio, roubo, alagamento etc.
7 – Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento
Tendo em vista a confiabilidade dos suportes digitais, sua considerável fragilidade e 
esta nova “configuração” do acervo digital, o qual não é mais acessível de forma analógica e 
passa a ser acessível somente por computadores, o arquivista tem como desafio a definição de 
uma nova forma de preservação de seu acervo, pois a identificação da perda dos acervos 
digitais torna-se mais difícil e sensível, já que o mesmo é considerado crítico no sentido de que 
qualquer perda no suporte de armazenamento, por menor que seja, pode significar a perda do 
acervo como um todo. Esta é uma perda invisível !
A carta de Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, publicada pela 
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (2003), 
relaciona o seguinte ponto:
“Fragilidade intrínseca do armazenamento digital: a tecnologia digital é 
comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, 
comparado com os meios convencionais de registrar informações, tendo um 
impacto profundo sobre a gestão dos documentos digitais no presente para 
que se tenha garantia de acesso no futuro.”
8 – Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança
A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, 
pois ele garante de forma íntegra e confiável a restauração dos documentos digitais, sistemas 
informatizados e bases de dados. No ponto de vista dos informáticos, o backup é considerado 
um dos pilares da segurança e confiabilidade da informação e é uma ferramenta obrigatória 
para todas as áreas de informática. Qualquer instituição séria a qual utilize como ferramenta a 
informática têm a sua política de backup.
A política de backup permite a preservação digital do documento do passado no 
presente, o que é fundamental para preservação do documento digital no futuro.
9 – Não preservarás lixo digital
Com a facilidade de criação e consequente proliferação da documentação digital, muito 
lixo digital está sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mídias em geral, 
porém, nem sempre os documentos digitais armazenados têm algum valor. Na maioria das 
vezes, parte desta documentação pode ser eliminada, assim como acontece com os 
documentos tradicionais. O fato de os usuários não poderem visualizar diretamente o acúmulo 
dos documentos digitais e de teoricamente não perceberem a ocupação do espaço, contribui 
com a preservação e proliferação do lixo digital.
10 – Garantirás a autenticidade dos documentos digitais
A garantia da autenticidade dos documentos digitais é fundamental para a qualidade da 
documentação digital a ser preservada. Um dos momentos críticos para a garantia da 
autenticidade no documento digital é o momento da migração, a qual expõe o documento 
digital. Esta preocupação é relatada por Rondinelli (2002), a qual considera que no meio digital 
o suporte e o conteúdo são perfeitamente separáveis. 
Esta separação permite a migração contínua de mídia, a qual acontece forçosamente 
devido à fragilidade da mídia e à obsolescência tecnológica, porém, esta migração aumenta a 
possibilidade de adulteração e a garantia da fidedignidade e da autenticidade torna-se mais 
complicada.
Conclusões
Foram apresentados neste artigo “Os dez mandamentos da preservação digital”, os 
quais indicam os princípios para o estabelecimento da política de preservação de documentos 
digitais, porém, a política deve ser estudada e definida pela instituição conforme suas 
necessidades. Vale a pena lembrar que documentos contam a vida de uma instituição e nem 
sempre devem ser eliminados somente por não possuírem valor legal.
Reflexão
 “Temos muito mais a discutir sobre documento digital antes de chegarmos a qualquer 
fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos 
documentos foram e estão sendo perdidos”, Innarelli (2003).
Agradecimentos
Agradeço à coordenadora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp 
(Siarq), Neire do Rossio Martins; à analista de sistemas do Arquivo Central do Sistema de 
Arquivos da Unicamp Andressa Cristiani Piconi; ao professor-doutor da Faculdade de 
Engenharia Mecânica da Unicamp Paulo Sollero; ao arquivista da Câmara dos Deputados de 
Brasília, Vanderlei Batista dos Santos; à arquivista do Museu do Índio, Rosely Curi Rondinelli; e 
aos amigos do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp.
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 1 
POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 
 
Norma Cianflone Cassares 
 
Conservadora/restauradora de acervos bibliográficos 
 
 
 
 
I- Introdução 
 
O que abrange uma Política de Preservação de Documentos? 
 
Os depositários de bens culturais não são só responsáveis por aquisições, registro e 
exposições de seus acervos, mas também pela preservação , segurança e acesso aos 
materiais. 
 
Estabelecer uma Política de Preservação significa elaborar um Plano de Preservação 
onde estejam bem definidas as necessidades gerais e específicas, destinadas aos bons 
procedimentos no trato das coleções, embasados na identificação das prioridades e 
dos recursos para a implementação do mesmo. 
 
O principal objetivo de um Plano é a definição de uma programação de ações de 
preservação a longo prazo, que permita alcançar os objetivos e prioridades de maneira 
lógica, eficiente e efetiva. 
A integração da Instituição como um todo é o que permite alcançar os resultados 
almejados. 
 
 
II- Política de Preservação 
 
A Política de Preservação deve ser elaborada tendo como referencia a Missão da 
Instituição, e todas as suas ações focam um só alvo que é a Preservação do seu 
acervo, com a participação de todos os seus departamentos. 
 
No caso do Arquivo Publico do ESP as suas finalidades são as de: 
“
 I - assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público 
Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da 
comunidade; 
 
 
II - harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, 
atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação; 
 
III - facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as 
necessidades da comunidade.” 
 
Para alcançar essa competência com sucesso o APESP estabeleceu uma Política de 
Preservação para o seu acervo . Foi elaborado e é gerenciado pelo Centro de 
Preservação, porém com a anuência e colaboração de todos os setores que compõem a 
Instituição. 
O Plano de Preservação tem que estar inserido no contexto de gerenciamento global 
da Instituição. Isto é: todas as ações são coordenadas e levam ao mesmo alvo. 
 2 
 
III- Plano de Preservação 
A elaboração de um Plano de Preservação requer tomada de decisão. 
Precisa ser abrangente e deve incluir todos os acervos da Instituição, para que se 
possa obter uma compreensão completa de prioridades a longo prazo. A integração 
permitirá o enlace de atividades da Preservação com outras atividades previstas do 
planejamento estratégico. 
 
Cada Plano Institucional tem as suas especificidades. Alguns são de longa duração, 
complexos e detalhados. Enquanto outros são curtos e simples. Todos entretanto 
fluem e são baseados nas necessidades colhidas em avaliação de estado de 
conservação das obras que compõem as coleções. 
 
 
III-1- Levantamento do estado de Conservação das coleções. 
 
As avaliações das necessidades das obras do acervo são essenciais à elaboração do 
Plano de Preservação e devem ser realizadas antes que um plano seja esboçado e tem 
que ir de encontro com as necessidades de uma Instituição e das ações requeridas para 
alcançar essas necessidades 
 
- O levantamento do estado de conservação do acervo deve avaliar as políticas, 
as práticas e as condições de uma Instituição que afetam a preservação de 
todas as coleções. 
- Deve se dirigir ao estado geral de todas as coleções, às necessidades para 
melhorar o estado em que se encontram, e como preservar as coleções a longo 
prazo. 
- Deve identificar necessidades específicas da Preservação, recomendar ações 
para alcançar essas necessidades e priorizar as ações recomendadas 
 
III-2-Identificação de fatores de degradação : devem ser considerados no Relatório do 
estado de conservação das coleções 
 
O levantamento de dados deve ser elaborado com critério, uma vez que será a partir 
desses resultados que se estabelecerá as prioridades da Instituição. 
 
Fatores ambientais 
Fatores biológicos : controle integrado de pragas 
Acesso e manuseio 
Transporte 
Armazenagem 
Segurança 
Desastres : água e fogo 
 
Com base nos dados levantados é que será elaborado um plano de Preservação para 
atender a Política de Preservação adotada pela Instituição. 
 
 
III-3- Métodos para Preservação: Conservação Preventiva e Conservação Interventiva 
 
 3 
 
Conservação Preventiva 
 
A maioria das atividades que podem ser agrupadas sob o título de Preservação 
Preventiva são as atividades que a Instituição normalmente já desenvolve: aquisição, 
encadernação, armazenagem nas estantes; cuidados com a circulação de ar, limpeza 
do ambiente e do acervo, processo de fotocópia; pequenos reparos. Porém esses 
mesmos componentes num programa integrado de preservação devem ser vistos de 
forma mais consciente sob o foco da sobrevivência do acervo a longo prazo . São 
ações que vão fazer parte integrante das operações diárias dos integrantes da 
Instituição 
A Conservação Preventiva nem sempre requer grande volumes de dinheiro ou 
estratégias complexas. Em muitos casos se pode fazer muito apenas com bom senso. 
O que se requer para que ela realmente funcione, é mudança de costumes e hábitos. É 
preciso fazer compreender o que significa Conservação Preventiva para toda a equipe. 
Em seguida é preciso que todos aceitem a Conservação Preventiva como uma 
estratégia legítima para a boa conservação das coleções . E por último, é quando a 
Conservação Preventiva fizer parte integrante da conscientização
de todos e faça parte 
da rotina da Instituição 
 
 
Conservação Interventiva 
 
Quando se trata de material bibliográfico em processo de degradação ácida 
principalmente, a forma de salvamento da informação pode ser através de 
intervenções de restauro ou apenas através da formatação. 
No caso de restauro, consiste em ações diretas no bem cultural danificado ou 
deteriorado com o objetivo de facilitar a sua percepção, apreciação e compreensão , 
respeitando suas propriedades estéticas , históricas e físicas. Neste caso também é 
necessário buscar profissionais especializados neste tipo de tratamento. 
Neste procedimento, todas as obras devem ser preparadas pela equipe de conservação 
para que as obras possam ser manuseadas pelo operador da máquina sem correrem 
risco de danos. 
 
 
O objetivo deste conteúdo é conscientizar os profissionais para a importância e 
abrangência de uma Política de Preservação a ser adotada por uma Instituição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 
 
A DIGITALIZAÇÃO EM UM PROGRAMA DE REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS 
Professor Alex Ricardo Brasil 
 
A digitalização de documentos tem sido, num ritmo crescente, praticada, no Brasil e no 
mundo, por instituições que investem nessa tecnologia devido às inúmeras e inegáveis van-
tagens de se manter um banco de dados com versões digitais dos documentos acumulados 
em papel. 
De fato, a verdadeira revolução que a informática trouxe consigo, particularmente nas duas 
últimas décadas, proporcionou uma maior circulação e dinamização da informação produzi-
da pelas instituições e pessoas. Arquivos, museus, bibliotecas, centros de documentação e 
memória têm agora a possibilidade de utilizar um recurso extraordinariamente poderoso 
para superar as barreiras do tempo e da distância para o acesso ao documento anteriormente 
armazenado em papel, proporcionando visualizações remotas, rápidas e simultâneas para 
múltiplos consulentes, seja para fins administrativos, agilizando a tomada de decisões insti-
tucionais, seja para assegurar uma ampla socialização de acervos documentais de interesse 
público, possibilitando um maior alcance social da missão de cada instituição. 
Contudo, a sedução fácil que a digitalização traz resulta no desenvolvimento de aplicações 
não raras vezes mal planejadas acabando por trazer, a médio e longo prazos, conseqüências 
graves de manutenção, preservação e acesso aos documentos digitalizados, por conta da 
fragilidade do documento digital decorrente de sua própria natureza, causando prejuízos 
irreparáveis à própria instituição, ou, em se tratando de documentos de interesse público, até 
mesmo à sociedade. 
Para a implantação de um programa bem sucedido de digitalização de documentos arquivís-
ticos, além de se buscar compreender as rotinas básicas que envolvem os procedimentos de 
conversão de documentos analógicos em seus representantes digitais, essa ferramenta tecno-
lógica deve ser entendida como parte de um processo bem mais amplo em um contexto de 
acumulação, processo este que se inicia com a própria concepção do documento em seu su-
porte original (como no caso do papel para documentos textuais), passando por suas possibi-
lidades de uso, e termina com o seu derradeiro destino – que pode ser a guarda permanente 
ou a destruição – definido com base no seu potencial informativo. 
2 
 
Ou seja, apenas se considerada como ferramenta em um programa de gestão de documentos 
é que a digitalização prosperará como aplicação eficiente em um dado universo documental. 
Classificação, avaliação, além de cuidados com o acesso e a preservação, são elementos 
essenciais, portanto, para o estabelecimento de um sistema gerencial eficiente, que deve ter 
como meta manter os documentos de arquivo sob condições de guarda adequadas pelo tem-
po necessário para que possam ser utilizados como elemento de prova e informação, assegu-
rando que as informações neles existentes possam, no menor intervalo de tempo possível, 
ser disponibilizadas quando solicitadas. 
Assim, o ideal, de fato, é digitalizar conjuntos documentais devidamente organizados, com 
as séries documentais necessariamente identificadas, classificadas, ordenadas, dimensiona-
das e avaliadas no sentido da definição dos seus prazos de guarda. 
O conceito de “série documental” é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística como “a subdivisão de um quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência 
de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto”. E-
xemplos de séries são: os cartões de ponto dos empregados de uma empresa; os processos de 
julgamento de reclamação trabalhista, de uma Vara do Trabalho; os planos de vôo de uma 
companhia de aviação; etc. 
Como exemplos de prováveis conseqüências da não observância às questões gerenciais que 
necessitam ser consideradas podem ser citados: a digitalização de séries documentais volu-
mosas, porém de limitado valor informativo, e com uma demanda de consulta praticamente 
nula; a digitalização de séries documentais incompletas porque a desorganização do acervo 
torna difícil a localização dos segmentos faltantes; a digitalização indiscriminada de docu-
mentos, “mesclando” diferentes séries documentais ou fragmentos de séries em uma única 
base dados, tornando difícil o seu gerenciamento; a manutenção desnecessária e custosa de 
imagens de documentos base de dados que já tiveram esgotados os seus valores de uso, mas 
que, pela ausência de um programa de gestão não passaram por um processo de avaliação 
que definisse o seu prazo de guarda; e a digitalização equivocada de documentos que já po-
deriam ter sido descartados por não apresentarem valores relevantes de uso. 
Há uma máxima que deve ser sempre lembrada: “digitalizar uma bagunça produz uma ba-
gunça digitallizada”. 
Tecnologias de reprodução de documentos de arquivo, como digitalização, devem ser pen-
sadas, portanto, como soluções que contribuam para atender à missão institucional dos ar-
quivos, sendo mister, por conseguinte inseri-las num programa de gestão documental de 
3 
 
modo a permitir eficiência no uso e armazenagem das imagens e racionalidade necessária 
para evitar desperdícios de recursos. 
Estabelecidos, portanto, os pressupostos gerenciais para a adoção de um programa de digita-
lização, o próximo passo agora é compreender o conjunto de procedimentos ou etapas pre-
sentes na aplicação, levando-se em conta que a digitalização em larga escala exige uma or-
ganização do trabalho em linha de produção, que deve ser constituída por um número de 
estações suficiente para que as rotinas sejam simultaneamente realizadas por diferentes pes-
soas. 
É também fundamental observar que a criação de um ambiente arquivisticamente seguro 
para a realização de todo o processo exige que cada etapa seja rigorosamente documentada 
com o registro dos metadados do contexto tecnológico e do contexto de produção dos do-
cumentos. 
Por metadados tecnológicos devemos entender as informações de descrição do ambiente e 
do elementos tecnológicos utilizado em todas as fases do sistema, os quais devem mencio-
nar, por exemplo: software de captura utilizado; modelo do equipamento de captura utiliza-
do; meio de armazenagem utilizado para preservação das imagens (ex.: fita magnética, CD-
R, DVD-R); formato de arquivo de imagens utilizado (pdf, jpeg, tiff); formato de arquivo 
utilizado para preservação dos dados de indexação, quando armazenados separadamente às 
imagens correspondentes (xml, txt, csv); e código Hash de cada imagem. 
Os metadados relacionados ao contexto de produção dos documentos referem-se ao tetrágo-
no onde-que-quem-quando referente à realização
das rotinas, como por exemplo: identifica-
ção da instituição e da unidade administrativa em que o serviço foi realizado; identificação 
do conjunto documental digitalizado e seu código de classificação; identificação das pessoas 
que realizaram cada etapa; registro das datas (com precisão de segundos) em que foram rea-
lizadas cada etapa do processo. 
Um bom programa de computador que gerencie todo o processo deve registrar de forma 
segura, também, esses metadados, pois eles são elementos essenciais para avaliar a confiabi-
lidade do sistema. 
Analisemos, portanto, em que consiste cada etapa de uma aplicação de digitalização de do-
cumentos: 
Preparação 
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O objetivo da preparação é deixar os documentos fisicamente aptos para serem processados 
digitalmente. Para tanto, é essencial que eles sejam agrupados por lotes que contenham uma 
quantidade que não exceda a capacidade do alimentador automático do scanner. 
Os lotes de documentos devem, para facilitar a sua circulação na linha de trabalho, ser acon-
dicionados em pastas, cujo modelo a ser adotado tem de facilitar o máximo possível o ma-
nuseio dos papéis. Adicionalmente, as fichas de lote, com registros de controle sucintos do 
lote, ajudam a organizar o fluxo do trabalho. 
Nessa fase deve ser observado o seguinte: 
- os documentos devem ser retirados das pastas, caixas ou dos outros invólucros originais de 
acondicionamento; 
- a conferência do lote deve ser rigorosamente feita a fim de verificar se todos os itens do-
cumentais do intervalo estão presentes, sendo que a ausência de alguma peça deve ser men-
cionada na ficha de lote; 
- grampos, clipes e outros materiais estranhos ao documento devem ser retirados; 
- sujidades devem ser removidas dos documentos; 
- dobras e amassos necessitam ser desfeitos na medida do possível, e itens documentais em 
precário estado de conservação que corram o risco de ser danificados durante a digitalização 
automática, em decorrência do tracionamento do documento, devem ser mencionados na 
ficha de lote, indicando a necessidade de digitalização manual, com o uso do flatbad e não 
do alimentador; 
- a intervenção no documento deve se dar apenas para um reparo físico, não devendo ser 
feitas anotações, alterações, realces ou retoques, pois isso pode ser caracterizado como adul-
teração do conteúdo, comprometendo a sua confiabilidade. 
- documentos constituídos de muitas folhas poderão ser separados por uma folha em branco, 
caso o software de captura utilizado possua o recurso de detecção automática de início e fim 
do documento. 
 
Digitalização 
A digitalização, propriamente dita, é o próprio processo de captura, momento em que, para o 
caso de documentos em papel, o scanner converterá a imagem nele impressa em um arquivo 
digital, produzindo um representante digital que será a matriz a partir da qual poderão ser 
geradas derivadas de acesso (normalmente com resolução óptica e profundidade de bit me-
nor) e derivadas de navegação (thumbnails). 
5 
 
Em se tratando de documentos textuais em bom estado de preservação a digitalização deverá 
ser feita pelo alimentador automático, o que torna esta etapa a mais rápida do processo, con-
sumindo um tempo que, conforme a velocidade do scanner e tamanho do lote, pode variar 
de 2 a 20 minutos. 
É recomendada uma resolução de imagem de 300 dpi (pontos por polegada) para a obtenção 
de bons resultados para textos com caracteres a partir de tamanho 12. Mas, obviamente, tes-
tes devem sempre ser feitos para avaliar o resultado final, observando que resoluções acima 
de 400 dpi não trarão ganho significativo de qualidade na imagem e resultarão em arquivos 
que ocuparão sobrecarga desnecessária na unidade de armazenagem ou na rede por onde a 
imagem poderá trafegar. 
Os formatos digitais a ser adotados em caso de documentos multipaginados, ou seja, com-
postos por múltiplas folhas, deverão ser o TIFF ou o PDF. 
Uma das tecnologias de compactação de imagem incorporadas pelos formatos TIFF e PDF é 
o chamado “padrão fax”, tecnicamente conhecido como CCITT-G4, e que possibilita uma 
compressão da ordem de 400 vezes menor que a imagem não compactada, resultando em 
arquivos de imagem de 30 a 40 kb por página. Tal sistema de compressão, contudo, não 
produz imagens em tons de cinza (e muito menos coloridas), mas sim em preto e branco, 
sem tons intermediários, o que significa que só pode ser empregado para digitalização de 
documentos cujas cores ou matizes de cinza, eventualmente presentes, não sejam necessá-
rias para compreensão do seu conteúdo informacional. 
Porém, caso o documento possua gráficos coloridos ou fotografias, o padrão JPEG deverá 
ser utilizado para geração de arquivos com extensão JPG. 
Os softwares de captura para aplicações em gerenciamento de imagens normalmente traba-
lham com a possibilidade de agrupar em um único arquivo PDF diversos arquivos de ima-
gem produzidos com diferentes algoritmos de compressão, como o CCITT-4, o JPEG ou o 
TIFF, buscando otimizar a produção do documento digital. 
Para o caso da criação de um banco de imagens fotográficas – que usualmente interessa a 
museus e centros de documentação ou de memória –, é altamente recomendável a produção 
de matrizes digitais utilizando tecnologias de compressão (em TIFF ou PDF) que não impli-
quem perdas de qualidade da imagem (como é o caso do JPEG). 
 
Controle de qualidade (CQ) 
6 
 
Nesse momento as imagens serão analisadas para verificação técnica da qualidade e, se ne-
cessário, submetidas a tratamentos possíveis para correção de defeitos que comprometam a 
inteligibilidade do texto. Caso não seja possível a recuperação por processamento digital de 
uma deverá ela retornar para uma nova digitalização, com o devido apontamento na ficha de 
lote. 
O “CQ” é feito também para “limpeza” da imagem, objetivando remover marcas provenien-
tes de sujeira, dobras, grampos, clipes e furos. 
Um operador responsável pelo CQ é capaz, com a prática, de aprovar uma imagem por visu-
alização bem rápida no monitor, podendo levar poucos segundos a cada página, não sendo 
compensador, portanto, numa relação custo/ benefício, um CQ realizado por amostragem. 
 
Indexação 
Indexadores são um tipo de metadados que visam garantir a recuperação das imagens a par-
tir de palavras-chave extraídas do seu conteúdo. Por exemplo: nome dos interessados, núme-
ro e ano do documento e assunto tratado. 
Tal procedimento pode ser realizado de duas formas diferentes: por digitação manual ou 
através de softwares de reconhecimento óptico de caracteres – OCR (Optical Characters 
Recognition), os quais convertem imagens de textos em textos vetoriais (pesquisáveis, por-
tanto), com um índice de acerto variável conforme a qualidade da imagem, podendo chegar 
a cerca de 97%. 
A indexação manual exigirá sempre, para fins de padronização, o uso de um vocabulário 
controlado. 
 
Armazenagem 
O documento digital é que a sua fragilidade exige, diferentemente do papel, o que pode se 
chamar de uma atitude consciente para a sua preservação. E preservação digital é muito 
mais do que a mera conservação do suporte, o que significa, em primeiro lugar, que não 
basta garantir condições de guarda ideais para o meio físico que contém os dados (disco 
óptico, disquete, cartão de memória, fita magnética) – o que por si só já é um grande desafi-
o. É necessário também assegurar, por um lado, que os dados estejam sempre em suportes 
que sejam comportados pelas unidades de leitura disponíveis ao longo do tempo em que os 
documentos precisarem ser consultados. 
7 
 
O exemplo dos discos flexíveis de 5 ¼ polegadas permite uma compreensão clara da situa-
ção:
tais discos eram comuns nos anos 1980 e até meados de 1990, mas se tornaram obsole-
tos com o advento dos disquetes de 3 ½ polegadas, dos pendrives e dos CD’s. Contudo, não 
é raro encontrar disquetes de 5 ¼ em boas condições de guarda em instituições públicas ou 
privadas, sem que existam equipamentos de leitura para acesso aos dados neles inseridos. 
A solução, neste caso, é uma constante vigilância no sentido de que os dados sejam regu-
larmente migrados para um novo padrão universalmente aceito, sempre quando o anterior 
estiver em franco processo de descontinuidade. 
Em segundo lugar, é necessário que, durante os seus prazos de guarda, os dados estejam 
sempre em formatos de arquivo digital compatíveis com os softwares de leitura disponíveis. 
Tais formatos, levando em consideração a possibilidade de obsolescência destes, podem não 
ser aqueles em que foram originalmente criados. 
Novamente há que se promover, sempre que necessário, a conversão dos dados para forma-
tos compatíveis com os softwares disponíveis ao logo do período em que os documentos 
precisarem ser preservados. 
Por último, há a questão da necessidade da criação de mecanismos de segurança para que a 
autenticidade dos registros seja preservada, assegurando que os dados não sejam acidental 
ou intencionalmente alterados durante o seu prazo de guarda. Isso se consegue com assinatu-
ras digitais ou validações das imagens baseadas em códigos “hash”, combinado com o esta-
belecimento de trilhas de auditoria que possibilitem a recuperação de todas as operações 
realizadas na aplicação. 
Assim, podemos concluir nesse aspecto que preservação digital é um conjunto de cuidados e 
procedimentos que assegurem ao documento digital a sua acessibilidade e a sua integridade 
ao longo do seu prazo de guarda, através das seguintes estratégias: preservação física ade-
quada do suporte; atualização tecnológica do suporte quando preciso; atualização tecnológi-
ca do formato digital dos dados quando preciso; e preservação da integridade dos dados. 
Adicionalmente, é fundamental que os servidores que armazenem as imagens sejam dotados 
de discos rígidos agrupados em sistemas RAID (Redundant Array of Independent Drives), 
que utilizam 2 ou mais discos com o propósito de dar maior segurança aos dados. 
Além disso, rotinas diárias de cópias de segurança dos dados devem, obrigatoriamente, ser 
adotadas contra eventuais panes nos equipamentos, as quais podem causar perda de dados de 
valor incalculável. Em instituições de médio e grande porte as rotinas de cópias de seguran-
ça são realizadas em fitas magnéticas, sendo atribuições das unidades de informática que 
8 
 
gerenciam os servidores de dados, e é altamente recomendável em sistemas da digitalização 
que o servidor de imagens utilizado pela aplicação seja, também, integrado aos procedimen-
tos de backup dessa equipe. 
Por sua vez, à unidade de Arquivo da instituição deve caber, obrigatoriamente, a função de 
guarda, preferencialmente em ambiente climatizado, das imagens digitalizadas e dos dados 
de indexação em formatos de aceitação universal para intercâmbio de bancos de dados. Tal 
custódia dos dados deve se dar preferencialmente em meios ópticos de qualidade arquivísti-
ca, que são os mais capazes de assegurar longevidade e incorruptibilidade dos dados grava-
dos. 
Mas um ambiente institucional arquivisticamente seguro que pratique a digitalização de do-
cumentos jamais estará completo se não for acompanhado da existência de um ato normati-
vo que oficialmente reconheça a aplicação, impondo as obrigações necessárias para a sua 
manutenção e a normalização das rotinas através de manual de um procedimentos. 
 
Finalizando, resta uma última questão, relativa à capacidade jurídico-probatória de um re-
presentante digital do documento em papel. 
Ocorre que, considerando que não há em nível federal, no Brasil, um diploma legal que re-
conheça a autenticidade de imagens digitalizadas para fins probatórios em procedimentos 
administrativos e judiciais, diferentemente da microfilmagem (devidamente regulamentada 
através da Lei 5433/68 e do Decreto 1799/96) há, em geral, o entendimento de que não é 
viável juridicamente o uso de versões digitalizadas de documentos em papel para instrução 
processual. Tampouco, pela mesma razão, seria possível o descarte de documentos de guar-
da temporária, após digitalizados. 
Contudo, há que se observar que, se o obstáculo de “lei por fazer” impede o uso da digitali-
zação para tais finalidades por empresas privadas, empresas públicas e sociedades de eco-
nomia mista, ele pode ser superado em se tratando de órgãos da administração pública dire-
ta, autarquias e fundações públicas. 
De fato, uma análise atenta sobre o tema que leve em consideração elementos da principio-
logia do Direito, combinados com jurisprudência já existente e dispositivos do Código de 
Processo Civil brasileiro, conduzir-nos-á a um entendimento favorável ao uso, para todos os 
fins, do documento digitalizado pelos 3 tipos de entidades de direito público mencionadas. 
Com efeito, o art. 384 do CPC estabelece que reproduções obtidas por qualquer processo de 
repetição valem como certidão “quando o escrivão portar fé pública a sua conformidade 
9 
 
com o original”, e o art. 389, inc. I, do mesmo código, determina que “o ônus da prova 
quando se tratar de falsidade de documento cabe à parte que a argüir”. Isso significa que a 
cópia de um documento declarada como autêntica, em conformidade com o original, por um 
agente da administração dotado de fé pública, não poderá ser recusada pela autoridade poli-
cial ou julgadora para instrução de processos administrativos, inquéritos policiais e autos 
judiciais, a não ser que a parte contrária demonstre a falsidade do documento. 
Na esfera administrativa, a Portaria normativa nº 5/2002 da Secretaria de Logística e Tecno-
logia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão não deixa dúvidas 
quanto à questão: 
“O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento origi-
nal; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, 
considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos 
e fazer reconhecimento de firmas.” 
No âmbito judicial, o Acórdão de 17/03/1999, no Agravo de Instrumento nº 105.464.4/7, do 
Tribunal de Justiça de SP, que discutiu validade jurídica de certidão negativa de débito fiscal 
federal emitida pela Receita Federal, decidiu que 
“A própria Receita Federal admite, mediante Portaria, a validade da certi-
dão negativa obtida por meio eletrônico, não havendo razão jurídica rele-
vante para negar validade ao documento.” 
Isto quer dizer que, segundo o órgão julgador, as instituições públicas têm plena competên-
cia para declarar como autênticos os documentos de seus arquivos ou mesmo declarar como 
autênticas as cópias produzidas por elas mesmas de documentos pertencentes a seus arqui-
vos. 
Tal assertiva vai ao encontro de um princípio básico do Direito Administrativo, segundo o 
qual o administrador público no Brasil é dotado de poder regulamentador, exercido, na sua 
esfera de atuação, por meio de diplomas infralegais como resoluções, portarias, ordens de 
serviço e outras espécies e atos administrativos, cabendo a ele, portanto, disciplinar as ativi-
dades do órgão no âmbito de suas competências. 
Assim sendo, é perfeitamente lícito que o administrador regulamente aplicações de digitali-
zação de documentos na sua esfera de atuação, estabelecendo as regras para um ambiente 
arquivisticamente seguro. Além disso, é possível, inclusive, autorizar o descarte dos docu-
mentos originais, desde que sejam de guarda provisória, aplicando por analogia o que
dis-
põem os diplomas legais referentes à microfilmagem. 
10 
 
Mais recentemente a Instrução Normativa nº 1, de 10 de março de 2009, do Sistema de Ar-
quivos do Estado de São Paulo – SAESP dispôs, nos artigos 10 a 13 (Seção II: Da digitali-
zação de documentos) sobre a digitalização, estabelecendo os critérios gerais para a sua im-
plantação nos órgãos da administração pública estadual. Há, também, a previsão, no art. 11, 
da possibilidade de eliminação dos originais em papel, desde que haja tal previsão na Tabela 
de Temporalidade do órgão, devidamente aprovada pela instituição arquvística competente. 
A Instrução Normativa nº 1 do SAESP é um excelente exemplo do uso do poder regulamen-
tador do administrador público por meio de um dispositivo infralegal para regulamentar uma 
gestão documental que imprima uma segurança administrativa necessária para com o docu-
mento arquivístico. 
 
BIBLIOGRAFIA BÁSICA: 
 
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SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivís-
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RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio 
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WATERS, Donald J. Do microfilme à imagem digital. Rio de Janeiro: Projeto Conserva-
ção Preventiva em Bibliotecas e Arquivos; Arquivo Nacional, 2001. (Caderno Técnico nº 
49). Disponível em: < http://siarq49.siarq.unicamp.br/cpba > Acessado em fevereiro/ 2011 
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá 
outras providências. 
Decreto nº 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado) 
Decreto nº 4.073, de 03.01.02, Regulamenta a Lei 8.159/91 
 
 O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a 
seguinte lei: 
CAPÍTULO I 
Disposições Gerais 
 Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação. 
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou 
de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, 
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da 
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem 
das pessoas. 
 Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. 
 Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da 
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
Dos Arquivos Públicos 
 Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício 
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em 
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
 § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
 § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de 
sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
 Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
 § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam de consultas freqüentes. 
 § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
 § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e 
informativo que devem ser definitivamente preservados. 
 Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência. 
 Art. 10º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
CAPÍTULO III 
Dos Arquivos Privados 
 Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
 Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público 
e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e 
desenvolvimento científico nacional. 
 Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser 
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
 Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. 
 Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e 
social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 
 Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser 
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
 Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência 
do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 
CAPÍTULO IV 
 Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas 
 Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições 
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
 § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder 
Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do 
Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da 
Aeronáutica. 
 § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário. 
 § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e 
o arquivo do Poder Judiciário. 
 § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
 § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-
jurídica. 
 Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob 
sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
 Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. 
 Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem 
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
 Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, 
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda. 
 Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, 
observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. 
CAPÍTULO V 
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos 
 Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. 
 Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles produzidos. 
 § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem 
como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da 
imagem das pessoas são originariamente sigilosos. 
 § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será 
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo 
ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
 § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por 
um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. 
 Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de 
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de 
situação pessoal da parte. 
 Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por 
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. 
Disposições Finais 
 Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em 
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de 
interesse público e social. 
 Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo 
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de 
Arquivos (Sinar). 
 § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e 
integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 
 § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em 
regulamento. 
 Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. 
 Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. 
FERNANDO COLLOR 
Jarbas Passarinho 
[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991] 
	12_os 10 mandamentos_da_preservacao_digital_revisado_Humberto.pdf
	Introdução
	Preservação digital
	Os dez mandamentos da preservação digital
	1 – Manterás uma política de preservação
	2 – Não dependerás de hardware específico
	3 – Não dependerás de software específico
	4 – Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital
	5 – Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente
	6 – Replicarás os documentos em locais fisicamente separados
	7 – Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento
	8 – Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança
	9 – Não preservarás lixo digital
	10 – Garantirás a autenticidade dos documentos digitais
	Conclusões
	Reflexão
	Agradecimentos
	Bibliografia